Verfahrensordnung der Ombudsstelle der Österreichischen Pensionskassen

§ 1 Träger, Leiter und Aufgabe

(1) Der Fachverband der Pensions- und Vorsorgekassen der WKÖ ist Träger der Ombudsstelle.

(2) Der Ombudsmann ist Leiter des Verfahrens, weisungsfrei und unabhängig.

(3) Aufgabe des Ombudsmanns ist es, auf eine gütliche Einigung im Verfahren hinzuwirken und einen Lösungsvorschlag zu erstatten.

§ 2 Zuständigkeit

Die Ombudsstelle ist für die Schlichtung von Streitigkeiten über Verpflichtungen aus einem Pensionskassenvertrag zwischen einer in Österreich konzessionierten Pensionskasse sowie einem Anwartschafts- oder Leistungsberechtigten zuständig. 

§ 3 Freiwilligkeit

Die Teilnahme am Verfahren ist freiwillig.

§ 4 Vertraulichkeit

(1) Das Verfahren ist nicht öffentlich.

(2) Der Ombudsmann ist zur Verschwiegenheit über alle Tatsachen verpflichtet, die ihm im Rahmen eines Schlichtungsverfahrens bekannt werden.

§ 5 Vertretung und Vertrauensperson

Eine Vertretung der Parteien durch Rechtsanwälte oder Dritte ist in jedem Verfahrensstadium auf eigene Kosten zulässig.

§ 6 Verfahrenskosten

(1) Das Verfahren vor der Ombudsstelle ist für den Berechtigten kostenlos.

(2) Die Pensionskasse hat einen Beitrag zu den Verfahrenskosten zu leisten. Die Höhe ist vom Fachverband der Pensions- und Vorsorgekassen festzulegen.

(3) Sind Sachverständige heranzuziehen, hat die dafür anfallenden Kosten die Pensionskasse zu tragen.

(4) Sonstige Kosten sind von den Parteien selbst zu tragen.

§ 7 Einleitung des Verfahrens

(1) Das Verfahren wird mit dem Einlangen der Beschwerde (elektronisch oder postalisch) eingeleitet.

(2) Die Verfahrenssprache ist deutsch.

§ 8 Inhalt der Beschwerde

(1) Die Beschwerde hat zu enthalten:

1. Name und (Zustell-)Adresse des Berechtigten.
   
2. Name und (Zustell-)Adresse der Pensionskasse.
   
3. eine Sachverhaltsdarstellung.
   
4. einen Lösungsvorschlag für die Erledigung der Beschwerde.
   
5. die Erklärung, dass der Berechtigte bereits einen Einigungsversuch mit der Pensionskasse unternommen hat und Vorlage der diesbezüglichen Korrespondenz
   
6. die Erklärung, dass keine rechtskräftige Entscheidung und kein rechtswirksamer gerichtlicher Vergleich zu dem Streitfall vorliegt und auch kein Verfahren hierzu bei Gericht anhängig ist.
   
7. Dokumente, die für die Beurteilung der Beschwerde erforderlich sind.
   

(2) Ist die Beschwerde unvollständig oder unverständlich, so ist der Berechtigte durch den Ombudsmann, unter Setzung einer angemessenen Frist, zur Ergänzung oder Erläuterung aufzufordern. Kommt der Berechtigte der Aufforderung nicht nach, wird angenommen, dass er das Verfahren nicht fortsetzen will. Auf diese Folge ist der Berechtigte in der Aufforderung hinzuweisen. 

§ 9 Ablehnung der Schlichtung

Der Ombudsmann hat die Bearbeitung einer Beschwerde abzulehnen, wenn

1. die Ombudsstelle nicht zuständig ist oder
   
2. die Beschwerde offensichtlich unbegründet oder schikanös ist oder
   
3. bereits eine rechtskräftige Entscheidung oder ein gerichtlicher Vergleich zum gegenständlichen Streitfall vorliegt bzw. ein Verfahren bei Gericht anhängig ist oder
   
4. der Beschwerdeführer nicht glaubhaft macht, dass er eine Einigung mit dem Beschwerdegegner bereits gesucht hat oder
   
5. der Beschwerdeführer die Erklärung über die Entbindung vom Datenschutz verweigert oder
   
6. die Behandlung der Streitigkeit den effektiven Betrieb der Schlichtungsstelle ernsthaft beeinträchtigen würde.
   

§ 10 Teilnahme der Pensionskasse

(1) Ist die Beschwerde zulässig, so ist der Berechtigte über die weiteren Verfahrensschritte zu informieren sowie zur Abgabe der notwendigen Erklärung über die Entbindung vom Datenschutz und der Zustimmung zur Datenverwendung aufzufordern.

(2) Liegen Erklärung und Zustimmung vor, wird die Beschwerde mit der Erklärung über die Entbindung vom Datenschutz an die Pensionskasse weitergeleitet.

§ 11 Sachverhaltsermittlung

(1) Der Ombudsmann hat die Beschwerde samt den dazugehörigen Informationen und Unterlagen sowie jede Stellungnahme und sonstiges Vorbringen der Parteien, der jeweiligen Gegenpartei zur Äußerung innerhalb einer angemessenen, vom Ombudsmann festzusetzenden, Frist zu übermitteln.

(2) Die Beweisaufnahme und Beweiswürdigung obliegt dem Ombudsmann.

(3) Die Parteien sind berechtigt, zu den Beweisergebnissen innerhalb einer angemessenen, vom Ombudsmann festzusetzenden, Frist Stellung zu nehmen.

(4) Der Ombudsmann kann erforderlichenfalls Sachverständige heranziehen.

(5) Den Parteien ist die Möglichkeit zu geben, sich zur Stellungnahme des Sachverständigen zu äußern.

(6) Der Ombudsmann kann die Parteien zu einem Schlichtungsgespräch einladen.

§ 12 Vermittlung und Lösungsvorschlag

(1) Der Ombudsmann kann den Parteien einen konkreten Vorschlag zu deren Streitbeilegung unterbreiten.

(2) Den Parteien ist für ihre Zustimmung bzw. Ablehnung des Lösungsvorschlags eine angemessene, vom Ombudsmann festzusetzende, Frist einzuräumen.

§ 13 Beendigung des Verfahrens

(1) Das Verfahren ist zu beenden, wenn

1. eine Einigung erzielt wurde oder
   
2. der Berechtigte seinen Antrag zurückzieht bzw. erklärt, das Verfahren nicht fortsetzen zu wollen oder
   
3. sich während des Verfahrens ergibt, dass ein Grund für die Ablehnung der Beschwerde vorliegt oder
   
4. der Einigungsversuch erfolglos verlaufen ist.
   

(2) Der Ombudsmann hat die Parteien von der Beendigung des Verfahrens unter Anführung der Gründe zu verständigen.

§ 14 Haftung

Eine Haftung des Ombudsmanns für seine Tätigkeit ist ebenso ausgeschlossen wie eine Haftung des Fachverbands der Pensions- und Vorsorgekassen.

§ 15 In Kraft treten

Diese Verfahrensordnung tritt am 1. November 2020 in Kraft.