FinanzOnline

Wesentliche Voraussetzung für die Nutzung des Systems ist die Übermittlung folgender Unterlagen an die jeweiligen Klientenfinanzämter   

• Liste der aktuell vertretenen Klient:innen
  • Formular als pdf-Ausdruck für Buchhalter:innen,
  • Formular als pdf-Ausdruck für Personalverrechner:innen
  • Bilanzbuchhalter:innen können ihre Vollmacht in FinanzOnline selbst unter dem Punkt Admin/Vertretung Einzel setzen
• Kopien der entsprechenden Vollmachtsurkunden. Bilanzbuchhalter:innen können sich auf ihre Vollmacht berufen und müssen keine Vollmacht vorlegen.

Grundvoraussetzungen dafür ist jedoch eine online Anmeldung oder eine persönliche Anmeldung zu FinanzOnline bei einem beliebigen Finanzamt mit dem Formular FON1 unter Vorlage eines Lichtbildausweises. Die Angabe des Codes der jeweiligen Standesvertretung im Formular FON 1 ist nicht erforderlich. Die Übermittlung der Zugangskennungen erfolgt entweder persönlich am Finanzamt oder durch Zustellung mit Rückscheinbrief (RSa). Bei Verlust der Zugangskennung kann der Start-Pin zurückgesetzt werden. 

» Informationen zur Anmeldung, Rücksetzen und Abmeldung 

Informationsschreiben des BMF und des FV UBIT

• Integration der Bilanzbuchhalter als berufsmäßige Parteienvertreter in FinanzOnline
• Integration der Buchhalter als berufsmäßige Parteienvertreter in FinanzOnline
• Integration der Personalverrechner als berufsmäßige Parteienvertreter in FinanzOnline

FinanzOnline Funktionen

• Übermittlung der Bilanzen an das Firmenbuchgericht
• Ermittlung der Steuernummern bei Kenntnis der Sozialversicherungsnummer  

Bilanzbuchhalter:innen sind zur Ermittlung der Steuernummern bei Kenntnis der Sozialversicherungsnummer berechtigt. Die Funktion findet sich im Menü "Abfragen“, Unterpunkt "Steuernummer“. 

• Arbeitnehmerveranlagung - Übermittlung über FinanzOnline 

Bilanzbuchhalter:innen und Personalverrechner:innen können für ihre Klient:innen die Arbeitnehmerveranlagung für die letzten 5 Jahre durchführen. Die von den Klient:innen unterfertigten Arbeitnehmerveranlagungen sind 7 Jahre lang am Berufssitz der Bilanzbuchhalter:innen/Personalverrechner:innen aufzubewahren.

Die Übermittlung der Arbeitnehmerveranlagung ist sowohl über FinanzOnline als auch mittels Papier-Formular möglich. Die Formulare können auf der Website des Finanzministeriums bestellt werden. 

Vorgehensweise der Übermittlung der Arbeitnehmerveranlagung als elektronischer Bote: 

» Die Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) steigt in FinanzOnline mit seinen eigenen Zugangsdaten ein.

» Die Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) wählt im Dialogverfahren zur Steuernummer des Kunden die Erklärung zur Arbeitnehmerveranlagung des betreffenden Jahres. 

» Den Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) wird im Zwischenfenster folgender Text angezeigt:

» Nach Bestätigung dieser Zwischenseite können die Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) die Eingaben der Erklärung zur Arbeitnehmerveranlagung im Dialogverfahren tätigen, wobei ihnen die Lohnzettel und Bescheinigungen nach § 109 EStG der betreffenden Klient:innen zur Verfügung stehen. Gleichzeitig mit dieser Bestätigung erhalten die Klient:innen eine schriftliche Verständigung.

» Die Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) senden die Erklärung zur Arbeitnehmerveranlagung ab.

• Anforderung eines Nachweises über die Erfassung als Unternehmer:in (U 70a)

Für Sie erreicht: Die Anforderung eines Nachweises über die Erfassung als Unternehmer:in (U70a) steht seit Anfang 2018 in FinanzOnline zur Verfügung. 

Bisher konnte dies nur per Fax vom Finanzamt angefordert werden.

• Eingabe von Null-Beträgen

Für Sie erreicht: Die Eingabe von Null-Beträgen beim Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag steht seit Anfang 2018 in FinanzOnline zur Verfügung.

Bisher war die Eingabe der Zahl Null beim Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag nicht möglich und es musste 0,01 eingegeben werden. Die Abweichungen mussten in der Folge berichtigt werden.

• Eingeben der Steuernummer

Wechselt der Bilanzbuchhalter oder die Bilanzbuchhalterin in FinanzOnline die Ansicht, z.B. von Steuerakt auf Steuerkonto, muss die Steuernummer erneut eingegeben werden. Das wiederholte Eingeben der Steuernummer ist fehleranfällig und kostet Arbeitszeit. Die Eingabe der Steuernummer in einer vorgelagerten Maske würde dieses Problem beheben.

Das BMF hat auf die Möglichkeit des Zwischenspeicherns im Browser verwiesen. Dadurch wird die Fehlerquelle ausgeschaltet.

• Abfragemöglichkeit der Familienbeihilfe-Informationen für Klient:innen

Für Sie erreicht: Die Abfrage der Familienbeihilfe bei der Arbeitnehmerveranlagung  ist seit 7. Jänner 2019 für Bilanzbuchhalter:innen aufgrund der Berechtigung zur elektronischen Akteneinsicht möglich.  

• Abfragemöglichkeit der Steuernummer über die Sozialversicherungsnummer

Für Sie erreicht: Die Funktion der Suche von Steuernummern auf Grund von SV-Nummern wird auch für Buchhalter:innen freigeschaltet, da Buchhalter:innen zur Vertretung in Angelegenheiten der unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen und zur elektronischen Akteneinsicht berechtigt sind. 

• Arbeitnehmerveranlagung - Nachreichung von Unterlagen in Papierform als Bote

Die Nachreichung ist weiterhin nur in Papierform möglich, da die Übermittlung von nachgereichten Unterlagen mittels Botenfunktion in FinanzOnline technisch nicht umsetzbar ist. Eine Einschränkung auf diese Form der Übermittlung ist nicht möglich. 

Haben Sie Anregungen?

Der Fachverband UBIT und das BMF haben ein Kontaktkomitee für einen regelmäßigen Erfahrungsaustausch eingerichtet und Anregungen für Verbesserungen in FinanzOnline können an ubit@wko.at übermittelt werden. Der Fachverband wird weiterhin an den nicht umgesetzten Forderungen aus dem Forderungskatalog festhalten.

Stand: 28.09.2023