Die elektronische Archivierung von Rechnungen

Die elektronische Archivierung von Rechnungen bringt viele Vorteile, wie massive Reduktion der Suchkosten, Platz- und Kosteneinsparungen mit sich. Werden allerdings elektronisch abgespeicherte Rechnungen falsch archiviert, kann der Vorsteuerabzug aberkannt werden.

• Das Steuerrecht sieht eine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren für alle Aufzeichnungen und Unterlagen vor. 
• E-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit im Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sind.
• Eingehende Papierrechnungen können elektronisch aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist (revisionssichere Archivierung).
• Ausgangsrechnungen, die mithilfe eines EDV-Systems ausgestellt werden, müssen nicht nochmals ausgedruckt werden.
• Verträge sollten jedoch im Original aufbewahrt werden.

Als PDF speichern genügt nicht

Das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen im PDF-Format auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist für die revisionssichere Archivierung jedoch zu wenig, da jede einzelne Datei verändert, gelöscht oder deren Reihenfolge geändert werden kann.

Für die Revisionssicherheit kommen nur einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray) oder eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware in Frage. Darüber hinaus gibt es auch Dienstleister, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten.

Art der Archivierung: einmalig beschreibare Datenträger

• Vorteile: günstig in der Anschaffung

• Nachteile: manuelles Handling notwendig, nicht netzwerkfähig, dauerhafte Lesbarkeit fraglich

Art der Archivierung: Archivsoftware bzw. Cloud-Archivierung

• Vorteile: komfortable und schnelle Suche bzw. Zugriff, netzwerkfähig, einfaches Back-up, widerstandsfähiger gegenüber Datenverlust

• Nachteile: höhere Einstiegskosten bzw. Kosten bei einem Systemwechsel, laufende Kosten durch Servicevertrag

Generell sollte ein Steuerberater oder darauf spezialisierter Ziviltechniker zur Beurteilung beigezogen werden, ob es sich auch wirklich um eine revisionssichere Lösung handelt.

Richtige Beschlagwortung und Kontrolle

Neben den technischen Rahmenbedingen muss ein einheitliches Vorgehen für alle Rechnungen festgelegt und die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Wesentlich dabei ist auch die richtige Beschlagwortung der Dokumente. Darüber hinaus sollte ein internes Kontrollsystem im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung vorhanden sein, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff haben und das Abrufen der Daten jederzeit möglich ist. 

Stand: 05.12.2022