Was muss ich beim ersten Arbeitstag meiner Arbeitskraft beachten?

Wir empfehlen Ihnen, sich für diesen ersten Tag genügend Zeit zu nehmen, um alle Fragen beantworten zu können. Es ist ratsam, mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter folgende Themen zu besprechen: 

Infrastruktur und Räumlichkeiten 

• Wo befindet sich der Arbeitsplatz? 
• Ist eine Parkmöglichkeit vorhanden? Wenn ja, darf die/der MitarbeiterIn ihr/sein Auto überall abstellen oder gibt es Ihrem Unternehmen zugeordnete Parkplätze (z. B. bei der gemeinsamen Nutzung eines Parkhauses/ einer Parkgarage)? 
• Wo kann die/der MitarbeiterIn seine Pause verbringen/essen? 
• Wo ist das WC? 
• Wo darf die/der MitarbeiterIn seine Garderobe/ Tasche/mitgebrachten Arbeitsmaterialien verstauen? 

Je nach Unternehmensbranche können auch folgende Fragen aufkommen: 

• Gibt es eine Möglichkeit, sich umzuziehen/zu waschen (bei Handwerksbetrieben)? 
• Gibt es Räume, zu denen die/der MitarbeiterIn keinen Zutritt hat und warum? (z. B. Serverraum oder private Räumlichkeiten) 
• Wo befinden sich die Lagerräumlichkeiten? 

Arbeitsmaterialien 

Der Arbeitsplatz sollte entweder bereits mit einer Grundausstattung der notwendigen Materialen (Schreibutensilien, Werkzeuge etc.) ausgestattet sein oder Sie sollten im Gespräch mit der/dem MitarbeiterIn nach ihren/seinen Wünschen betreffende Arbeitsmaterialien fragen und ihr/ihm dann gleich zeigen, wo sich diese befinden. An dieser Stelle kann auch gleich besprochen werden, wer für Nachschub bzw. Bestellungen des Büromaterials etc. verantwortlich ist. 

EDV 

Teilen Sie der/dem MitarbeiterIn die Passwörter und Berechtigungen für die verwendete IT mit. 

Arbeitssicherheit und Arbeitskleidung 

Die Arbeitssicherheit und Arbeitsbekleidung ist ebenfalls ein sehr spezielles Thema für einzelne Branchen und sollte auf jeden Fall bedacht werden. 

Gibt es Bestimmungen, die durch MitarbeiterInnen im Umgang mit Arbeitsmaterialien/ Werkzeugen etc. einzuhalten sind? Je nach gesetzlichen Bestimmungen ist der/dem MitarbeiterIn zu zeigen, welche Arbeitskleidung (Helm, Schürze etc.) vorhanden und zu verwenden ist. 

Organisatorisches 

Gerade wenn ein Unternehmen nur aus zwei Personen besteht, gilt es gewisse organisatorische Fragen gut zu klären. Dazu gehören: 

• Arbeitszeit 
  Besprechen Sie noch einmal die Arbeitszeit mit Ihrer/m MitarbeiterIn. Gibt es Kernzeiten, zu denen die/der MitarbeiterIn unbedingt da sein soll? Wie wird ein Zeitausgleich gehandhabt? 
  Wie lange vorher soll er angekündigt werden? An dieser Stelle können Sie sich die Zeitaufzeichnung besprechen (in welcher Form soll diese geführt werden). 

• Unternehmensgegenstand 
  Gehen Sie mit Ihrer/m MitarbeiterIn Ihre Produkte und Leistungen durch. Wer sind die wichtigsten KundInnen/LieferantInnen? Was sind die Ziele in nächster Zeit? Haben Sie auch Unterlagen, die Sie der/dem MitarbeiterIn zur Verfügung stellen können? Vielleicht ist es sinnvoll, die/den MitarbeiterIn bei den wichtigsten KundInnen/LieferantInnen persönlich vorzustellen? 

• Abläufe 
  An dieser Stelle erklären Sie der/dem MitarbeiterIn, wie die Arbeitsabläufe bislang waren und was sie/er nun übernehmen soll. Ermuntern Sie, Verbesserungsvorschläge einzubringen. Sprechen Sie mit ihr/m über die Aufgaben, die sie/er ab nun übernehmen soll und welche Unterstützung Sie sich davon erhoffen. 

• Phase der Einschulung 
  Wie wird die Einschulung genau aussehen? Durch wen wird sie erfolgen (eventuell auch durch Lieferanten etc.)? Was erhoffen Sie sich in der Einschulungsphase im Hinblick auf Ziele? Innerhalb welcher Zeit soll die/der MitarbeiterIn welche Aufgaben selbständig erledigen können? Was sind die ersten Aufgaben, die zu erledigen sind? Fragen Sie die/den MitarbeiterIn auch, ob sie/er den Zeitplänen zustimmt.  

• Pausenregelung 
  Wie sind die Pausen hinsichtlich Anzahl und Ausmaß geregelt? Ist die Pause vorgegeben (z. B. aufgrund der Öffnungszeiten) oder frei wählbar? 

• Urlaub 
  Wann soll die/der MitarbeiterIn ihren/seinen Urlaub beantragen (Welche Vorlaufzeit wird benötigt?) und in welcher Form (schriftlich, mündlich)? Gibt es eventuell einen Betriebsurlaub (falls das nicht schon beim Einstellungsgespräch besprochen wurde)?

• Verhalten im Krankheitsfall 
  An dieser Stelle sollte der/dem MitarbeiterIn mitgeteilt werden, ob sie/er den Krankenstand auch am Wochenende/Feiertag bekannt geben soll oder ob sie/er damit bis zum nächsten Arbeitstag warten soll (um z. B. zu verhindern, dass KundInnen vor einem geschlossenen Geschäft warten, weil die/der MitarbeiterIn nach einem Feiertag/Wochenende auf den nächsten Arbeitstag wartet, um ihren/seinen Krankenstand bekannt zu geben). 

• Privatsphäre/Privatnutzung 
  Sollte sich der Arbeitsplatz in Ihren privaten Räumlichkeiten befinden, gilt es hier eine Abgrenzung zu ziehen bzw. der/dem MitarbeiterIn mitzuteilen, welche Räume privat sind. Was die Privatnutzung von Telefon, Handy, Internet, Drucker und Kopierer betrifft, empfiehlt es sich dieses Thema mit der/dem MitarbeiterIn zu besprechen, damit feststeht, was in welchem Ausmaß erlaubt oder nicht erlaubt ist. An dieser Stelle sei noch einmal erwähnt, dass es ganz wichtig ist, der/dem neue/n MitarbeiterIn die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen. So können Missverständnisse oder Unsicherheiten vermieden werden.