Geldwäsche-Vorort-Überprüfungen

Im Rahmen einer Geldwäsche-Vorort-Prüfung können Versicherungsagenten von der Prüfbehörde zu verschiedenen Themen befragt werden. Die nachstehende Checkliste kann eine erste Orientierung bieten, welche möglichen Fragenstellungen im Rahmen einer Geldwäsche-Vorort-Überprüfung thematisiert werden könnten. 

Bitte beachten Sie, dass diese Checkliste lediglich als Vorbereitungshilfe dient. Die tatsächlichen Fragen und Themen im Rahmen einer Geldwäsche-Vorort-Prüfung können selbstverständlich von den nachstehenden Fragen abweichen, da Behördenvertreter weitere Themen aufgreifen oder zusätzliche Fragen stellen können. Die folgende Checkliste dient somit nur als Unterstützung im Rahmen der Vorbereitung für eine Geldwäsche-Vorort-Überprüfung.

Wurden die Pflichten des § 365p, 365q GewO (Identifizierung, Zweck der Geschäftsbeziehung, Überwachung der Geschäftsbeziehung) gegenüber Kunden eingehalten? 

• Liegt ein Gewerbe vor, das den Verpflichtungen zur Verhinderung der Geldwasche und der Terrorismusfinanzierung untetworfen ist?
• Kundenstruktur:
  • Anteil der ausländischen Kunden über 50 Prozent
  • Gibt es auch juristische Personen aus dem In- und Ausland als Kunden?
  • Gibt es politisch exponierter Personen (PEP's) (PEP's = natürliche Personen, die wichtige öffentliche Ämter in Österreich oder im Ausland ausüben oder bis zu vor einem Jahr ausgeübt haben)
• Feststellung, ob dazu die nötigen Unterlagen betreffend Kundenidentifizierung vorliegen (Ausweiskopien). Gilt bei Vermittlung von Lebensversicherungen auch für Begünstigte!
  • Erfolgt eine Kundenidentifizierung bei jur. Person/Gesellschaften? Wie? Die Kundenidentifizierung erfolgt Ober einen Grundbuchsauszug/Firmenbuchauszug, Abfragen beim KSV 1860 sowie Ausweiskontrolle des Vertreters.
  • Wird der wirtschaftliche Eigentümer einer jur. Person/Gesellschaft ermittelt? — Wie? (Einschau ins WiERegister, Ausweiskopien, vertiefte Prüfungen, Internetrecherche, durch Notare oder Rechtsanwalte im Standort des Kunden? Leumundeinholung? ...) Die Ermittlung des wirtschafzlichen Eigentümers erfolgt Ober die Anteilsverhältnisse im Firmenbuch. Weiterführende Ermittlungen, insbesondere bei Gesellschaftskonstrukten, werden nicht angestellt.
• Gibt es eine Kundenkartei / Kundendossier — mit entsprechenden Vermerken hinsichtlich Risikobeurteilung?
• Werden die Sorgfaltspflichten dem festgestellten Risiko angepasst? 
  

Wurden die erhöhten Pflichten des § 365s GewO (Ferngeschäfte, politisch exponierte Personen, erhöhte Gefahr der Anonymität) gegenüber Kunden sowie erhöhte Überwachung der Geschäftsbeziehung eingehalten? 

• Feststellung, ob Maßnahmen zur Identifizierung politisch exponierter Personen (PEP's) gesetzt wurden. Gilt bei Vermittlung von Lebensversicherungen auch für Begünstigte
• Werden bei PEP's erforderliche Maßnahmen gem. § 365s Abs 1 gesetzt? Zustimmung der Führungsebene einholen, bevor sie Geschäftsbeziehungen mit Kunden eingehen; Herkunft des Vermögens ermitteln, Geschäftsbeziehungen einer verstärkten, laufenden Überwachung unterziehen).
  • Wird in Bezug auf Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen geprüft, ob Drittländer mit hohem Risiko beteiligt sind?
  • Ist die aktuelle EU-Verordnung Ober Hochrisikoländer bekannt? (derzeit: Verordnung (EU) 2016/1675 der Kommission idgF )
  • Liegt die Liste im Betrieb auf?
• Werden in Bezug auf Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen, an denen Drittländer mit hohem Risiko beteiligt sind, die verstärkten Sorgfaltspflichten angewandt? 

Wurden die Pflichten des § 365n1 GewO zur Risikobewertung eingehalten? 

• Wird eine Risikoanalyse mit den zur Verfügung stehenden Excel-Tabellen oder in anderer geeigneter Weise vorgenommen?
• Eventuell Besprechunq der vorlieqenden Risikoanalyse mit Unternehmer
  • Entspricht die Risikoanalyse den gesetzlichen Vorgaben?
  • Ist die Risikoanalyse plausibel?

Wurden die Pflichten des § 365t GewO (Meldepflichten) eingehalten? 

• Ist ein goAML-Zugang vorhanden?
• Gab es jemals Meldungen an die Geldwäschemeldestelle?
• Ist bekannt, welche Falle meldepflichtig sind? Die Meldepflicht gilt insbesondere bei Verdacht für komplexe oder unüblich große Transaktionen oder Transaktionen von unüblichem Muster ohne offensichtlichen wirtschaftlichen oder erkennbaren rechtmäßigen Zweck. In solchen Fallen haben die Gewerbetreibenden soweit möglich den Hintergrund und Zweck solcher Transaktionen zu prüfen und die Ergebnisse schriftlich aufzuzeichnen und aufzubewahren
• Feststellung, ob Verdachtsfalle gegeben waren.
• Wenn ja, Überprüfung, ob Mitteilungen an die Geldwäschemeldestelle erfolgt sind und
• ob es Fälle gab, bei denen Transaktionen nicht vorgenommen wurden (§ 365u)
• Sind jene Personen/Organisationen bekannt, die aufgrund von Resolutionen des UN-Sicherheitsrats sanktioniert sind.

Wurden die Pflichten des § 365y GewO (Aufbewahrung von Aufzeichnungen) eingehalten?

• Feststellung, ob es die entsprechenden Aufzeichnungen gibt und diese mindestens ft:1ff Jahre aufbewahrt werden (Basisdaten des Kunden, Belege Ober Geschäftsbeziehungen, Transaktionsbelege, ...). 

Wurden die Pflichten des § 365z GewO (interne Verfahren, Schulungen) eingehalten? Speziell bei hoher Mitarbeiteranzahl, hoher Arbeitsteilung, Filialnetz, Organisationsstruktur ins Ausland reichend?

• Gibt es einen Geldwäschebeauftragten im Betrieb?
• Feststellung, ob es entsprechende interne Anweisungen und Verfahrensvorschriften zur Verhinderung von Geldwasche/Terrorismusfinanzierung gibt? Die Gewerbetreibenden haben angemessene und geeignete interne Verfahren für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten ... einzurichten, um.. Geldwäsche ... zu verhindern. Interne Weisungen vorhanden, jedoch nicht verschriftlicht.
• Feststellung, ob Schulungen der Angestellten erfolgt sind
• Sind Datenschutzbestimmungen bekannt (z.B. sind Meldungen der Mitarbeiter auch anonym möglich?) Besteht die Möglichkeit zur betriebsinternen Meldung von Verstößen wie von § 365m1 Abs. 11 GewO vorgesehen ("Geldwäschemeldebriefkasten")