Wie bereite ich den ersten Arbeitstag meines:r Mitarbeiter:in vor?

Anmeldung beim Sozialversicherungsträger 

Seit 1.1.2008 müssen DienstnehmerInnen ausnahmslos vor Dienstantritt beim entsprechenden Sozialversicherungsträger (in den meisten Fällen die Gebietskrankenkasse aus dem jeweiligen Bundesland) angemeldet werden. 

Die Anmeldung ist grundsätzlich via Internet über elda.at durchzuführen. (Sollten weder Sie noch Ihr/e selbstständige BuchhalterIn oder Ihr/e SteuerberaterIn bzw. WirtschaftstreuhänderIn einen Internetzugang zur Verfügung haben, können Sie die Anmeldung auch über den Postweg durchführen). Für die Anmeldung über ELDA ist es notwendig, sich einmalig zu registrieren. Im Anschluss daran können Sie die ELDA-Software sowie das Meldeformular aufrufen. 

Für die Anmeldung und das Ausfüllen des Formulars benötigen Sie folgende Daten

• Dienstgeber-Kontonummer (bekommen Sie bei der Registrierung) 
• Name, akademischer Grad, Geschlecht, Anschrift, Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum 
• Staatsangehörigkeit Ihres/ihrer MitarbeiterIn (diese Daten müssen Sie rechtzeitig vor der Anmeldung einholen, im besten Fall können Sie diese dem Personalstammblatt entnehmen und durch Vorzeigen des Meldezettels und der E-Card bestätigen lassen) 
• geringfügig beschäftigt oder nicht 
• Datum des ersten Arbeitstages 
• Art der Tätigkeit 
• das monatliche Entgelt sowie die Sachbezüge 
• die Regelungen, denen das Dienstverhältnis unterliegt 

Nach der Bearbeitung durch die Sozialversicherung erhält die/der DienstgeberIn zwei Kopien der Anmeldung. Eine geben Sie bitte der/dem DienstnehmerIn.  

Vergessen Sie nicht, die/den MitarbeiterIn sofort anzumelden. Eine verspätete Anmeldung kann zur Zahlung eines Beitragszuschlags führen.  

Bedenken Sie bitte auch die besonderen Bestimmungen bei der Beschäftigung von Ausländern. 

Zeitaufzeichnungen 

Da die Bestimmungen des Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetzes einzuhalten sind, sollten Sie Überlegungen anstellen, in welcher Form die/der DienstnehmerIn ihre/seine Zeitaufzeichnungen führen soll. Dies kann händisch, in einer Excel- Liste oder in einer eigenen Software erfolgen. 

Wichtig ist, dass aus den Aufzeichnungen ersichtlich ist, an welchem Tag Ihr/e MitarbeiterIn von wann bis wann gearbeitet hat. Diese Aufzeichnungen können bei der Prüfung durch die Behörde relevant sein. 

Personalverrechnung 

Ein paar Fragen aus dem Gebiet der Personalverrechnung

• Wie kommt man vom Bruttogehalt auf das Nettogehalt? 
• Welche Zulagen gibt es und wie werden diese behandelt? 
• Wie versteuert man Sonderzahlungen? 
• Welche Regelungen gelten betreffend Überstunden? 
• Was sind Sachbezüge und wie werden diese berechnet? 
• Wann kommt eine Pendlerpauschale zum Tragen? 
• Was sind der Alleinverdiener- und der Alleinerzieher-Absetzbetrag und wie werden wiese steuerlich behandelt? 
• Zu welchem Termin muss man Steuern und Abgaben an welche Stelle überweisen? 
• Was ist zu tun, wenn die Dienstnehmerin schwanger ist? 
• Wie erfolgt die Abrechnung, wenn die/der MitarbeiterIn kündigt? 

Wenn Sie alle Fragen beantworten konnten, sind Sie wahrscheinlich PersonalverrechnerIn oder sehr bewandert in den Themen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. 

Dann werden Sie unseren Tipp wahrscheinlich nicht in Anspruch nehmen. Allen anderen Personen empfehlen wir die Zuhilfenahme eines/r SteuerberaterIn oder eines/r PersonalverrechnerIn. 

Durch die Beauftragung eines Profis können Sie sicher sein, dass alle Pflichten und Fristen eingehalten werden und diese immer up to date sind, was die Änderungen der Beitragssätze, Bemessungsgrundlagen und anderer Details betrifft. 

Weitere Tätigkeiten der Personalverrechnung

• Ermittlung des Grundbezugs der MitarbeiterInnen, ebenso aller zusätzlichen Gehaltsbestandteile wie Provisionen, Prämien, Überstunden, Sachbezüge, Feiertags-, Kranken-, Urlaubsentgelte und Zulagen. 
• Berechnung aller Abzüge (Sozialversicherungsbeiträge für DienstnehmerIn und DienstgeberIn, die Lohnsteuer und die verschiedenen DienstgeberIn-Abgaben wie Dienstgeberzuschlag, Kommunalsteuer etc.). 
• Bei Vorliegen einer Gehaltspfändung wird diese durchgeführt und darauf geachtet, dass den MitarbeiterInnen das Existenzminimum erhalten bleibt. 
• Ermittlung des Nettogehalts und zeitgerechte Überweisung an die MitarbeiterInnen. 
• Rechtzeitige Abführung der Steuern und Abgaben. 
• Bei Beendigung des Dienstverhältnisses wird dem Finanzamt und der Gebietskrankenkasse ein Lohnzettel übermittelt. 

Schlussendlich sind SteuerberaterInnen oder PersonalverrechnerInnen Ihre Ansprechpartner für alle weiteren Fragen aus den Gebieten Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Eine Beauftragung lohnt sich also. 

Einrichten des Arbeitsplatzes 

Da Sie Ihre/n neue/n MitarbeiterIn ab dem ersten Tag bezahlen, sollten Sie auch in Ihrem Interesse dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz Ihrer/s neue/n MitarbeiterIn bereits vor Dienstantritt eingerichtet ist. Ein gut eingerichteter Arbeitsplatz wirkt gleich wie ein Willkommensgruß an die/den MitarbeiterIn und signalisiert ihr/m Ihre Wertschätzung. 

Legen Sie neben der Ausstattung mit Arbeitsmaterialen etc. auch Wert auf die Arbeitsplatzergonomie (siehe dazu z. B. auva.at/publikationen) und befragen Sie die/den DienstnehmerIn nach ihren/seinen Wünschen bzw. Bedürfnissen hinsichtlich Arbeitsmaterialen und Ergonomie. 

Was die Versorgung mit Spinden etc. betrifft, finden Sie wichtige Informationen in der Arbeitsstättenverordnung. 

Vergessen Sie auch nicht auf die „elektronische“ Ausstattung des Arbeitsplatzes durch Vergabe eines eigenen Passwortes für die EDV bzw. Einrichten eines eigenen E-Mail-Accounts.