EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Musterschreiben zur Auskunftserteilung

Erteilung der Auskunft nach Art 15 DSGVO[1]

Sehr geehrte/r [AuskunftswerberIn], 

1. Ihren Antrag auf Auskunft nach Art 15 DSGVO haben wir am [Datum] erhalten. Sie haben darin Ihre Identität ausreichend nachgewiesen.
2. {Bei einer Beantwortung innerhalb der gesetzlichen Frist} Innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat kommen wir hiermit Ihrem Antrag nach.

   {bei Fristverlängerung nach Art 12 Abs 3 DSGVO}[1] Wie mit Schreiben vom [Datum] mitgeteilt, haben wir aufgrund [entweder Komplexität des Antrages oder Anzahl Ihrer Anträge, nähere Begründung notwendig] die Möglichkeit zur Fristverlängerung auf drei Monate in Anspruch genommen.

3. {falls keine Daten verarbeitet werden} Es werden keine Daten zu Ihrer Person verarbeitet, welche über Ihren Auskunftsantrag, die damit zusammenhängende Korrespondenz und die entsprechende interne Dokumentation hinausgehen.[1] {Dann weiter mit Textbaustein Nr 9}.

   {Wenn Daten verarbeitet werden}[2] Wir verarbeiten folgende Daten zu Ihrer Person:[3] 
   [es folgt eine Liste mit den konkret verarbeiten Daten]. 
   Kopien/Ausdrucke der relevanten Datenverarbeitungen finden Sie im Anhang.[4]

   ---

   [1] Anmerkung: Sogenannte Negativauskunft. Die Korrespondenz mit dem Betroffenen enthält personenbezogene Daten. Deren Aufbewahrung ist aus Beweissicherungsgründen zulässig, jedenfalls solange der Betroffene eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde erheben kann.

   [2] ACHTUNG: Keine Fristverlängerung z.B. bei fehlendem Identitätsnachweis oder exzessivem Auskunftsbegehren. Wenn das Begehren aus diesen Gründen abgelehnt wird, muss innerhalb eines Monats reagiert werden (z.B. Aufforderung zum Nachweis der Identität)! 

   [3] Anmerkung: Wenn die Daten in mehreren Datenbanken / Datenverarbeitungen gespeichert werden, kann es praktikabel sein, die Angaben Nr 3 bis 8 pro Datenbank / Datenverarbeitung zu behandeln.

   [4] Anmerkung: Sind die Ausdrucke nicht selbsterklärend (insb. bei Datenbanken), ist eine Legende beizulegen. Achtung, wenn darin auch Daten anderer Personen enthalten sind, siehe dazu Auskunftspflicht des Verantwortlichen.

   
   
4. Diese werden zu folgenden Zwecken verarbeitet: [Zwecke einschließlich Rechtsgrundlagen aufzählen]
5. {falls Daten weitergegeben werden} Die Daten werden an folgende Empfänger übermittelt: [Empfänger einschließlich ihrem Sitzland aufzählen[6]].
   {falls Daten in ein Drittland übermittelt werden} Die Übermittlung der Daten an jene Empfänger, die sich in einem Drittland befinden, basiert auf folgenden Garantien: [Garantien ergänzen[7]]
6. Wir speichern Ihre Daten [Dauer oder zumindest Kriterien für Speicherdauer angeben].
7. {falls Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden}: Wir haben Ihre Daten erhalten von [verfügbare Angaben zur Herkunft Ihrer Daten zB Adressverlag XY].
8. {falls anwendbar} Wir setzten Verfahren zur automatisierter Entscheidungs­findung / Profiling[8] ein, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung haben oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt: [bitte aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen ergänzen].
9. Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich an uns. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist die Datenschutzbehörde zuständig.[9]  

Freundliche Grüße

[NN]

[1] Anmerkung: Details siehe Auskunftspflicht des Verantwortlichen.

[2] Anmerkung: Negativauskunft.

[3] Anmerkung: Wenn Sie der Meinung sind, mit der Auskunft gefährden Sie Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse Ihres Unternehmens oder eines Dritten, können Sie die Auskunft in diesem Umfang verweigern. Es handelt sich hierbei um eine Einzelfallprüfung. Siehe Merkblatt Auskunftspflicht des Verantwortlichen.

[4] Anmerkung: Wenn die Daten in mehreren Datenbanken / Datenverarbeitungen gespeichert werden, kann es praktikabel sein, die Angaben Nr 3 bis 8 pro Datenbank / Datenverarbeitung zu behandeln.

[5] Anmerkung: Sind die Ausdrucke nicht selbsterklärend (insb. bei Datenbanken), ist eine Legende beizulegen. Achtung, wenn darin auch Daten anderer Personen enthalten sind, siehe Merkblatt Auskunftspflicht des Verantwortlichen.

[6] Anmerkung: Einschließlich Auftragsverarbeiter.

[7] Anmerkung: Details siehe Merkblatt Internationaler Datenverkehr.

[8] Nichtzutreffendes bitte streichen.

[9] Anmerkung: Details siehe Merkblatt Rechtsdurchsetzung und Strafen.

Stand: 18.06.2024