Steuerliche Folgen von Mitarbeiterrabatten

Wenn die eigenen Mitarbeiter Produkte aus dem Sortiment des Arbeitgebers zu einem „Spezialpreis“ kaufen können – wie ist das steuerlich zu sehen? Ein Thema, das Unternehmen zahlreicher Branchen betrifft. Wir haben mit Klemens Waltl, einem Experten aus dem WKO-Rechtsservice, über die Rechtsfolgen in Sachen Steuerfreiheit, Freigrenzen, Sachbezüge und Sozialversicherungsbeiträge gesprochen.

Grundsätzlich gilt, so Waltl, die Faustregel: „Mitarbeiterrabatte, die nicht höher als 20 Prozent sind, bleiben generell steuerfrei und führen zu keinem Sachbezug.“ Diese 20 Prozent sind allerdings als Freigrenze gestaltet, was bedeutet: „Wird ein höherer Rabatt gewährt, liegt ein geldwerter Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor. Davon sind im gesamten Steuerjahr nur 1.000 Euro steuerfrei“, erklärt der Experte den Freibetrag. Das gilt für Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber in seinem Unternehmen gewöhnlich zum Verkauf  anbietet – also nicht Produkte, die er extra ankauft, um sie seinen Mitarbeitern günstig weiterzuverkaufen. „Auch Rabatte, die von einem mit dem Arbeitgeber verbundenen Konzern gewährt werden, fallen unter diese Begünstigung“, ergänzt der WKO-Experte.

Welche Voraussetzungen zu erfüllen sind

Damit die Steuerfreiheit aber schlagend wird, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein: „Einerseits muss der Arbeitgeber den Mitarbeiterrabatt allen Arbeitnehmern oder zumindest bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern gewähren, und zum anderen muss sich der Arbeitnehmer verpflichten, die kostenlosen oder vergünstigten Waren nicht weiterzuverkaufen“, erläutert Waltl. Entsprechend dürfen die Rabatte auch nur in einer solchen Menge gewährt werden, dass ein Weiterverkauf tatsächlich ausgeschlossen werden kann. Außerdem gilt die Steuerbefreiung nur für Rabatte an den Mitarbeiter selbst. „Wenn aufgrund des Dienstverhältnisses Vergünstigungen auch für Angehörige des Mitarbeiters angeboten werden, gilt diese Befreiung nicht“, setzt der Experte nach. Zudem trifft den Arbeitgeber eine Dokumentationspflicht: Er muss genaue Aufzeichnungen über die Rabatte führen, die Dienstnehmern gewährt wurden. „Überschreiten sie im Einzelfall die Grenze von 20 Prozent, sind sie am Lohnkonto auszuweisen“, sagt Waltl.

Doch welcher Wert wird hier überhaupt als Vergleichsbasis herangezogen? Maßgeblich ist der Endpreis, zu dem der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung fremden Konsumenten anbietet. „Übliche Kundenrabatte, die genau zum Verkaufszeitpunkt an den Mitarbeiter auch fremden Abnehmern gewährt werden, darf man berücksichtigen“, ergänzt Waltl: „Allerdings bleiben Sonderkonditionen für bevorzugte Kunden oder aufgrund gezielter Preisverhandlungen außer Betracht“, setzt er nach.

Sind die Kunden des Arbeitgebers keine Endverbraucher – etwa im Großhandel –, ist der um übliche Preisnachlässe verminderte Endpreis des Abgabeortes anzusetzen. 

Auswirkungen kann der Mitarbeiterrabatt grundsätzlich auch auf Sozialversicherung und Lohnnebenkosten haben: Sind die Mitarbeiterrabatte aber steuerfrei, so sind sie auch von Sozialversicherung, (Zuschlag zum) Dienstgeberbeitrag sowie von der Kommunalsteuer befreit.