Geldwäsche – Bestimmungen für den Fahrzeughandel

Die Geldwäsche Regelungen betreffen Fahrzeughändler mit Barzahlungen von mindestens 10.000,00 Euro (sowohl im Verkauf als auch im Ankauf von Fahrzeugen) und verpflichten diese ua. ihre Geschäftstätigkeit auf Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung hin zu bewerten. Seit Oktober 2020 prüfen die Behörden verstärkt und strafen bei Verstößen. 

Beachten Sie, dass unter den Begriff "Bargeld" beispielsweise auch Prepaidcards oder „elektronische Geldbörsen“ in Form von Zahlungskarten fallen. Kreditkarten- oder Bankomatkartenzahlungen fallen nicht unter den Begriff der Bargeldzahlung. Selbst wenn Sie zum Ergebnis kommen sollten, dass Ihr Unternehmen (derzeit) nicht den Geldwäschebestimmungen der Gewerbeordnung 1994 unterliegt, sollten Sie, auf entsprechende Nachfrage der Behörde, eine Negativ-Erklärung (Mitglieder aus Oberösterreich bitte die Negativ-Erklärung der Bezirkshauptmannschaft Perg verwenden) abgeben. Sollte sich an der Geschäftstätigkeit etwas ändern, sodass das Unternehmen doch in den Anwendungsbereich der Bestimmungen zur Geldwäschebekämpfung fällt, muss unverzüglich eine Risikoanalyse durchgeführt werden und die unten angeführten Sorgfaltspflichten beachtet werden.

Sobald für Ihr Fahrzeughandels-Unternehmen geplant oder vorherzusehen ist, dass zumindest ein Bargeschäft von mindestens 10.000,00 Euro abgeschlossen wird, haben Sie bestimmte Sorgfaltspflichten zu treffen!

KURZÜBERBLICK ÜBER ZU TREFFENDE MASSNAHMEN:

Die Unternehmer sind verpflichtet, insbesondere folgende Schritte zu setzen: 

• Allgemeine Risikoanalyse des eigenen Unternehmens – regelmäßige Überprüfung auf Aktualität sowie bei Änderung wesentlicher Umstände
  
• Mitarbeiterschulungen
  
• Einrichtung anonymer interner Meldekanäle – „Geldwäschebriefkasten“ (über die die Mitarbeiter Verstöße melden können)
  
• Risikoanalyse bei jedem einzelnen Geschäftsfall
  
• Identitätsfeststellung der Kunden bei Begründung der Geschäftsbeziehung sowie Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers bei juristischen Personen
  
• Erhöhte Sorgfaltspflicht bei politisch exponierten Personen (PEPs, Verfahren implementieren, um politisch exponierte Personen zu identifizieren)
  
• Laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung und des Ablaufs des Geschäftsfalls
  
• Meldepflicht bei Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung an die Geldwäschemeldestelle (Adresse der Geldwäschemeldestelle bereithalten)
• Einrichtung der Meldeschnittstelle goAML im Unternehmensserviceportal USP
• Aufbewahrung von Aufzeichnungen über relevante Geschäftsfälle
  
  

Hinweis: Bei diesem Kurzüberblick handelt es sich um eine vereinfachte/verkürzte Darstellung der Maßnahmen, die zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung im Unternehmen zu treffen sind. Bitte lesen Sie unbedingt auch die nachfolgenden Details. 

DETAILS ÜBER ZU TREFFENDE MASSNAHMEN:

Beachten Sie u.a. die wichtigsten Punkte wie folgt:

Allgemeine Risikoanalyse des eigenen Unternehmens: 

• Nehmen Sie eine Risikobewertung Ihres eigenen Unternehmens mittels Risikoerhebungsbogens vor (für Mitglieder aus Oberösterreich: Bitte den Risikoerhebungsbogen der Bezirkshauptmannschaft Perg verwenden). Sie ermöglicht es Ihnen, vorab mögliche Geldwäscherisiken, die im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit entstehen könnten, zu erkennen. Dieses Risikobewusstsein erleichtert dann die konkrete Beurteilung einzelner Geschäftsfälle hinsichtlich ihres Geldwäscherisikos. Damit werden auch die jeweiligen erforderlichen Sorgfaltspflichten im Einzelfall besser erkennbar. Diese Bewertung (= Risikoanalyse)  ist zu erstellen, im Betrieb aufzubewahren, regelmäßig auf Aktualität zu prüfen und auf aktuellem Stand zu halten. Diese Risikobewertung kann von der Behörde jederzeit kontrolliert und zur Vorlage verlangt werden!
  
  
• Es wird ein regelmäßiges und routinemäßiges Update Ihrer Risikobewertung mittels Risikoerhebungsbogens, etwa einmal jährlich empfohlen (dokumentieren Sie dies). Sobald sich jedoch ein Faktor der Risikoanalyse ändert (zB. Änderung der Mitarbeiteranzahl, Standortwechsel…), ist der aktualisierte Risikoerhebungsbogen umgehend samt kurzer Begründung an die Bezirkshauptmannschaft Perg (in Oberösterreich werden diese Aufgaben für alle Bezirksverwaltungsbehörden zentral von der Bezirkshauptmannschaft Perg wahrgenommen) zu übermitteln.
  
  

Spezielle Risikoanalyse und Sorgfaltspflichten für den einzelnen Geschäftsfall: 

• Die Geldwäschebekämpfungsbestimmungen verpflichten den betroffenen Unternehmer, wenn die oben genannten Voraussetzungen für ein neues Geschäft oder bei Eingehen einer neuen Geschäftsbeziehung erfüllt sind, zur Einschätzung des Risikos für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bei jedem einzelnen Geschäftsfall, jeder einzelnen Geschäftsbeziehung und jedem einzelnen Kunden. Von dieser Einzelabschätzung ist das Ausmaß seiner Sorgfaltspflichten gegenüber dem jeweiligen Kunden und der Überwachung des Geschäftsablaufes im konkreten Geschäftsfall abhängig. Verwenden Sie folgende Checkliste als Hilfestellung:  » Checkliste zur Identifizierung des Kunden und Risikoüberprüfung des Geschäftsvorganges. 
  
  
• Bei Bargeschäften von mindestens 10.000,00 Euro ist vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung des Geschäfts die Identität des Kunden festzustellen, zu überprüfen und zu dokumentieren. Sehen Sie als Gewerbetreibender in diesem Geschäftsfall nur ein geringes Risiko (eigene Risikobewertung!) so kann die Identitätsfeststellung und Überprüfung auch während der Begründung der Geschäftsbeziehung abgeschlossen werden, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen. Bei natürlichen Personen erfolgt diese Feststellung der Identität durch die Vorlage eines  amtlichen Lichtbildausweises. Machen Sie eine Ausweiskopie!
  
  
• Sollte der Kunde nicht im eigenen Namen das Geschäft abschließen, sondern mit Vollmacht für einen Dritten, einen wirtschaftlichen Eigentümer, so ist auch die Identität dieses wirtschaftlichen Eigentümers festzustellen und zu überprüfen (siehe auch im nächsten Punkt).
  
  
• Ist der Käufer eine juristische Person oder Personengesellschaft (zB GmbH, AG, etc.) bzw. begründen Sie eine Geschäftsbeziehung mit Trusts oder Stiftungen, müssen Sie sowohl die Identität durch die Vorlage eines aktuellen Firmenbuchauszuges oder gleichwertiger Urkunden, als auch die Identität der dahinterstehenden natürlichen Person feststellen (= wirtschaftliche Eigentümer) und überprüfen. Diese Verpflichtung zur Einsicht in das „Wirtschaftliche Eigentümer- Register“, um die Identität des Kunden und des wirtschaftliche Eigentümers feststellen zu können, ergibt sich aus § 365q Abs.1 2. Satz GewO 1994. (Im Leitfaden für Gewerbetreibende erfahren Sie, wie das Register der wirtschaftlichen Eigentümer eingerichtet werden muss. Voraussetzung dafür ist ein Zugang zum Unternehmerserviceportal (USP) und ein Nutzungsentgelte für die Nutzung des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer an die für Sie örtlich zuständige Gewerbebehörde). Durch einen einfachen oder idealerweise erweiterten Auszug aus dem Register können damit die wesentlichen Daten der juristischen Person/des Rechtsträgers und deren wirtschaftlicher Eigentümer festgestellt bzw. überprüft werden (Nutzungsentgelte für die Nutzung des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer). Alternativ: Den Auszug aus dem Register kann man sich auch vom Anwalt, Notar oder Steuerberater ausdrucken lassen, wenn vorher eine Ermächtigung Ihrerseits erteilt wird.
  Achtung: Der Gewerbetreibende darf sich in Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten, insbesondere der Überprüfungspflichten, nicht ausschließlich auf die im Registerauszug enthaltenen Angaben über die wirtschaftlichen Eigentümer verlassen, sondern er hat dabei nach seiner eigenen Risikobewertung vorzugehen und allenfalls weitere Überprüfungsschritte zu setzen. Der Umfang der Sorgfaltsverpflichtungen richtet sich daher immer nach der eigenen Risikoeinschätzung des Geschäftsfalles durch den Gewerbetreibenden. Dies hat er auch gegenüber der Behörde zu begründen und zu  verantworten.
  
  
• Lassen Sie den Kunden / den wirtschaftlichen Eigentümer auch das PEP-Formular (Politisch Exponierte Person) ausfüllen und unterschreiben. Es steht in diversen Sprachen zum Download zur Verfügung. Politisch exponierte Personen (und deren Familienmitglieder) sind in §365n der Gewerbeordnung definiert. Auch für Familienmitglieder oder Personen, die politisch exponierten Personen nahestehen, sind gem. § 365s Abs. 4 GewO 1994  die verstärkten Sorgfaltspflichten einzuhalten. Im Falle von Geschäftsbeziehungen zu politisch exponierten Personen ist die Zustimmung der Führungsebene einzuholen, bevor die Geschäftsbeziehung aufgenommen oder fortgeführt wird. Hinweis im Hinblick auf Bürgermeister: Personen mit solch einem Amt sind gem. § 365n Z 4 letzter Satz GewO 1994 keine politisch exponierten Personen. Die EU-Kommission hat am 10.11.2023 eine EU-weite Liste veröffentlicht, auf der für alle Mitgliedsstaaten jene Funktionen aufgelistet sind, die als politisch exponierte Personen gelten.
  
  
• Die Herkunft des für das Geschäft verwendeten Geldes sollte überprüft werden durch: Nachfragen beim Kunden, Verlangen nach Vorlage von Bankbelegen, Bonitätsauskunft der Bank, etc.
  
  
• Bei Kunden aus ca. 20 Risikoländern haben Sie erhöhte Sorgfaltspflichten (zB die Herkunft des Vermögens bestimmen). Dies sind u.a. Staatsbürger von Afghanistan, Iran, Irak, bzw. Syrien. Bitte beachten Sie dabei die Risikoländer beider Links (die meisten, aber nicht alle Länder sind deckungsgleich).
  » Länder, deren Finanzsysteme laut glaubwürdigen Quellen nicht über hinreichende Systeme zur Bekämpfung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung verfügen
  » Länder, gegen die beispielsweise die Union oder die Vereinten Nationen Sanktionen, Embargos oder ähnliche Maßnahmen verhängt hat/haben
  
  
• Überwachen Sie die Geschäftsbeziehung und den Ablauf des Geschäftsfalles laufend. Zweck und Inhalt des Geschäftes, die Herkunft des Geldes sowie der Kunde sind intensiv und nachhaltig zu hinterfragen und zu überprüfen. Zur Unterstützung der Erfüllung dieser Identifizierungs- und Überwachungsverpflichtungen können Sie, wenn dies sinnvoll erscheint, auch Dritte heranziehen, falls Sie von diesen Informationen erhalten können, z.B. Ihre Bank oder Ihre Versicherung.
  
  

• Bei Verdacht auf beabsichtigte Geldwäsche und/oder Terrorismusfinanzierung ist von den Gewerbetreibenden unverzüglich eine Meldung an die Geldwäschemeldestelle zu erstatten. Jene Gewerbetreibenden, die von den Geldwäschevorschriften betroffen sind, müssen daher über ein geeignetes System verfügen, um Verdachtsmeldungen an die Meldestelle abgeben und mit der Behörde kommunizieren zu können. Die Applikation “goAML” ist die einzige Möglichkeit, einen solchen Kommunikationskanal herzustellen und wird behördenseitig zur Verfügung gestellt. Voraussetzung für die Nutzung von goAML ist ein Zugang zum Unternehmensserviceportal USP (www.usp.gv.at). Im Rahmen der bereits laufend durchgeführten Vorortkontrollen wird von der Behörde unter anderem auch überprüft, ob das Unternehmen über einen goAML–Zugang verfügt. Folgende Schritte sind daher notwendig:
  1. Registrierung (falls nicht bereits vorhanden) und Anmeldung im Unternehmensserviceportal USP
  2. Registrierung bei goAML
  Zur Unterstützung bei der Einrichtung des goAML-Zugangs stehen eine Anleitung sowie Hotlines des Unternehmensserviceportales und der Geldwäschemeldestelle zur Verfügung.
  Lesen Sie auch die Vorteile der goAML-Anmeldung 
  
  

Information und Schulung Ihrer Mitarbeiter:innen: 

• Schaffen Sie für Ihre Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zur anonymen Meldung von Verdachtsfällen in Ihrem Unternehmen (einfacher Geldwäschemelde-Briefkasten).
  Eine Ausnahme für die Einrichtung eines solchen‚ unabhängigen und anonymen Kanals wird aufgrund des Proportionalitätsprinzip bei Einpersonenunternehmen und bei Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter gesehen (laut einer Entscheidung des OÖ Landesverwaltungsgerichts vom 23.11.2021). D.h. Einpersonenunternehmen und Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter haben keinen „Geldwäschemelde-Briefkasten“ einzurichten (macht erst ab zwei Mitarbeitern Sinn).
  
  
• Informieren Sie und schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen über diese Verpflichtungen und dokumentieren Sie das. Es ist sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter durch interne Anweisungen und dergleichen, die in angemessenem Verhältnis zu den Risiken und der Art und Größe Ihres Gewerbebetriebs stehen, die aufgrund dieses Gesetzes erlassenen Vorschriften (einschließlich einschlägiger Datenschutzbestimmungen) kennen. Diese Maßnahmen schließen die Teilnahme von Mitarbeitern an besonderen fortlaufenden Fortbildungsprogrammen ein, bei denen sie lernen, möglicherweise mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zusammenhängende Transaktionen zu erkennen und sich in solchen Fällen richtig zu verhalten. Empfehlung aus der Prüfpraxis: Erstellen Sie eine Teilnehmerliste, die auch die Schulungsinhalte in Stichwörtern enthält und lassen Sie Ihre teilnehmenden Mitarbeiter auf der Liste unterschreiben.
  
  
• Webinar-Nachlesen:
  Allgemeines Geldwäsche-Webinar vom 2.9.2024
  Spezielles Geldwäsche-Branchen-Webinar Fahrzeughandel 22.11.2023
  
  

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht sowie Aufbewahrungsfrist: 

• Dokumentieren Sie alle Schritte, Maßnahmen… und  legen Sie alles (Dokumente, Unterlagen…) griffbereit in einem Ordner ab, der bei Prüfungen durch die Behörde die nötigen Informationen enthält. Halten Sie dort auch die Adresse der Geldwäschemeldestelle (Bundeskriminalamt, Josef-Holaubek-Platz 1, 1090 Wien) bereit. Bewahren Sie alle Unterlagen über Ihre Geschäftsfälle z. B. Ausweiskopien, Erklärungen des Kunden, Nachforschungsergebnisse zu Geschäftsfällen, zu Ihrer eigenen Sicherheit zumindest fünf Jahre (nach Ende der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden oder nach dem Zeitpunkt einer gelegentlichen Transaktion) auf. Die Behörde kann diese Unterlagen nachfragen.

Bitte lesen Sie dazu auch: 

• Häufige Fragen und Antworten (FAQ) zu den geltenden Regelungen im Hinblick auf die Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung des BMDW
• Betroffene Gewerbetreibende und Pflichten (BMDW)
• Infoseite der WKÖ zum Thema Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung im Gewerberecht
• Entscheidung des OÖ. Landesverwaltungsgerichtes vom 08.07.2021 über die Einhaltung der Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und Strafminderung in diesem Einzelfall 
• Leitfaden Melde- und Sorgfaltspflichten im Gewerbesektor (BMI)
  

Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Geldwäsche-Bestimmungen

Hohe Geldstrafen

Bei Verstößen drohen hohe Strafen. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass bei Nichteinhaltung der in den §§ 365m1 – 365z GewO 1994 normierten Pflichten von der zuständigen Behörde ein Verwaltungsstrafverfahren gem. § 366b GewO 1994 eingeleitet werden kann. Je nach Verwaltungsübertretung können Geldstrafen bis zu 1 Million Euro oder bis zu 10 vH des jährlichen Gesamtumsatzes, verhängt werden. 

Veröffentlichung

Zusätzlich sehen die Strafbestimmungen der Gewerbeordnung die Veröffentlichung der rechtskräftigen Entscheidung vor. Dies erfolgt auf der Website der Bezirksverwaltungsbehörde. Veröffentlicht wird mindestens Art und Wesen des Verstoßes und die Identität der verantwortlichen Personen. Dieser Eintrag ist für die Dauer von mindestens 5 Jahren öffentlich abrufbar. Eine solche Veröffentlichung kann schwerwiegende Konsequenzen im Geschäftsverkehr nach sich ziehen!Das Gesetz stellt auf die Angemessenheit der Verpflichtungen und der ergriffenen Maßnahmen in Relation zu den Möglichkeiten des verpflichteten Gewerbetreibenden ab! Inwieweit der Unternehmer seinen Verpflichtungen nachkommen muss und wie intensiv seine Überprüfungshandlungen und Nachforschungen sein müssen, orientiert sich daher an der Größe des Unternehmens, seiner Struktur und den faktischen Möglichkeiten des Unternehmens.

Disqualifikation als Geschäftsführer

Für die Geldwäschebestimmungen wurde eine nicht unwesentlichen Neuerung im Gesellschaftsrecht im BGBl I 178/2023 veröffentlicht (trat per 1.1.2024 in Kraft):
Wer (neben zahlreichen anderen Delikten) wegen Geldwäscherei (§ 165 StGB) von einem Gericht zu einer mehr als sechsmonatigen Freiheitsstrafe verurteilt worden ist, darf nicht mehr Geschäftsführer einer GmbH (und bestimmten anderen Gesellschaften) sein. Er ist damit „disqualifiziert“ und muss seinen Rücktritt erklären. Eine allfällige Disqualifikation ist auch vom Firmenbuchgericht amtswegig zu prüfen und steht einer Eintragung entgegen. Die Rechtsfolge der Disqualifikation endet 3 Jahre nach Rechtskraft der Verurteilung.

Für die laufende Überwachung der Einhaltung der Geldwäschebestimmungen ist die Bezirksverwaltungsbehörde zuständig. In Oberösterreich ist dies zentral für alle Bezirke und Statutarstädte die Bezirkshauptmannschaft Perg.

* Alle Angaben erfolgen trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr. Eine Haftung der Wirtschaftskammer Oberösterreich, Landesgremium des Fahrzeughandels ist ausgeschlossen. Zugunsten der besseren Lesbarkeit wurde auf eine durchgängig geschlechtsspezifische Schreibweise verzichtet.