Miniatureinkaufswagen auf Holzuntergrund platziert, im Hintergrund verschwommen Paragrafzeichen und Buch mit Richterhammer
© Daniel Jędzura | stock.adobe.com
Sparte Handel

Compliance Tool für den österreichischen Handel

3 Pakete, die bei der Umsetzung von nationalen und europäischen Vorschriften unterstützen

Lesedauer: 5 Minuten

03.12.2024

Die Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen sowie ethischer Standards und internen Richtlinien gehört seit jeher zu den Pflichten eines Unternehmens. Die zunehmende Regelungsdichte sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene wird für österreichische Handelsunternehmen immer mehr zur Herausforderung.

Über das Compliance Tool

Die Bundessparte Handel der Wirtschaftskammer Österreich hat daher in Zusammenarbeit mit LeitnerLeitner GmbH Wirtschaftsprüfer und Steuerberater ein "Compliance Tool" entwickelt.

Den österreichischen Handelsunternehmen wird damit ein Werkzeug in die Hand gegeben, mit dem sie Schritt für Schritt Compliance umsetzen können. Dies kann von einer Selbstverpflichtung (speziell für Kleinunternehmen mit wenig Risiko) bis hin zu einem umfangreichen Compliance Management System (für risikoträchtigere Unternehmen) reichen.

Dieses Tool soll aber nicht nur die Ersterrichtung eines Compliance Systems, sondern auch die laufende Anpassung des unternehmerischen Handelns an künftige Rechtsvorschriften ermöglichen. 

Was ist "Compliance"? Was ist das "Compliance Tool"?

Das Einführungs-Video geht auf das Grundverständnis von "Compliance" ein und zeigt, was das "Compliance Tool" für Handelsunternehmen bedeutet.

Warum ein "Compliance Tool"? Wie funktioniert das "Compliance Tool"?

Handelsunternehmen müssen unterschiedliche gesetzliche Anforderungen erfüllen. Mit den Einführungsdokumenten können Handelsunternehmen den Status Quo Ihres Unternehmens zum Thema Compliance erheben.

Die drei Pakete "Basis", "Klassik" und "Premium" unterstützen Unternehmen, die speziellen Anforderungen zu erfüllen.

Einführungsdokumente

Ziel der Einführungsdokumente ist es, eine gezielte Unterstützung bei der Umsetzung von Compliance Anforderungen zu bieten.

  1. Deckblatt Compliance Tool
  2. Vorwort der Bundessparte Handel
  3. Erläuterung und Zielsetzung des Compliance Tool
  4. Hier finden Sie eine grobe Übersicht über die Umsetzungsschritte des Compliance Tools.
  5. Was bedeutet Compliance? Was umfasst Compliance? Welche Maßnahmen umfasst Compliance? Näheres wird hier beschrieben
  6. Mit diesem Dokument beurteilen Sie, wie gut Ihr Unternehmen in Sachen Compliance aktuell aufgestellt ist
  7. Hier legen Sie fest, welches Compliance-Paket für Ihr Unternehmen umgesetzt werden soll.
  8. Die einzelnen Pakete umfassen verschiedene Musterdokumente. Wie diese zu bearbeiten/zu befüllen sind, wird hier erklärt.

Basis-Paket

Das Basis-Paket des Compliance Tools bietet Handelsunternehmen eine solide Grundlage für Compliance-Prozesse und ermöglicht eine grundlegende Beschäftigung mit dem Thema und ermöglicht erste Schritte strukturiert anzugehen.

Das Paket umfasst sieben Dokumente, die auf die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern abgestimmt sind. Behandelt werden die wichtigsten Grundthemen des Compliance-Managements.

  1. Mitarbeiter:innen sollen mit dieser Schulungsunterlage für das Thema Compliance sensibilisiert werden.
  2. Auf welchen Werten basiert die Zusammenarbeit im Unternehmen?
  3. Was erwarten wir uns in der Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartner:innen?
  4. Hier werden die Mitarbeiterschulung, der interne sowie externe Verhaltenskodex unter Nennung von Ansprechpersonen zusammengefasst.
  5. Hier werden die Compliancerisiken für Ihr Unternehmen identifiziert, bewertet und Maßnahmen zur Vermeidung entwickelt. 
  6. Sollten Ihre deutschen Geschäftspartner von Ihnen einen Grundsatzerklärung nach dem deutschen LkSG verlangen, können Sie diese Vorlage verwenden
  7. Dieser Leitfaden bietet einen vereinfachten Überblick über die Schlüsselaspekte des Lieferantenmanagements.

Klassik-Paket

Das Klassik-Paket richtet sich an Handelsunternehmen mit anspruchsvolleren Compliance Bedürfnissen. Das Paket umfasst erweiterte Funktionen, um die Compliance-Anforderungen noch effizienter gestalten zu können. 

Das Paket ist für Unternehmen konzipiert, die sich intensiver mit dem Thema Compliance beschäftigen und ein gelebtes System etablieren möchten − jedoch keine verpflichtenden Reporting-Anforderungen haben. Die Unterlagen bieten eine solide Grundlage für eine umfassende und nachweisliche Compliance Organisation.

  1. Mitarbeiter:innen sollen mit dieser Schulungsunterlage für das Thema Compliance sensibilisiert werden.
  2. Auf welchen Werten basiert die Zusammenarbeit im Unternehmen?
  3. Was erwarten wir uns in der Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartner:innen?
  4. Dieses Dokument beinhaltet eine Grundsatzerklärung zur Einhaltung von rechtlichen Vorgaben sowie ethischen und moralischen Werten durch die Unternehmensführung.
  5. Umfassende Darstellung aller im Unternehmen verwendeten Compliance-Werkzeuge.
  6. Bedeutung von Compliance, Aufbau des Compliance Management Systems, welche Regeln und Anweisungen sind zu beachten. All dies wird im Compliance Factsheet beschrieben.
  7. Darstellung, wie wir den Sorgfaltspflichten innerhalb der Lieferkette nachkommen.
  8. Erklärung, wie Mitarbeiter:innen persönlich als auch anonym Hinweise auf Verstöße intern melden können
  9. Sollten Sie unternehmensintern bereits über ein Compliance-Schulungskonzept verfügen, so dient diese Vorlage als Erläuterung der von Ihnen gesetzten Schulungsmaßnahmen.
  10. Wie wird im Unternehmen auf den unterschiedlichen Ebenen die Einhaltung von Compliance gewährleistet?
  11. Kontrollliste für die jährliche Überprüfung potentieller Risiken und Festlegung von Gegenmaßnahmen.
  12. Welche Maßnahmen werden unternehmensintern gesetzt, um Korruption zu vermeiden.
  13. Bestehen Unklarheiten ob ein Geschenk angenommen werden darf oder nicht, soll dieser Entscheidungsbaum Hilfestellung geben.
  14. Welche Maßnahmen werden im Unternehmen gesetzt, um Verstöße gegen Wettbewerbsrecht zu vermeiden.
  15. Was sind meine Rechte und wie sollen sich Unternehmensleitung und Mitarbeiter im Falle einer Hausdurchsuchung verhalten.
  16. Wodurch wird im Unternehmen ein diskriminierungsfreies Umfeld geschaffen?
  17. Diese Vorlage dient der Erstellung eines Schulungskonzeptes für Mitarbeiter zum Thema Business Compliance
  18. Sollten Ihre deutschen Geschäftspartner von Ihnen einen Grundsatzerklärung nach dem deutschen LkSG verlangen, können Sie diese Vorlage verwenden.
  19. Dieser Leitfaden bietet einen vereinfachten Überblick über die Schlüsselaspekte des Lieferantenmanagements.
  20. Dieses Formular dient der Bewertung und Überprüfung von bestehenden und künftigen Lieferanten als Geschäftspartner. 
  21. Diese Richtlinie definiert die grundlegenden Anforderungen an Lieferant:innen, um die ethischen Standards innerhalb der Lieferkette gewährleisten zu können. 

Premium-Paket

Das Premium-Paket hat zum Ziel, die höchsten Ansprüche an Compliance effizient abzudecken.

Das Compliance Tool Premium baut auf den Inhalten des Klassik-Pakets auf und ist speziell für große Unternehmen konzipiert, die nicht nur ein umfassendes Compliance-System etablieren wollen, sondern auch ein verpflichtendes Reporting durchführen müssen. Das Paket stellt sicher, dass ihr Compliance-System nicht nur effektiv, sondern auch vollständig dokumentiert ist. 

  1. Mitarbeiter:innen sollen mit dieser Schulungsunterlage für das Thema Compliance sensibilisiert werden.
  2. Auf welchen Werten basiert die Zusammenarbeit im Unternehmen?
  3. Was erwarten wir uns in der Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartner:innen?
  4. Dieses Dokument beinhaltet eine Grundsatzerklärung zur Einhaltung von rechtlichen Vorgaben sowie ethischen und moralischen Werten durch die Unternehmensführung.
  5. Umfassende Darstellung aller im Unternehmen verwendeten Compliance-Werkzeuge.
  6. Bedeutung von Compliance, Aufbau des Compliance Management Systems, welche Regeln und Anweisungen sind zu beachten. All dies wird im Compliance Factsheet beschrieben.
  7. Darstellung, wie wir den Sorgfaltspflichten innerhalb der Lieferkette nachkommen.
  8. Erklärung, wie Mitarbeiter:innen persönlich als auch anonym Hinweise auf Verstöße intern melden können.
  9. Sollten Sie unternehmensintern bereits über ein Compliance-Schulungskonzept verfügen, so dient diese Vorlage als Erläuterung der von Ihnen gesetzten Schulungsmaßnahmen.
  10. Wie wird im Unternehmen auf den unterschiedlichen Ebenen die Einhaltung von Compliance gewährleistet?
  11. Kontrollliste für die jährliche Überprüfung potentieller Risiken und Festlegung von Gegenmaßnahmen.
  12. Welche Maßnahmen werden unternehmensintern gesetzt, um Korruption zu vermeiden.
  13. Bestehen Unklarheiten ob ein Geschenk angenommen werden darf oder nicht, soll dieser Entscheidungsbaum Hilfestellung geben.
  14. Welche Maßnahmen werden im Unternehmen gesetzt, um Verstöße gegen Wettbewerbsrecht zu vermeiden.
  15. Was sind meine Rechte und wie sollen sich Unternehmensleitung und Mitarbeiter im Falle einer Hausdurchsuchung verhalten.
  16. Wodurch wird im Unternehmen ein diskriminierungsfreies Umfeld geschaffen?
  17. Diese Vorlage dient der Erstellung eines Schulungskonzeptes für Mitarbeiter zum Thema Business Compliance.
  18. Sollten Ihre deutschen Geschäftspartner von Ihnen einen Grundsatzerklärung nach dem deutschen LkSG verlangen, können Sie diese Vorlage verwenden.
  19. Dieser Leitfaden bietet einen vereinfachten Überblick über die Schlüsselaspekte des Lieferantenmanagements.
  20. Dieses Formular dient der Bewertung und Überprüfung von bestehenden und künftigen Lieferanten als Geschäftspartner.
  21. Diese Richtlinie definiert die grundlegenden Anforderungen an Lieferant:innen, um die ethischen Standards innerhalb der Lieferkette gewährleisten zu können.
  22. Wie kommunizieren wir unternehmesintern und -extern alle Compliance-Themen.
  23. Vorlage, wie ein Compliance Jahresbericht aufgebaut werden kann.
  24. Wie wird unternehmensintern mit Hinweisen gemäß dem Hinweisgeberinnenschutzgesetz umgegangen.
  25. Vorlage für die Erstellung einer Übersichtsliste Meldungen Hinweisgebersystem
  26. Vorlage für die Protokollierung der Bearbeitung eingegangener Hinweise
  27. Nach welchen Maßstäben orientiert sich der digitale Außenauftritt und die Nutzung von Social Media.
  28. Diese Vorlage soll bei der Beurteilung der Risiken (zB Geschäftspartner, Waren, etc.) innerhalb der Lieferkette unterstützen.
  29. Diese Vorlage soll eine Bewertung von Lieferant:innen im Hinblick auf die Zusammenarbeit ermöglichen. Durch eine Selbsteinschätzung können Lieferant:innen wesentlich zu dem Bewertungsverfahren beitragen.
  30. Grobkonzept für eine Schulungsunterlage hinsichtlich Compliance in der Lieferkette.