Die Gelangensbestätigung

Mit der Gelangensbestätigung bestätigt der österreichische Erwerber, dass er die vertragsgegenständliche Ware erhalten hat. Wann kann ein deutscher Lieferant von einem österreichischen Erwerber die Ausstellung der Gelangensbestätigung wünschen? Grundsätzlich wird er den Wunsch dann äußern, wenn dem Lieferanten kein anderer gültiger Nachweis vorliegt. Nachstehend einige Anwendungsfälle, wobei diese Liste keinesfalls vollständig angesehen werden darf:

• Bei Beförderungen (Lieferungen durch das deutsche Unternehmen mit eigenem Transportmittel oder Selbstabholung durch das österreichische Unternehmen mit eigenem Transportmittel)
• Zum Beispiel bei Lieferkonditionen, bei denen der vereinbarte Lieferort in Deutschland liegt (z.B. EXW oder FCA "benannter Ort in Deutschland") und der österreichische Erwerber den Transport veranlasst. Der deutsche Lieferer hat somit keinen Frachtbrief bzw kein Tracking and Tracing-Protokoll als Nachweis.
• Wenn der Frachtbrief nicht den Formvorschriften entspricht.

Ein Frachtbrief kann vom deutschen Lieferer als Nachweis der steuerbefreiten innergemeinschaftlichen Lieferung herangezogen werden. Dies wir in der Praxis jedoch kaum von Bedeutung sein, da er um Nachweischarakter zu erlangen auch die Unterschrift des Warenempfängers tragen muss. Der CMR-Frachtbrief muss darüber hinaus vom Auftraggeber des Spediteurs, also vom Versender unterschrieben sein.

Die Gelangensbestätigung muss folgende Angaben beinhalten:

• Name und Anschrift des Abnehmers
• Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer, wenn der Liefergegenstand ein Fahrzeug ist.
• Angabe von Ort und Monat (nicht Tag) des Endes der Beförderung oder Versendung, d. h. des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet. Dies gilt auch, soweit der Abnehmer die Ware selbst abholt und befördert. D. h., in dem Fall muss er im Nachhinein nicht nur - wie jetzt - bei Abholung die Bestätigung abgeben.
• Ausstellungsdatum der Bestätigung
• Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten.

Aus gegebenem Anlass weisen wir besonders darauf hin, dass die Gelangensbestätigung ausschließlich als Nachweis für in DEUTSCHLAND ansässige bzw. steuerlich veranlagte Lieferer (aus anderen Staaten) dient, die mit ihrer deutschen Umsatzsteueridentifikationsnummer innergemeinschaftliche Lieferungen tätigen!

Überdies ist sie nicht der einzige Nachweis den die deutsche Umsatsteuer-Durchführungsverordnung vorsieht. Sie ist daher auch nicht zusätzlich zu bereits vorhandenen gültigen Nachweisen vom deutschen Lieferer anzufordern.

Bei der deutschen Gelangensbestätigung ist die elektronische Übermittlung zulässig. In diesem Fall kann auf die schriftliche Unterzeichnung verzichtet werden. Die Gelangensbestätigung kann elektronisch übermittelt werden. Dies kann z.B. per e-Mail mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des elektronischen Datenaustauschs (EDI) erfolgen. Das deutsche Bundesministerium der Finanzen hielt in einem Schreiben fest, dass eine wirksame elektronische Übermittlung auch dann möglich ist, wenn der Ort der elektronischen Übermittlung nicht mit dem Ort des Gelangens des Liefergegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet (= Lieferort) übereinstimmt. Eine auf elektronischem Weg erhaltene Gelangensbestätigung kann für umsatzsteuerliche Zwecke auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Wenn die Gelangensbestätigung per e-Mail übermittelt wird, so ist diese Mail gleichfalls zu archivieren, auch wenn sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausgedruckt wurde. Dies ist nach Ansicht des deutschen Bundesministeriums der Finanzen notwendig um den Nachweis der Herkunft des Dokuments vollständig führen zu können. Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung für max. 3 Monate ausgestellt werden. Gleichfalls muss sie nicht notwendiger Weise aus einem Dokument bestehen, sondern kann sich aus mehreren Unterlagen zusammensetzen. Es besteht kein Formularzwang, obwohl das deutsche Bundesministerium der Finanzen ein Muster dieser Bestätigung erstellt hat.

Hinweis für österreichische Speditions-, Logistik- und Transportunternehmen:

Es ist allen österreichischen Speditions-, Logistik- und Transportunternehmen dringend davon abzuraten, ihren deutschen Auftraggebern eine Zusage oder gar Bestätigung zur Beschaffung dieser Gelangensbestätigung abzugeben, da dies weder in ihrem direkten Einflussbereich liegt, noch zu ihren unmittelbaren Pflichten gehört. Darüber hinaus würden sie sich den zivilrechtlichen Ansprüchen ihrer Auftraggeber aussetzen, falls sie die Verpflichtung zur Einholung der Gelangensbestätigung eingehen und diese nicht beibringen können. Die Gelangensbestätigung ist nicht mit der Spediteurbescheinigung vergleichbar!!

Die Spediteurbescheinigung nach der deutschen Umsatzsteuerdurchführungsverordnung unterscheidet sich etwas von der in den österreichischen Umsatzsteuer-Richtlinien festgelegten Bescheinigung. Als neue Pflichtangabe wurde der „Monat des Endes der Beförderung“ neu vorgeschrieben. Das deutsche BMF möchte verhindern, dass die unzulässige Praxis weitergeführt wird, wonach Spediteurbescheinigungen automatisch mit der Rechnung erstellt und übermittelt wurden, ohne dass der Transport beendet war.

Darüber hinaus kann der deutsche Lieferer den Nachweis durch eine Spediteurversicherung führen, wenn die Versendung der Ware durch den Abnehmer erfolgt, d.h. der Abnehmer Auftraggeber des Spediteurs ist.

Diese Spediteurversicherung hat folgende Angaben zu enthalten:

• Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers sowie Ausstellungsdatum
• Name und Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers
• Menge des Gegenstands der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung
• Empfänger des Gegenstands der Lieferung und Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet
• eine Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, den Gegenstand der Lieferung an den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet zu befördern
• Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers

Im Gegensatz zur Spediteurbescheinigung ist bei der deutschen Spediteurversicherung die elektronische Übermittlung NICHT zulässig. Auch hier sind die deutschen Interessenvertretungen bemüht eine Vereinfachung durch die elektronische Übermittlung zu bewirken. Zusätzlich zu der Versicherung ist ein Nachweis erforderlich, dass tatsächlich ein Liefergeschäft vorlag. Dies kann im Normalfall durch einen Zahlungseingang auf dem Konto des Lieferers erfolgen.

Neu ist auch, dass der deutsche Lieferer den Nachweis durch ein Tracking and Tracing-Protokoll führen kann. Das deutsche BMF hat im Entwurf des Anwendungsschreiben festgelegt, dass es sich hierbei um eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und einem „von dem mit der Beförderung Beauftragten erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist“. Darunter ist ein nachvollziehbarer Nachweis des Transports bis zur Ablieferung beim Empfänger, aus dem Monat und Ort des Endes der Beförderung ersichtlich sind, zu verstehen.

Alle Angaben erfolgen trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr. Eine Haftung der Wirtschaftskammern Österreichs ist ausgeschlossen. Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter