Der „Notfallkoffer“ für Unternehmer:innen

Was ist, wenn mit mir was ist?

Haben Sie für den Fall vorgesorgt, dass Sie als Inhaber oder Geschäftsführer Ihres Unternehmens unerwartet für mehrere Wochen oder auf Dauer durch Unfall, Krankheit oder Tod ausfallen? Der vorübergehende oder endgültige Ausfall des Unternehmers/der Unternehmerin kann im Unternehmen kurzfristig eine die Existenz bedrohende Krise auslösen. Familie und Mitarbeiter sind ratlos, wie es weitergehen soll. Wer trifft welche Entscheidungen, wer ist befugt Verhandlungen zu führen, Verträge abzuschließen oder Zahlungen zu veranlassen? Wer kann den Mitarbeitern Aufträge erteilen oder die Bankgeschäfte abwickeln?

Wem können Sie vertrauen?

Die wichtigste Frage, die Sie beim Packen des Notfallkoffers klären müssen, ist, dass Sie mindestens einer Person vertrauen müssen, wenn Sie den Bestand Ihres Unternehmens absichern wollen. Denn ohne Klärung, wer im Ernstfall die Geschäfte führen kann, hilft der bestens zusammengestellte Notfallkoffer nicht.

Dazu kommt, dass es neben dem alleinigen Inhaber oder Geschäftsführer bei kleinen und mittleren Unternehmen in vielen Fällen keine zweite Führungsebene mit dafür qualifizierten Mitarbeitern gibt. Somit sind Ehe- und Lebenspartner, volljährige Kinder oder Geschwister als Vertreter in einer solchen Situation wichtige Vertrauenspersonen.

Die Person Ihres Vertrauens muss auch bereit sein, die Verantwortung zu übernehmen gegebenenfalls darüber zu entscheiden, ob der Betrieb verkauft oder geschlossen werden muss.

Was gehört in den Notfallkoffer?

In den Notfallkoffer gehören alle Unterlagen, die es der Person/den Personen Ihres Vertrauens ermöglichen, Ihr Unternehmen praktisch unbeschränkt weiterführen zu können.

Die folgende Checkliste soll Ihnen eine Hilfe bieten, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, da es in jedem Betrieb Besonderheiten gibt, die zusätzlich zu berücksichtigen sind.

Checkliste - Notfallkoffer

Testament und Vollmachten

• Vorsorgevollmacht (Privat/Unternehmen)
• Patientenverfügung (Privat)
• Bankvollmacht (Privat/Unternehmen)
• Handlungsvollmacht (Unternehmen)
• Generalvollmacht (Unternehmen)
• Prokura (Unternehmen)
• Postvollmacht

Zugangscodes, Schlüssel etc.

• Schlüsselverzeichnis/Aufbewahrungsort
• Code/Passwortverzeichnis/Aufbewahrungsort
• Produktionsverfahren, Rezepturen, Patente etc.
• bzw. Passwörter für die EDV/Laptop/Handy
• Passwörter (PINs, TANs) für Online-Banking
• Code/Schlüssel für Tresore, Alarmanlagen etc.
• Schlüssel/Losungswörter für Bankschließfächer

Verträge

• Gesellschaftsverträge
• Grundbuchs-/ Firmenbuchauszüge Betriebsanlagenbewilligung
• Mietverträge
• Kreditverträge
•  Versicherungsverträge: Sach-/Lebens-/ Unfall-/ Betriebsunterbrechungsversicherung Patente
• Ehevertrag

Kerninformationen zum Unternehmen 

• Auflistung der wichtigsten Kunden/Lieferanten (mit Hauptansprechpartnern)
• Status der aktuellen Projekte 
• Vertretungsplan – Übernahme wichtiger Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für wichtige Abläufe im Unternehmen
• Liste der Bankverbindungen/Konten
• Bilanzen der letzten drei bis fünf Jahre
• Liste der Berater – Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt, Notar, Unternehmensberater – mit Adresse, Telefon

Wo soll der Notfallkoffer hinterlegt werden?

Um ganz sicher zu gehen, sollten zwei Notfallkoffer erstellt werden, die beide an sicheren Orten hinterlegt werden sollten, wie zum Beispiel:

• Im Unternehmen
• Im Privatbereich des Inhabers
• Beim Steuerberater
• Beim Rechtsanwalt
• Beim Notar

Schlüssel, PINs, Passwörter oder Originalunterlagen sollten möglichst nicht in der Notfallakte selbst, sondern beispielsweise in einem Banksafe aufbewahrt werden.

In dem Notfallkoffer muss dann auch fest-gehalten werden, wo sich welche Unterlagen befinden und wer dazu Zugang hat.

Bei der Zusammenstellung der Anweisungen, Informationen und Unterlagen für den Notfallkoffer sollten Sie sich unbedingt mit Ihrem Steuerberater, Notar und Rechtsanwalt beraten, um keine Fehler zu machen.

Für zusätzliche Informationen steht Ihnen das Gründerservice der Wirtschaftskammer Salzburg zur Verfügung.

Hinweis: Dieses Merkblatt der Initiative Unternehmensnachfolge kann nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.