Der richtige Umgang mit Rechnungen

Das Umsatzsteuergesetz regelt, wann Unternehmer berechtigt oder auch verpflichtet sind, Rechnungen auszustellen. Auch die erforderlichen Rechnungsbestandteile sind geregelt. Dies ist wichtig, da ein allfällig möglicher Vorsteuerabzug von der Einhaltung dieser Vorschriften abhängt. Als Rechnung gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Es ist nicht erforderlich, dass diese Urkunde die Bezeichnung „Rechnung” trägt. Rechnungen können auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Um als Rechnung anerkannt werden zu können, muss ein Dokument die Mehrwertsteuer ausweisen und jene Angaben enthalten, die erforderlich sind, um feststellen zu können, ob die materiellen Voraussetzungen für das Recht auf Vorsteuerabzug erfüllt sind.

Zu beachten ist auch, dass der leistende Unternehmer in Bezug auf einen Umsatz nur eine Rechnung (mit gesondertem Steuerausweis) ausstellen darf. Stellt er eine zweite Rechnung für denselben Umsatz aus, so kann sich daraus eine Steuerschuld aufgrund des unberechtigten Steuerausweises ergeben. Davon zu unterscheiden ist die Anfertigung von Duplikaten oder Abschriften von Rechnungen. Soll es zu keiner Steuerschuld aufgrund des unberechtigten (nochmaligen) Steuerausweises kommen, muss die Rechnung eindeutig als „Duplikat” oder ähnliches gekennzeichnet sein.