ihrbüroservice: Büro auf Zeit und nach Bedarf

Seit 2013 ist in der Maximilianstraße 7 in Kufstein Romana Künigs Unternehmen „ihrbüroservice“ beheimatet. Wie der Name schon verrät, hat sich die Unternehmerin darauf spezialisiert, ihren Kundinnen und Kunden bei allen Herausforderungen des Büroalltags unter die Arme zu greifen.

„Die Telefonie ist der stärkste Zweig des Unternehmens – unsere Kundinnen und Kunden leiten ihre eingehenden Anrufe zu uns um. Sei es, weil auf Grund von Urlaub, Karenz oder Krankenstand nicht genügend Personal im Einsatz ist oder weil freitags niemand im Büro ist. Gründe dafür gibt es viele“, weiß die Unternehmerin aus Erfahrung. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehen bei eingehenden Anrufen so ans Telefon, wie es die Kund:innen wünschen, bei Bedarf kann das Telefonat auch weiterverbunden werden. Ansonsten werden die Informationen zum Anruf über E-Mail, SMS oder Messenger an die Kund:innen weitergegeben.

„Ein ganz zentraler Punkt in unserer Branche ist, dass wir unkompliziert und flexibel arbeiten. Denn nur dann ist man eine Hilfestellung für die Kundinnen und Kunden“, betont Künig und ergänzt: „Meine Arbeit mache ich mit sehr großer Begeisterung. Man bekommt sehr viel positives Feedback, was Freude macht und man kann gemeinsam viel bewirken.“

In unmittelbarem Zusammenhang mit der Telefonie steht auch das Thema Akquise. Wie kann man sich diese Dienstleistung bei ihrbüroservice vorstellen? „Wir haben Kunden, die zum Beispiel ein neues Produkt einführen. Damit sie dieses neue Produkt präsentieren können, rufen wir deren Kundinnen und Kunden an und vereinbaren Termine zur Produktvorstellung. Wir haben dabei den genauen Terminkalender der Auftraggeber:innen vorliegen und können so optimal planen. Bei erfolgreichem Geschäftsabschluss amortisieren sich die Kosten der Akquise relativ rasch“, weiß die Unternehmerin, die auch Ausschussmitglied in der Fachgruppe der gewerblichen Dienstleister in der WK Tirol ist.

Steckbrief

Funktionärssteckbrief Romana Künig

Was hat Sie dazu motiviert, Funktionärin zu werden?

Motiviert hat mich der Besuch von Fachgruppenobmann Bernhard-Stefan Müller. Er hat im Zuge eines Betriebsbesuchs bei mir bewiesen, dass man in der Funktionärs-Gemeinschaft einiges bewirken und weiterbringen kann.

Worauf sind Sie in Ihrer Funktionärstätigkeit stolz?

Durch meine Betriebsbesuche bekomme ich hautnah die Herausforderungen in der Branche mit. Bei den Ausschusssitzungen kann ich dies dann vorbringen und habe z.B. den Wunsch nach mehr Weiterbildungsangeboten in meinem Berufszweig „Büroservice“ initiieren können oder auch das Gratis-VVT-Ticket für unsere Lehrlinge.

Welche Ziele verfolgen Sie als Funktionärin?

Meine Ziele sind die Aus- und Weiterbildung sowie die Möglichkeit, die die Digitalisierung bietet, voranzutreiben. Die Ausweitung der Berechtigungen der Büroservices ist mir ebenfalls ein großes Anliegen.

Synergien nützen

Bei den Arbeitsbereichen Buchhaltung und Lohnverrechnung kann Künig auf Ressourcen der Muttergesellschaft, der Künig GmbH, zurückgreifen: „Gemeinsam mit der Künig GmbH haben wir die Buchhaltung und Lohnverrechnung auf BMD umgestellt. Das heißt, wir verbuchen keine Papier-Belege mehr, sondern nur noch digitale, also Scans oder Fotos der Belege. Sollte ein Kunde keine Möglichkeit haben, die Belege einzuscannen, zu digitalisieren, dann erledigen wir das sehr gerne. Der Vorteil für die Kund:innen liegt auf der Hand: Sie können uns alle Unterlagen schicken, egal ob per Mail oder WhatsApp.

Die Künig GmbH wird von Romana Künigs Mann Engelbert geführt, auch Tochter Romana Margarethe arbeitet bereits seit 8 Jahren im Unternehmen mit. Romana Künig ist in der Künig GmbH für das Personalmanagement verantwortlich: „Ich lote immer aus, wo die Interessensgebiete der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegen. Sie fangen oft sehr jung bei uns an und die Interessen entwickeln sich im Laufe der Jahre. Hausinterne Wechsel in andere Abteilungen sind keine Seltenheit. Wir decken hier sehr vieles ab: IT, Marketing, Human Resources, Lohnverrechnung, Buchhaltung, Baumanagement, Einkauf – das Aufgabengebiet ist breit gefächert. Mir ist es ein großes Anliegen, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern. Wenn es anderen gut geht, geht es einem selbst auch gut“, unterstreicht die Unternehmerin.

Als dreifache Mutter weiß Künig um die Herausforderungen bei der Vereinbarung von Beruf und Familie. Im 2. Obergeschoss des Betriebsgebäudes steht ein eigener Bereich den Mitarbeiter:innen mit Kindern zur Verfügung: „Jedes Elternteil kennt es: Das Kind ist zu krank für die Schule oder den Kindergarten, aber nicht so krank, dass es im Bett liegen bleiben muss. Genau für solche Situationen stehen unsere Sozialräumlichkeiten zur Verfügung, eingerichtet mit Küche, Badezimmer, Rückzugsraum und einem großen Wohn-Ess-Arbeitsbereich. Die Kinder können fernsehen oder spielen und die Mama oder der Papa sind in greifbarer Nähe“, beschreibt Künig.

Blick in die Zukunft

Eines der Ziele bei ihrbüroservice wäre es für Künig, künftig auch mit Rechtsanwaltskanzleien im Bereich des Schriftverkehrs zusammenzuarbeiten: „Selbstverständlich datenschutzkonform und mit gesichertem Laufwerk“, skizziert Künig. 

Weitere Infos: ihrbüroservice