Arbeitsrecht

Kollektivvertrag 

Kollektivverträge regeln die Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zusätzlich zu den gesetzlichen Bestimmungen.  

Zum Kollektivvertrag für das Hotel und Gastgewerbe.

Versicherungspflicht von Tätigkeiten bei Vereinsfesten 

Wird ein Vereinsfest (Blaulichtorganisationen, Sportvereine, kirchliche oder politische Organisationen, Kellergassenfeste, etc.) geplant, wird stets nach tatkräftiger Unterstützung und fleißigen Helfern und Helferinnen gesucht. Meist finden sich dann Vereinsmitglieder und auch Familienangehörige von Vereinsmitgliedern, die bereit sind, bei der jeweiligen Veranstaltung tätig zu werden. In diesem Zusammenhang stellt sich häufig die Frage, wie solche Helfer und Helferinnen sozialversicherungs- und steuerrechtlich zu beurteilen sind und ob diese als Dienstnehmer bzw. Dienstnehmerinnen bei der Gebietskrankenkasse angemeldet werden müssen. Die Prüfung, ob ein Dienstverhältnis vorliegt, ist immer eine Einzelfallentscheidung. 

Entschädigung für die Leistungen/Verpflichtung zur Arbeitsleistung

Helfen Personen bei einer solchen Veranstaltung mit, ist in erster Linie darauf zu achten, ob diese für ihre Tätigkeiten eine Entschädigung erhalten oder Anspruch auf eine solche haben. 

Eine Zuwendung in diesem Sinne kann ein fixer Geldbetrag, Trinkgeld aber auch ein Sachbezug sein. Wird dem Helfer eine entsprechende Entschädigung gewährt, ist dieser jedenfalls bei der zuständigen Gebietskrankenkasse zur Pflichtversicherung als Dienstnehmer (gegebenenfalls im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung) vor der Arbeitsaufnahme anzumelden. Beitragsbemessungsgrundlage für diese Meldung ist sodann der in Geld ausgedrückte Gegenwert, den der Helfer für seine Leistungen bekommt bzw. aufgrund lohngestaltender Vorschriften zu bekommen hätte. 

Erhält der “Helfer“ jedoch tatsächlich keine Entlohnung i.S. obiger Ausführungen, führt er also die Tätigkeit unentgeltlich aus und ist auch nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet, entsteht durch diese Tätigkeit kein Arbeits- bzw. Dienstverhältnis, wenn der “Helfer“ ein Vereinsmitglied bzw. ein Familienangehöriger eines Vereinsmitgliedes ist oder zumindest in einem nachvollziehbaren Näheverhältnis zum Verein oder deren Mitgliedern steht. 

Da für diese unentgeltliche Tätigkeit der “Helfer“ kein Dienstverhältnis unterstellt wird, ist auch keine Sozialversicherungspflicht gegeben, somit keine Meldung an die zuständige Gebietskrankenkasse vorzunehmen. Diese o.a. Tätigkeiten als Helfer stehen, es liegt ja kein Arbeitsverhältnis vor, jedermann d.h. auch Personen die sonst vom Arbeitsmarkt ausgeschlossen sind, offen. 

Diese Regelung gilt sowohl bei “kleinen als auch großen Vereinsfesten“. 

Vereinsmitgliedern, Familienangehörigen und anderen Personen 

Bei den Vereinsmitgliedern wird aber vermutet, dass sie freiwillige und unentgeltliche Tätigkeiten bei von ihrem Verein veranstalteten Festen leisten. In diesen Fällen ist eine Anmeldung bei der Gebietskrankenkasse nicht erforderlich. Zudem ist keine Steuerpflicht gegeben. 

Die Prüfung der Dienstnehmereigenschaft erfolgt anhand der zwischen dem Dienstgeber und Dienstnehmer getroffenen Vereinbarung und der tatsächlich gelebten Verhältnisse. Dies gilt auch bei der Beurteilung von durch Familienmitglieder ausgeübten Tätigkeiten in den Betrieben naher Angehöriger.  

Eine Grundvoraussetzung für die Annahme familienhafter Mitarbeit ist bei den meisten Familienangehörigen die vereinbarte Unentgeltlichkeit der Tätigkeit, d. h. es dürfen tatsächlich keine Geld- oder Sachbezüge (auch nicht durch Dritte) gewährt werden. 

Bei der Frage, ob ein Dienstverhältnis oder familienhafte Mitarbeit vorliegt, handelt es sich stets um eine Einzelfallbeurteilung. 

Informationen zur familienhaften Mitarbeit in Betrieben 

Arbeitsleistungsverpflichtung 

Da es jedoch nicht nur darauf ankommt, ob der Helfer bei einem Vereinsfest tatsächlich kein Entgelt erhält, sondern auch darauf, dass er keinen Anspruch auf solches hat, sollte von Anfang an geklärt werden, dass es sich um eine freiwillige Tätigkeit handelt und keinerlei Verpflichtung für den Helfer besteht, auch tatsächlich Leistungen zu erbringen. 

Aus diesem Grund wird empfohlen, mit den freiwilligen Helfern im Vorhinein die Unentgeltlichkeit schriftlich zu vereinbaren. 

Aber Vorsicht! Jede Medaille hat zwei Seiten. Im Falle, des Falles kann die fehlende Versicherungspflicht auch unangenehme Haftungsfolgen für die Vereinsverantwortlichen zur Folge haben. 

Gewerbliche Betriebe, insbesondere Gastronomiebetriebe

Sind gewerbliche Gastronomiebetriebe bei derartigen Vereinsfesten eingebunden, ändert sich nichts für Helfer und Helferinnen von Vereinen. D.h., werden diese für den Verein tätig, ist bei freiwilligen und unentgeltlichen Tätigkeiten nicht von einem Dienstverhältnis auszugehen. Werden die Helfer und Helferinnen allerdings für den Gastronomiebetrieb tätig, ist grundsätzlich von einem Dienstverhältnis auszugehen. In letzterem Fall sind diese Dienstnehmer bzw. Dienstnehmerinnen vom Gastronomiebetrieb bei der Gebietskrankenkasse anzumelden, sofern diese Personen nicht ohnehin bereits beim Gastronomiebetrieb in einem Dienstverhältnis stehen. 

Beispiel:

Ein Gastronom wird für ein Vereinsfest hinzugezogen. Der Gastronom übernimmt mit seinen beiden Angestellten den Ausschank. Gleichzeitig werden Vereinsmitglieder im Rahmen von Serviertätigkeiten unentgeltlich für den Verein tätig. Bei den beiden Angestellten liegt ein Dienstverhältnis zum Gastronomen vor. Bei den Vereinsmitgliedern ist von keinem Dienstverhältnis auszugehen. 

Sollten Sie Fragen zur Beschäftigung bei Vereinen haben oder eine sozialversicherungsrechtliche Einschätzung Ihrer Situation wünschen, steht Ihnen Ihre Gebietskrankenkasse gerne zur Verfügung. 

Für diese Betriebe gilt auch bei Vereinsfesten der entsprechende Kollektivvertrag, weshalb grundsätzlich ein kollektivvertraglicher Anspruchslohn anzusetzen ist. Die erforderliche Anmeldung bei der zuständigen Gebietskrankenkasse ist vor der Arbeitsaufnahme zwingend vorzunehmen.

Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter 

Bei der Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter ist zu beachten, dass hierfür eine behördliche Genehmigung der regional zuständigen Geschäftsstelle des Arbeitsmarktservice notwendig ist. Diese Genehmigung kann in Form 

• einer Beschäftigungsbewilligung,
• einer Rot-Weiß-Rot-Karte,
• einer Rot-Weiß-Rot-Karte plus,
• einer Blauen Karte der EU,
• einer EU-Entsendebewilligung,
• einer Anzeigebestätigung oder
• eines Niederlassungsnachweises erfolgen. 
  

Die Bewilligung muss vor Beschäftigung des Mitarbeiters vorliegen, auch bei geringfügiger Beschäftigung. 

Ausländer, die rechtlich wie Inländer zu behandeln sind: 

• alle EU und EWR (Liechtenstein, Island, Norwegen) Staatsbürger,
• Staatsbürger der Schweiz,
• Staatsbürger aus Drittstaaten, die mit einem EU oder Schweizer Staatsbürger verheiratet sind und eine Aufenthaltsbewilligung für Österreich haben sowie deren unterhaltspflichtige Kinder unter 21 Jahren.
• Ausländer aus Drittstaaten brauchen zudem eine Niederlassungs- und Aufenthaltsbewilligung. 
  

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, innerhalb von drei Tagen alle ausländischen Beschäftigten in seinem Betrieb dem Arbeitsmarktservice zu melden. Eine Ausnahme besteht nur für Ausländer, die über eine Bewilligung „Daueraufenthalt-EG“ verfügen.

Ferialpraktikanten 

Ferialpraktikanten sind Schüler oder Studenten, die als Teil ihrer Ausbildung ein Pflichtpraktikum in einem Betrieb verrichten. Laut Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe ist ein Ferialpraktikant wie ein Lehrling zu entlohnen und wie ein Arbeitnehmer zu behandeln. 

Ferialpraktikanten sind bei der Sozialversicherung anzumelden. 

Ferialarbeitnehmer 

Ferialarbeitnehmer sind Schüler und Studenten, die in den Ferien in einem Betrieb arbeiten wollen. Diese sind den Arbeitnehmern im Betrieb gleichgestellt. 

Ferialarbeitnehmer sind bei der Sozialversicherung anzumelden. 

Der Arbeitsvertrag sollte auf bestimmte Zeit (während der Ferien) abgeschlossen werden und schriftlich sein.

Arbeitsvertrag und Dienstzettel 

Im Arbeitsvertrag werden die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgehalten, soweit es hierfür keine zwingenden gesetzlichen oder kollektivvertraglichen Regelungen gibt. Der Arbeitsvertrag kann auf schriftliche oder mündliche Weise oder durch „schlüssige Handlung“ (der Arbeitnehmer beginnt für den Arbeitgeber zu arbeiten und erhält hierfür Entgelt) zustande kommen.  Wird der Arbeitsvertrag nicht schriftlich festgehalten, muss dem Arbeitnehmer (zumindest) ein Dienstzettel übergeben werden. Dieser hält die wesentlichen Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsvertrag fest.  Der Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages wird empfohlen, da dieser beweiskräftiger ist und sowohl von Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer unterfertigt werden muss. 

Mindestinhalt des Dienstzettels: 

• Name und Anschrift des Arbeitgebers und Arbeitnehmers,
• Beginn des Arbeitsverhältnisses,
• Ende des Arbeitsverhältnisses (bei Befristungen),
• Dauer der Kündigungsfrist und Kündigungstermin, Hinweis auf das einzuhaltende Kündigungsverfahren*,
• Gewöhnlicher (oder wechselnder) Arbeitsort*,
• Sitz des Unternehmens*,
• Einstufung in ein generelles Schema,
• Verwendung, kurze Beschreibung der zu erbringenden Arbeitsleistung,
• betragsmäßige Angabe des Grundgehaltes oder -lohnes,
• weitere Entgeltbestandteile, wie z.B. Sonderzahlungen,
• Grundbezug,
• Fälligkeit des Entgelts, Art der Auszahlung des Entgelts*,
• Urlaubsausmaß*,
• Vereinbarte tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit,
• Kollektivvertrag, Satzung, Mindestlohntarif, Betriebsvereinbarungen u. dgl.,
• Name und Anschrift der Mitarbeitervorsorgekasse,
• Name und Anschrift des Sozialversicherungsträgers,
• Angaben zu einer Probezeitvereinbarung*,
• gegebenenfalls Anspruch auf eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung*. 
  

* bei jenen Angaben genügt der Verweis auf die für das Arbeitsverhältnis geltenden Bestimmungen in Gesetzen, in Kollektivverträgen, in Betriebsvereinbarungen oder in betriebsüblich angewandten Reiserichtlinien.  

Der Arbeitsvertrag kann darüber hinaus noch weitere Regelungen enthalten. 

Jede Änderung des Mindestinhalts ist dem Arbeitnehmer binnen eines Monats schriftlich mitzuteilen. 

Die Ausstellung eines Dienstzettels oder Dienstvertrages ist gebührenfrei. 

Informationen zum Kollektivvertrag samt Musterformular für einen Dienstzettel gibt es auf der Serviceplattform der beiden Fachverbände Gastronomie und Hotellerie der WKÖ. 

Probezeit 

Es wird empfohlen, im Dienstvertag eine Probezeit zu vereinbaren. Während der Probezeit kann das Dienstverhältnis von beiden Seiten ohne Einhaltung von Fristen und Angabe von Gründen aufgelöst werden. Für das Hotel- und Gastgewerbe sieht der Kollektivvertag eine Probezeit von einem Monat vor (Regelung ab Inkrafttreten des Rahmenkollektivvertrags mit 01.11.2024). Für Lehrlinge beträgt die Probezeit drei Monate.

Will der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis während der Probezeit beenden, sollte dies schriftlich - spätestens bis zum letzten Tag der Probezeit - erfolgen. 

Befristete Arbeitsverhältnisse 

Befristete Arbeitsverhältnisse werden für einen bestimmten Zeitraum geschlossen und enden nach Ablauf der Zeit automatisch. 

Laut Kollektivvertrag für Arbeiter muss im Gastgewerbe bei einem befristetet Arbeitsverhältnis ein festgesetztes Datum als Endpunkt angegeben werden. 

Eine Kündigung ist bei einem befristeten Arbeitsverhältnis nur dann möglich, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde. Die Dauer der Befristung und die Kündigungsmöglichkeit müssen in einem angemessenen zeitlichen Verhältnis zueinanderstehen. 

Dienstnehmermeldung bei der Sozialversicherung 

Ein Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer vor dem Dienstantritt bei der zuständigen Krankenkasse anmelden. Dies kann seit 1. Jänner 2019 entweder durch die Anmeldung oder (in Ausnahmefällen) durch die Vor-Ort-Anmeldung erfolgen. 

Seit der Einführung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) mit 1. Jänner 2019 fällt die Anmeldung gegenüber der bisherigen Vollanmeldung wesentlich schlanker aus. Die Anmeldeverpflichtung ist durch die elektronische Erstattung der Anmeldung und der anschließenden fristgerechten Übermittlung der mBGM abschließend erfüllt. 

Inhalt der Anmeldung 

• Daten des Dienstgebers (Beitragskontonummer, etc.)
• Name des Dienstnehmers
• Versicherungsnummer bzw. Geburtsdatum des Dienstnehmers
• Tag der Beschäftigungsaufnahme
• Bei befristeten Dienstverhältnissen auch der Tag des Endes der Beschäftigung
• Versicherungsumfang (Voll- oder Teilversicherung)
• Beschäftigungsbereich (Arbeiter oder Angestellter)
• Beginn der betrieblichen Vorsorge
• Kennzeichnung, falls ein freier Dienstvertrag vorliegt 
  

Ablauf der Anmeldung

Die Meldung gilt nur dann als erstattet, wenn sie mittels ELDA in elektronischer Form an den Krankenversicherungsträger übermittelt wird.
Meldungen auf anderen Wegen, insbesondere in Papierform, mittels E-Mail oder telefonisch gelten grundsätzlich als nicht erstattet.

Bei der Anmeldung ist grundsätzlich eine gültige Versicherungsnummer des Dienstnehmers anzugeben. Wenn noch keine Versicherungsnummer bekannt ist, muss spätestens zeitgleich mit der Anmeldung durch die Meldung Versicherungsnummer Anforderung eine solche beantragt werden. Die Versicherungsnummer wird dann in weiterer Folge über das ebenfalls seit 1. Jänner 2019 eingeführte SV-Clearingsystem bekannt gegeben. 

Besonderheiten der Anmeldung

Nach erfolgreicher Anmeldung ist dem Dienstnehmer unverzüglich eine Kopie der Anmeldung zu übergeben. Andernfalls liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, die von den Bezirksverwaltungsbehörden durch eine Verwaltungsstrafe geahndet werden kann. 

Vor-Ort-Anmeldung

Die Vor-Ort-Anmeldung ersetzt die bisherige Mindestangaben-Anmeldung und kann nur unter folgenden Voraussetzungen erfolgen: 

• Die meldepflichtige Stelle verfügt über keine EDV-Ausstattung (zumindest PC) und keinen Internetzugang und lässt die Lohnverrechnung auch nicht von anderer Stelle (z.B. Steuerberater) durchführen.
• Die meldepflichtige Stelle zwar die Lohnverrechnung von einer anderen Stelle durchführen lässt, diese jedoch nicht mehr erreichbar ist (z.B. Arbeitsaufnahme außerhalb der Bürozeiten des Dienstleisters), oder
• Der Dienstnehmer in einer Betriebsstätte (Filiale, Baustelle) des Dienstgebers aufgenommen wird und die Betriebsstätte keine EDV-Ausstattung bzw. Internetzugang hat.

Zuständige Stelle

Die Anmeldung muss beim zuständigen Krankenversicherungsträger (→ SV) erfolgen.

Ablauf der Vor-Ort-Anmeldung

Durch die Vor-Ort-Anmeldung wird nachgewiesen, dass die Anmeldung vor Arbeitsantritt erfolgt ist. Der genaue Zeitpunkt (Tag und Uhrzeit) der Meldung wird in einer eigenen Datenbank für allfällige Kontrollen der Finanzpolizei (FINPOL) vermerkt.

Wurde eine Vor-Ort-Anmeldung erstattet, ist fristgerecht eine elektronische Anmeldung nachzureichen. 

Besonderheiten der Meldung

Auf den Websites der Krankenversicherungsträger steht eine Telefaxvorlage für die Vor-Ort-Anmeldung zur Verfügung. Für fallweise Beschäftigte kann die Meldung auch mittels mobilen Geräten mit Android- oder IOS-Betriebssystem übermittelt werden. Die dazu notwendige "ELDA APP" kann über den jeweiligen APP-Store kostenfrei bezogen werden. Die APP entspricht vom Aufbau her der Telefaxvorlage. Vor-Ort-Anmeldungen, die auf anderen Wegen einlangen (E-Mail, SMS etc.), gelten als nicht erstattet. 

Sanktionen

Bei einem Verstoß gegen die Meldeverpflichtung können Geldstrafen von 730 bis 2.180 Euro, im Wiederholungsfall bis zu 5.000 Euro festgesetzt werden. Darüber hinaus kann es zur Festsetzung von Säumniszuschlägen durch den Sozialversicherungsträger kommen.

Geringfügig Beschäftigte 

Unter einer geringfügigen Beschäftigung versteht man ein Beschäftigungsverhältnis, dessen Entgelt die Geringfügigkeitsgrenze des jeweiligen Kalenderjahres nicht übersteigt.  

Generell muss an dieser Stelle festgehalten werden, dass eine Geringfügige Beschäftigung ein Beschäftigungsverhältnis wie jedes andere auch darstellt. Das heißt, dass geringfügig Beschäftigte die gleichen Rechte und Pflichten haben wie Vollzeit Beschäftigte. Explizit erwähnt sein soll an dieser Stelle der Anspruch auf Sonderzahlungen (13. + 14. Bezug), wenn das der jeweilige Kollektivvertrag vorsieht. 

Hinsichtlich Kündigung sind ebenfalls die Bestimmungen des Kollektivvertrages anzuwenden. In der Regel muss bei Arbeitern eine Kündigungsfrist von 14 Tagen und bei Angestellten je nach Geringfügigkeit von 14 Tagen bis zu einem Monat eingehalten werden. 

Unfallversicherung 

Geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer sind unfallversichert. Der Arbeitgeber hat die geringfügig Beschäftigten beim zuständigen Krankenversicherungsträger vor Arbeitsantritt anzumelden. Von den Bezügen ist dann ein Unfallversicherungsbeitrag von 1,1 % der allgemeinen Beitragsgrundlage zu leisten. 

Kranken- und Pensionsversicherung 

Geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer sind in der Regel nicht kranken- und pensionsversichert, außer es fallen mehrere geringfügige Beschäftigungen oder eine geringfügige und eine vollversicherungspflichtige Beschäftigung zusammen, wodurch die monatliche Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. 

Dienstgeberabgabe 

Hat ein Dienstgeber mehrere geringfügig Beschäftigte und übersteigt die monatliche Lohnsumme aller geringfügig Beschäftigten die Summe des Eineinhalbfachen der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze, muss der Dienstgeber zusätzlich zur Unfallversicherung noch eine Dienstgeberabgabe in Höhe von 19,40 % der Beitragsgrundlage leisten. Zusammen ergibt das somit einen Gesamtbeitrag von 20,50 %. 

Die Beiträge können entweder monatlich oder einmal pro Jahr an die Krankenkasse bezahlt werden. Fällig sind diese Beiträge jeweils am 15. des Folgemonats. 

Betriebliche Mitarbeitervorsorge 

Geringfügig Beschäftigte unterliegen außerdem der Betrieblichen Mitarbeitervorsorge mit einem Beitragssatz von 1,53 % der Beitragsgrundlage.

Abfertigung Neu 

Die Abfertigung Neu gilt für Arbeiter, Angestellte, Lehrlingen, Hausgehilfen, freie Dienstnehmer und Selbständige. 

Die Pflicht zur Leistung eines Beitrages in die Betriebliche Vorsorgekasse beginnt mit dem zweiten Monat des Dienstverhältnisses. 

Wird ein Dienstnehmer innerhalb von 12 Monaten erneut für den gleichen Dienstgeber tätig, beginnt die Beitragspflicht bereits mit dem ersten Monat des Wiedereinstiegs.

Die Beitragspflicht endet mit dem sozialversicherungsrechtlichen Entgeltanspruch. 

Der Beitrag beträgt 1,53% (auch für geringfügig Beschäftigte). Die Berechnungsgrundlage ist das monatliche Entgelt inklusive Sonderzahlungen. 

Die Abwicklung erfolgt durch Einzahlung der Betriebsvorsorgebeiträge gemeinsam mit den Sozialversicherungsbeiträgen bei der zuständigen Krankenkasse. Diese leitet die Beiträge an die Vorsorgekasse, die der Arbeitgeber nennt, weiter. 

Die Beiträge sind bis zum 15. des Folgemonats einzuzahlen. Nach einer Respirofrist von drei Tagen fallen Verzugszinsen an. 

Stellenausschreibung 

Stellenausschreibungen müssen hinsichtlich Geschlechts, ethnischer Zugehörigkeit, Religionszugehörigkeit, Alter sowie sexueller Orientierung diskriminierungsfrei ausgestaltet sein. Sohin darf weder im Hinblick auf die Begründung eines Arbeitsverhältnisses noch auf die Entgeltzahlung diskriminierend vorgegangen werden.  

Wird die Stellenausschreibung nicht neutral formuliert droht eine Verwaltungsstrafe in der Höhe von bis zu 360 Euro. Des Weiteren kann auch der Bewerber Schadenersatzansprüche geltend machen, wenn dieser aufgrund einer Verletzung des Gleichbehandlungsgebotes die Stelle nicht erhalten hat. 

Jedes Stelleninserat hat verpflichtend das kollektivvertraglich (oder gesetzlich) festgelegte Mindestentgelt zu enthalten. Dies gilt auch für Teilzeitstellen und geringfügig Beschäftigte. Hinweisschilder, die im Gastronomiebetrieb gut leserlich angebracht sind und darauf hinweisen, dass jemand zur Einstellung gesucht wird, müssen kein Mindestentgelt enthalten.  

Bei einem Verstoß kann nach einer einmaligen Verwarnung eine Geldstrafe in der Höhe von bis zu 360 Euro verhängt werden. 

Lohnkonto 

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer (auch für beschränkt steuerpflichtige, geringfügig Beschäftigte und vorübergehend beschäftigte Arbeitnehmer) ein Lohnkonto führen. 

Die Lohnkontenverordnung legt genau fest, welche Daten ein Lohnkonto beinhalten muss. 

Welche Daten sind in ein Lohnkonto einzutragen? 

1. Name des Arbeitnehmers
2. Wohnsitz
3. Versicherungsnummer
4. Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag und Kinderzuschläge zum Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag laut Antrag des Arbeitnehmers
5. Name und Versicherungsnummer des (Ehe)Partners, wenn der Alleinverdienerabsetzbetrag berücksichtigt wurde
6. Name und Versicherungsnummer des (jüngsten) Kindes, wenn der Alleinerzieherabsetzbetrag berücksichtigt wurde
7. Name und Versicherungsnummer des Kindes/der Kinder, wenn der Kinderzuschlag/die Kinderzuschläge berücksichtigt wurde(n)
8. Name, Versicherungsnummer, Geburtsdatum und Wohnsitz jedes Kindes, für das Familienbonus berücksichtigt wurde
9. Für den Arbeitnehmer zuständiger Sozialversicherungsträger
10. Erhebungsberechtigte Gemeinde iSd Kommunalsteuergesetzes; unterhält ein Arbeitgeber Betriebsstätten in mehreren Gemeinden: Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer bei dieser Betriebsstätte tätig ist sowie die jeweils erhebungsberechtigte Gemeinde
11. Angabe des Lohnzahlungszeitraumes und des Zahltages (z.B. Fälligkeit laut Kollektivvertrag oder laut Vereinbarung im Dienstvertrag; bei Angestellten den Letzten des laufenden Monats; bei gebrochener Abrechnungsperiode: Austrittstag).
12. Monatlicher laufender Bruttolohn (incl. Sachbezüge, Mehrarbeit, Überstunden, Zuschläge, Zulagen, usw.)
13. Sonderzahlungen bzw. sonstige Bezüge, brutto
14. Bezüge bei begünstigter Auslandstätigkeit
15. Bezüge von ausländischen Studenten (Ferialpraktikanten)
16. Tagesgelder, Kilometergelder und pauschale Nächtigungsgelder (Steuerfreie/nicht steuerbare Reisekostensätze können am Lohnkonto in einer Summe erfasst werden, unabhängig aufgrund welcher Bestimmung im EStG keine Lohnsteuer zu verrechnen ist)
17. Zuwendungen für die Zukunftssicherung, unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mitarbeiterbeteiligungen, Stock-Options
18. Mitarbeiterrabatte, die im Einzelfall 20% übersteigen
19. Zuschüsse des Arbeitsgebers für Kinderbetreuungskosten
20. freiwillige Zuwendungen zur Beseitigung von Katastrophenschäden
21. Umzugskostenvergütungen
22. Arbeitgeberbeiträge an Pensionskassen, Unterstützungskassen, betriebliche Kollektivversicherungen, Arbeitnehmerförderstiftungen, Belegschaftsbeteiligungsstiftungen
23. Arbeitgeberbeiträge an ausländische Pensionskassen
24. Serviceentgelt für E-Card
25. Gewerkschaftsbeitrag und Betriebsratsumlage
26. Der erstattete (rückgezahlte) Arbeitslohn, z.B. rückverrechnetes Urlaubsentgelt bei einem unberechtigten vorzeitigen Austritt oder bei einer Entlassung
27. Werbungskostenpauschale von Expatriates
28. Pendlerpauschalbetrag, Pendlereuro und Kosten für Werkverkehr
29. Freibetrag laut Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber
30. Der erhöhte Pensionistenabsetzbetrag
31. Sozialversicherungsbeitragsgrundlage laufender Bezug
32. Sozialversicherungsbeitrag vom laufenden Bezug (Dienstnehmeranteil)
33. Sozialversicherungsbeitragsgrundlage Sonderzahlung bzw. sonstiger Bezug
34. Sozialversicherungsbeitrag von Sonderzahlung bzw. sonstigem Bezug (DN-Anteil)
35. Lohnsteuerbemessungsgrundlage, getrennt nach laufendem Bezug und Sonderzahlung
36. Lohnsteuer vom laufenden Bezug
37. Lohnsteuer von der Sonderzahlung bzw. vom sonstigen Bezug
38. Höhe des monatlich berücksichtigten Familienbonus
39. Bemessungsgrundlage für Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag
40. Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag
41. Kommunalsteuer
42. Bemessungsgrundlage der betrieblichen Vorsorgekasse
43. Beitrag zur betrieblichen Vorsorgekasse
44. Die Kalendermonate in denen der Arbeitnehmer im Werkverkehr befördert wird
45. die Kalendermonate in denen dem Arbeitnehmer ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt wird
46. Für die Kalenderjahre ab 2022 ist zusätzlich zu den Bezügen die steuerfreie Teuerungsprämie aufzunehmen und auszuweisen, in welcher Höhe diese auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift geleistet wurde. 
    

Welche Unterlagen muss man aufbewahren? 

• Folgende Unterlagen sind im Original (entweder in Papierform oder durch Erfassung auf Datenträgern) beim Lohnkonto für sieben Jahre aufzubewahren:
• Zeitaufzeichnungen
• Erklärung zur Berücksichtigung des Alleinverdiener-/ Alleinerzieherabsetzbetrages/Familienbonus/behinderungsbedingten Freibetrags für außergewöhnliche Belastung (Formular E 30)
• Ausdruck des Pendlerrechners zur Berücksichtigung des Pendlerpauschales und des Pendlereuros (Formular L 34 EDV, mit Abfragedatum nach dem 24.6.2014)
• Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber (für die Berücksichtigung des Freibetragsbescheides)
• Freiwillige Abfertigung (alt) - Bestätigung über Vordienstzeiten
• Mitarbeiterbeteiligung - Vorlage des Depotauszuges
• Stock Options - Durchschrift der Vereinbarung
• Bestätigung über Familienbeihilfebezug (wenn Familienbonus beantragt)
• Bestätigung über geleistete Unterhaltszahlungen (wenn Familienbonus für ein Kind gewährt wird, für das Unterhalt bezahlt wird)