SCC Geschäftsordnung

1. Wesen und Zweck

Der Fachverband der Mineralölindustrie (FVMI) hat in seiner Rolle als Programmeigentümer der Zertifizierungsprogramme SCC und SGU-Personal ein Sektorkomitee – im Folgenden kurz SK-SCC – eingerichtet.
Im Sektorkomitee SCC (SK-SCC) sind die an einer Akkreditierung und Zertifizierung von Sicherheitsmanagementsystemen gemäß SCC (Sicherheits Certifikat Contraktoren) – sowie SGU (Sicherheit, Gesundheitsschutz und Umweltschutz) -Personal interessierten Kreise vertreten.

2. Aufgaben

Ziel des SK-SCC ist es, zur Verbesserung der Sicherheits,- Gesundheitsschutz- und Umweltschutzstandards sowohl bei Kontraktoren als auch bei deren Beschäftigten beizutragen, insbesondere durch die Entwicklung und Verbreitung des SCC und SGU-Personal Programms.

Das SK-SCC berät den FVMI im Rahmen der SCC / SGU-Personal Programmeigentümerschaft im Hinblick auf technische Anforderungen zur Zertifizierung und in technischen Angelegenheiten für das Betreiben des Zertifizierungssystems. Es hat eine inhaltlich unterstützende Funktion für den Programmeigentümer.

Hieraus ergeben sich die wichtigsten Aufgaben des SK-SCC wie folgt:

• Fortentwicklung der normativen SCC-Dokumente
• Erarbeitung und Pflege von speziellen Zertifizierungskriterien
• Konkretisierung und/oder Ergänzung bestehender Anforderungen an Konformitätsbewertungsstellen
• Erstellung von Checklisten / Fragenkatalogen für die Zertifizierung
• Aufstellung von spezifischen Anforderungen für Auditoren
• Unterstützung bei der Erarbeitung von Kriterien für Schulungen von Auditoren
• Analyse von Beschwerden zum Zertifizierungsprogramm
• Validierung der Programme
• Teilnahme an Programmausschüssen des deutschen Programmeigentümers
• Entsenden von Vertretern zur European SCC-Plattform und Mitarbeit bei der Harmonisierung des European SCC-Regelwerkes

3. Zusammensetzung

Das SK-SCC setzt sich aus maximal 24 stimmberechtigten, persönlich berufenen ordentlichen Mitgliedern zusammen. Dabei ist folgende Gruppenzusammensetzung anzustreben:

• 6 Mitglieder aus Firmen, die SCC fordern (Auftraggeber)
• Mitglieder von Kontraktoren (Auftragnehmer)
• 6 Mitglieder, die Zertifizierer vertreten
• 3 Mitglieder von Behörden, AUVA und Wissenschaft/Forschung
• Mitglieder aus Consulting Unternehmen

Jedes ordentliche Mitglied kann einen Stellvertreter nominieren.

4. Persönliche Benennung und Amtszeit

Die ordentlichen sowie stellvertretenden Mitglieder des SK-SCC werden vom SK-SCC mit einfacher Stimmenmehrheit gewählt. Neue Mitglieder können bis zum Erreichen der anzustrebenden Gruppenzusammensetzung gewählt werden.
Die Amtszeit der Mitglieder beträgt in der Regel 3 Jahre und endet mit der darauffolgenden Herbstsitzung. Danach entscheidet das SK-SCC über die erneute Mitgliedschaft bzw. die Neubesetzung entsprechend der Gruppenzusammensetzung / Nachrückerliste. Wiederwahl ist zulässig.

Die Amtszeit eines Mitgliedes endet vor Ablauf dieser Frist, wenn sich dessen Interessengruppenzugehörigkeit ändert z. B. durch Wechsel des Arbeitgebers, bzw. durch Ausscheiden aus dem Unternehmen. Das SK-SCC kann jedoch die Fortführung der Mitgliedschaft bis zum Ende des Stichtages beschließen.
Nach Ablauf der Amtszeit beschließt das SK-SCC über die erneute Mitgliedschaft oder die Neubesetzung entsprechend der in Punkt 3 genannten anzustrebenden Gruppenzusammensetzung.

Um die Kontinuität der Arbeit im SK-SCC-Arbeit zu wahren, sollten max. 30 % der Mitglieder nach Ablauf der Amtszeit ersetzt werden.
Scheidet ein Mitglied vor Ablauf der Amtszeit aus der entsendenden Institution aus, wird das o.g. Verfahren analog angewendet.
Bei einer Neubesetzung berücksichtigt das SK-SCC die Nachrückerliste, die alle Bewerbungen um die Mitgliedschaft im SK-SCC in der Reihenfolge ihres Einganges enthält.

Die Mitarbeit im SK-SCC ist ehrenamtlich. Reisekosten und Spesen tragen die entsendenden Institutionen. In Ausnahmefällen entscheidet das Sektorkomitee.

5. Vorsitz und Organisation

Das SK-SCC wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter. Der Vorsitzende und sein Stellvertreter sind stimmberechtigt.
Der Vorsitzende bzw. sein Stellvertreter haben vor allem folgende Aufgaben:

• Freigabe der Einladung zu Sitzungen und der Tagesordnung
• Feststellung der Beschlussfähigkeit des SK-SCC
• Leitung der SK-SCC-Sitzung
• Entscheidung bei Stimmengleichheit
• Freigabe der Sitzungsprotokolle

Im Verhinderungsfalle wird der Vorsitzende durch den Stellvertreter vertreten. Der Stellvertreter übernimmt für die Dauer der Verhinderung die dem Vorsitzenden nach dieser Geschäftsordnung übertragenen Aufgaben.
Die Amtsdauer des Vorsitzenden und dessen Stellvertreter beträgt drei Jahre. Wiederwahl ist zulässig.

Das Sekretariat des SK-SCC wird vom Fachverband der Mineralölindustrie Österreichs (FVMI) wahrgenommen.

6. Sitzungen

Das SK-SCC tritt bei Bedarf zusammen; in der Regel tagt es zweimal pro Jahr in einer Frühjahrssitzung und in einer Herbstsitzung. Die Form der Sitzung (physisch, virtuell, hybrid) wird anlassbezogen gewählt.

Sitzungen des SK-SCC werden vom Vorsitzenden oder dessen Stellvertreter einberufen. Die Einladungen mit der Tagesordnung werden vom Sekretariat des SK-SCC verschickt und sollten den Mitgliedern des SK-SCC mindestens 1 Woche vor der Sitzung vorliegen.

Die Zertifizierungsstellen verpflichten sich, am FVMI-Erfahrungsaustausch über die SCC/SGU-Personal Zertifizierungssysteme bei der SK-SCC Frühjahrssitzung teilzunehmen.

Gäste können von Mitgliedern des SK-SCC vorgeschlagen und zu bestimmten Tagesordnungspunkten eingeladen werden. Sie sind jedoch nicht stimmberechtigt.

Bei der Frühjahrssitzung berichtet das Sekretariat die Einnahmen und Ausgaben.

7. Beschlussfähigkeit

Wurde die Sitzung ordnungsgemäß einberufen ist das SK-SCC ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig.

Beschlüsse erfolgen mit einfacher Stimmenmehrheit. Ordentliche Mitglieder können ihr Stimmrecht auf ihre Stellvertreter übertragen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. In bestimmten Fällen kann der Vorsitzende die Dringlichkeit feststellen und die Abstimmung im Schriftverfahren einleiten.

Nach einer SK-SCC Sitzung werden die Beschlüsse schriftlich an die Mitglieder des SK-SCC versandt und treten nach einer Prüffrist von 2 Wochen in Kraft. Nötige Änderungen werden im Schriftverfahren beschlossen.

8. Protokoll

Von jeder Sitzung ist vom Sekretariat des SK-SCC eine Niederschrift zu fertigen. Diese muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Datum und Ort der Sitzung
• Teilnehmer
• Behandelte Themen
• Ergebnisse

Eine Beschlussliste ist zu führen.

9. Ausschüsse

Das SK-SCC kann zur Lösung bestimmter Aufgaben (befristet) oder zur Unterteilung des Arbeitsgebietes des SK-SCC in Teilgebieten (unbefristet) Ausschüsse aus dem Kreis seiner Mitglieder bilden. Die Einsetzung des Ausschuss muss Folgendes umfassen:

• Benennung der Mitglieder
• Arbeitsaufgabe / Arbeitsgebiet
• ggf. Zeitraum der Einsetzung der Ausschüsse
  

Gäste können eingeladen werden.

Es können auch weitere Mitglieder in Ausschüsse berufen werden, die nicht Mitglieder im einsetzenden SK-SCC sind, soweit diese ebenfalls die Anforderungen dieser Geschäftsordnung erfüllen.

Jeder Ausschuss wird vom Sekretariat betreut. Der Ausschuss kann bei Bedarf einen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter aus seiner Mitte wählen. Die Amtszeit beträgt drei Jahre bzw. entspricht – bei befristeter Einsetzung – der Dauer der Einsetzung des Ausschusses. Die Wiederwahl ist zulässig.

10. Vertraulichkeit

Alle am Akkreditierungs- oder Benennungsvorgang beteiligten Personen sind verpflichtet, die ihnen in diesem Zusammenhang bekanntwerdenden Informationen vertraulich zu behandeln.

Ausschließlich Informationen, die der Durchführung des Akkreditierungs- oder Benennungsverfahrens dienen, dürfen an die zuständigen Organe der Akkreditierung Austria weitergegeben werden.

Sonstige Informationen oder Informationen an Dritte dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung des/der Betroffenen weitergegeben werden.
Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt auch für Gäste und Mitglieder von Ausschüssen.

11. Beschwerden

Der Programmeigentümer ist verpflichtet, Beschwerden auf der Grundlage des jeweiligen Programmes zu prüfen und so schnell wie möglich eine Entscheidung über die Beschwerde zu treffen. Die eingereichte Beschwerde wird dem Sektorkomitee des FVMI vorgelegt. Das Sektorkomitee wird nach Anhörung beider Parteien innerhalb einer angemessenen Frist seine Entscheidung treffen und die Partei schriftlich über das Ergebnis informieren.

12. Änderung der Geschäftsordnung

Änderungen der Geschäftsordnung des SK-SCC bedürfen der mehrheitlichen Zustimmung der Mitglieder des SK-SCC.

Die Geschäftsführung des FVMI
Wien, den 4.10.2024

Stand: 30.10.2024