Einwilligungserklärung für Newsletter
Nach dem Telekommunikationsgesetz (TKG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
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Die Frage, unter welchen Voraussetzungen E-Mail-Werbung (inkl. Newsletter) erlaubt ist, ist im Telekommunikationsgesetz geregelt (§ 174 TKG 2021). Danach ist – bis auf wenige Ausnahmen – E-Mail-Werbung nur nach vorheriger Einwilligung erlaubt („opt in“).
Die Frage, unter welchen Voraussetzungen die dafür notwendigen Daten verarbeitet werden dürfen, ist in der Datenschutz-Grundverordnung geregelt (DSGVO).
Neben den allgemeinen Anforderungen an die Gültigkeit von Einwilligungserklärungen, nämlich die Freiwilligkeit, Bestimmtheit (d.h. der Einwilligende weiß, welchen Datenverarbeitungen er zustimmt) und Informiertheit (d.h. der Einwilligende weiß, welche personenbezogenen Daten von ihm verarbeitet werden, für welche Zwecke sie verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert werden, an wen allenfalls eine Übermittlung seiner personenbezogenen Daten erfolgen soll und zu welchen Zwecken etc.) immer auf die Möglichkeit ihres Widerrufs hingewiesen werden.
Die Einwilligung muss aktiv erteilt werden; das heißt, es dürfen keine vorangekreuzten Checkboxen verwendet werden. Die Einwilligung für den Erhalt eines Newsletters darf nicht als Bedingung für die Erbringung einer anderen, vom Newsletter unabhängigen Dienstleistung formuliert werden („Koppelungsverbot“). Außerdem sind zusätzliche Informationspflichten (Datenschutzerklärung) einzuhalten.
Bereits die Einholung der Einwilligung per E-Mail ist i.d.R. ein (verbotenes) Werbe-Mail. Die Einwilligung sollte daher nicht per E-Mail eingeholt werden.
Hinweis:
Es ist nicht immer eine Einwilligung erforderlich. Nähere Informationen:
Formulierungsvorschlag für eine Einwilligung zum Erhalt der Newsletter
Anmeldung für Newsletter und Datenschutzinformationen
O Hiermit willige ich …. [Name einfügen] ein, den Newsletter des Unternehmens [XY] an folgende E-Mail-Adresse zugestellt zu erhalten: ……. [E-Mail-Adresse einfügen].
Ich kann meine Einwilligung jederzeit widerrufen; am einfachsten, indem ich den Widerruf an folgende E-Mail-Adresse schicke: [E-Mail-Adresse einfügen, an die der Widerruf gesendet werden kann].
Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Datenschutzrechtlich verantwortlich: [Unternehmen XY]. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns unter: [E-Mail-Adresse einfügen]. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zum Zweck des Newsletter-Versandes ist Ihre Einwilligung. Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zweck des Newsletter-Versandes bis auf Widerruf Ihrer Einwilligung. Zur Abwicklung des Newsletter-Versandes arbeiten wir mit einem Betreiber eines Newsletter-Managementsystems mit Sitz in der EU zusammen. Ihnen stehen bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten Daten grundsätzlich das Recht auf Auskunft, Richtigstellung, Einschränkung und Widerspruch, einer Datenverarbeitung sowie Löschung und Übertragbarkeit Ihrer Daten zu. Wenn Sie glauben, dass wir gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstoßen, können Sie sich bei uns [E-Mail-Adresse einfügen] oder bei einer Datenschutzbehörde beschweren.
Datum, Unterschrift
Die Einwilligung muss zu Beweiszwecken dokumentiert werden. Wenn die Anmeldung in Papierform erfolgt, sollte zu Beweiszwecken eine Unterschrift eingeholt werden. Aus diesem Grund wurde die Unterschrift in dem obigen Formulierungsvorschlag vorgesehen.
Die obige Formulierung ist nur beispielhaft und muss auf die konkreten Gegebenheiten angepasst werden. Wenn z.B. ein Datenschutzbeauftragter bestellt wurde, ist auch dieser in der Datenschutzerklärung zu nennen. Für die Zusammenarbeit mit dem Anbieter des Newsletter-Management-Tools wird in der Regel ein Auftragsverarbeiter-Vertrag geschlossen werden müssen.
Tipp:
Wenn die Einwilligung über ein Webformular eingeholt wird, könnten die Informationspflichten auch gekürzt und stattdessen auf die Datenschutzerklärung verlinkt werden, in der die Informationen dann enthalten sind. Im Beispiel wurden alle erforderlichen Informationen direkt in die Einwilligungserklärung eingefügt.
Im obigen Muster kann im Internet anstelle von E-Mail-Adressen auch mit Links zu Webformularen gearbeitet werden. Eine Kontaktadresse muss aber jedenfalls angegeben werden.
Double-opt-in
Zu Beweiszwecken sollte die Einwilligung jedenfalls nachweisbar gestaltet werden (z.B. Eintragung in eine Newsletterversand-Liste durch den Betroffenen selbst). Sollte dies nicht möglich sein, könnte das sogenannte „Double-opt-in“-Verfahren verwendet werden. Dabei wird ein erstes Kontakt-Mail mit der Benachrichtigung über die Einwilligung versendet. In diesem Mail wird der Adressat aufgefordert, die Einwilligung nochmals zu bestätigen.
Formulierungsvorschlag für das Bestätigungsmail
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Stand: 01.01.2025