Fragen und Antworten zu den FinanzOnline Funktionen

Steht die Funktion „Sonstige Anbringen“ zur Verfügung?

Bezüglich der sonstigen Anbringen ist ein Umbau von FinanzOnline erforderlich, da derzeit über diese Funktion auch andere Anbringen eingebracht werden könnten, zu denen Bilanzbuchhalter, Buchhalter und Personalverrechner nicht berechtigt sind

Aufgrund von unterschiedlichen Problemfeldern (EU rechtliche Vorgaben, Einbeziehung von unterschiedlichen Abteilungen/Sektionen, etc.) kommt es seitens des BMF zu Verzögerungen bei der technischen Umsetzung

Die „sonstigen Anbringen“ werden in diesem Zusammenhang neu überdacht. Es wird vom BMF ein Katalog mit den zur Verfügung stehenden einzelnen Anbringen erarbeitet, die „sonstigen Anbringen“ sollen nur als Auffangtatbestand dienen.

Kann ein Bilanzbuchhalter über FinanzOnline Belege bzw. Rechnungen zur UVA übermitteln?

Ja, diese Funktion wurde im Dezember 2023 für Bilanzbuchhalter und Buchhalter vom BMF freigeschaltet.

Kann ein Bilanzbuchhalter über FinanzOnline eine Bescheidbeschwerde eingeben?

Bilanzbuchhalter haben kein Vertretungsrecht im Rechtsmittelverfahren und dürfen daher keine Bescheidbeschwerde eingeben.

Ist die Beschwerde gegen einen Umsatzsteuerbescheid in FinanzOnline zulässig?

Die Beschwerde gegen einen Umsatzsteuerbescheid ist nicht vom Berechtigungsumfang des Bilanzbuchhalters/Buchhalters gedeckt. Die Berichtigung kann bei der Funktion „Umsatzsteuervoranmeldung“ erfolgen (Eingabe des Datums → Feld Berichtigung scheint auf).

Ist die Beschwerde oder Berichtigung der Arbeitnehmerveranlagung in FinanzOnline zulässig?

Nein, Bilanzbuchhalter und Personalverrechner haben kein Vertretungsrecht, sondern nur Botenfunktion.

Ist bei der Arbeitnehmerveranlagung die Nachreichung von Unterlagen in Papierform als Bote zulässig?

Bilanzbuchhalter und Personalverrechner haben nur bezüglich der Erklärung (Arbeitnehmerveranlagung) eine Botenfunktion. Die Nachreichung der Unterlagen per Post stellt eine Vertretungshandlung dar und für diese fehlt das Vertretungsrecht.

Kann ein Buchhalter eine Geldvollmacht miteinbeziehen?

Eine Geldvollmacht ist nötig für Anträge auf Rückzahlung eines Guthabens an den Bevollmächtigten sowie auf Umbuchung oder Überrechnung auf ein nicht dem Abgabepflichtigen zuzurechnendes Abgabenkonto.

Gemäß § 3 Abs. 2 BiBuG 2014 sind Buchhalter zur Vertretung und Abgabe von Erklärungen in Angelegenheiten der unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen einschließlich der zusammenfassenden Meldungen und zur Akteneinsicht auf elektronischem Wege, nicht aber zum Stellen von Rückzahlungsanträgen berechtigt. Nur Bilanzbuchhalter sind zum Stellen von Rückzahlungsanträgen berechtigt (§ 2 Abs. 1 Z 4 BiBuG 2014).

Ist für Bilanzbuchhalter und Personalverrechner die Abfrage der Familienbeihilfe in FinanzOnline möglich?

Für Bilanzbuchhalter ist die Abfrage aufgrund der Berechtigung zur elektronischen Akteneinsicht freigeschaltet, nicht aber für Personalverrechner.

Ist die Ermittlung der Steuernummer eines Kunden für Bilanzbuchhalter möglich?

Bilanzbuchhalter sind zur Ermittlung der Steuernummern der Kunden bei Kenntnis der Sozialversicherungsnummer berechtigt, da die Steuernummer für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung erforderlich ist. Die Funktion findet sich im Menü „Abfragen“, Unterpunkt „Steuernummer“.

Ist die Ermittlung der UID-Nummer eines Kunden über FinanzOnline für Bilanzbuchhalter möglich?

Es gibt keine eigene Funktion für die Suche der UID-Nummer, jedoch wird im Grunddatenblock bei den meisten Abfragen (Steuerkonto, Steuerakt etc.) die UID-Nummer angezeigt und auch unter Eingaben / Anträge / Grunddaten ist bei den allgemeinen Daten eine eventuell vorhandene UID-Nummer angeführt.

Kann ich als Bilanzbuchhalter einen Antrag auf Erklärungswechsel machen?

Beim Erklärungswechsel handelt es sich um eine Würdigung, dass eine Person einkommenssteuerpflichtig ist. In Bezug auf die Einkommenssteuer hat der Bilanzbuchhalter kein Vertretungsrecht.

Die Funktion „Meldungen von Personengesellschaften“ wird einer Bilanzbuchhalter GmbH in FinanzOnline nicht angezeigt, einem Bilanzbuchhalter der als Einzelunternehmer tätig ist, aber sehr wohl. Ist die Meldung von Personengesellschaften für Bilanzbuchhalter über FinanzOnline möglich?

Die Unterscheidung zwischen einer Bilanzbuchhalter GmbH und einem Bilanzbuchhalter als Einzelunternehmer bei der Funktion „Meldungen von Personengesellschaften“ besteht in FinanzOnline.

Allerdings ergibt sich diese Unterscheidung nicht aus der Bilanzbuchhalterberechtigung, sondern aus der Eigenschaft des Bilanzbuchhalters als Unternehmer. Einem FinanzOnline Teilnehmer in der Rechtsform einer GmbH steht diese Funktion nie zur Verfügung, wogegen einer natürlichen Person diese Funktion immer angezeigt wird. Aus Sicht des BMF ist die Anmeldung einer Personengesellschaft eine steuerliche Vertretungshandlung. Für diese steuerliche Vertretungshandlung ist im Berechtigungsumfang des § 2 BiBuG 2014 keine Grundlage ersichtlich.

Ein Berufsberechtigter erhält ein Schreiben vom Finanzamt mit dem Betreff "Änderung der Berechtigung für FinanzOnline“ und dem Hinweis "Aufgrund einer Datenübermittlung wurde von Ihrer Standesvertretung (Kammer) mitgeteilt, dass der von Ihrer Standesvertretung zugeteilte Code nicht mehr vertretungsbefugt ist…."

Dieses Schreiben erhalten Mitglieder z.B. aufgrund ihrer Ruhendmeldung, da dann der Finanzonline-Zugang endet.

Was ist die Ursache folgender Fehlermeldung in FinanzOnline bei der Steuerkontoabfrage: "Für diesen Suchbegriff sind Sie nicht berechtigt. Antrag gem. § 90a Bundesabgabenordnung (für elektronische Akteneinsicht) fehlt.".

Die Ursache für die Fehlermeldung bei der Steuerkontoabfrage ist die fehlende Vollmacht für die elektronische Akteneinsicht gem. § 90a BAO.

Lösung des Problems: Der Bilanzbuchhalter muss in der Funktion "Admin/Vertretung Einzel" die Steuernummer eingeben und auf der Folgeseite die elektronische Akteneinsicht auswählen. Voraussetzung ist das Vorliegen einer Vollmacht des Kunden – der Kunde erhält automatisch eine Verständigung, wenn der Bilanzbuchhalter die Vollmacht setzt.

Nach diesem Vorgang ist die Abfrage des Steuerkontos möglich.

Dürfen Bilanzbuchhalter die Vergütung für die Normverbrauchsabgabe für ihre Kunden über FinanzOnline beantragen?

Gemäß § 2 Abs. 1 Z 5 BiBuG 2014 sind Bilanzbuchhalter zur Vertretung in Abgaben- und Abgabenstrafverfahren für Bundes-, Landes- und Gemeindeabgaben berechtigt. Ausgenommen ist die Vertretung vor den Abgabenbehörden des Bundes. Da die NOVA eine Bundesabgabe ist und vor dem Finanzamt kein Vertretungsrecht vorliegt, darf dieser Antrag nicht über FinanzOnline übermittelt werden.

Darf ein Bilanzbuchhalter über FinanzOnline den Antrag auf Zahlungserleichterung im Zusammenhang mit der Umsatzsteuervoranmeldung stellen?

Nein, Bilanzbuchhalter sind gemäß § 2 Abs. 1 Z 6 BiBuG 2014 zur Vertretung einschließlich der Abgabe von Erklärungen in Angelegenheiten der Umsatzsteuervoranmeldungen und der Zusammenfassenden Meldungen, sowie zur Abgabe einer Erklärung zur Verwendung von Gutschriften berechtigt. Der Antrag auf Zahlungserleichterung ist darin nicht enthalten und kann auch dadurch nicht abgeleitet werden, dass das Zahlungserleichterungsansuchen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuervoranmeldung steht.

Ein Kunde bietet über das Internet diverse Dokumente zum Download an und verkauft diese Downloads an Privatpersonen in Deutschland. Der umsatzsteuerliche Leistungsort befindet sich in Deutschland und der Kunde ersucht Sie, die Abwicklung der erforderlichen Abführung der Umsatzsteuer an die deutsche Finanzbehörde durchzuführen. Darf ein Bilanzbuchhalter EU-OSS-Erklärungen für seine Kunden durchführen?

Ja, Bilanzbuchhalter und Buchhalter sind seit der BiBuG-Novelle 2021 berechtigt, EU-OSS-Erklärungen für ihre Kunden abzugeben (§ 2 Abs. 1 Z 6 BiBuG und § 3 Abs. 2 Z 3 BiBuG).

Darf ein Bilanzbuchhalter die Rückzahlungsbeträge seiner Kunden von FinanzOnline auf sein Konto überweisen, um so seine Schulden gegenzuverrechnen?

Eine Gegenverrechnung und Überweisung des geschuldeten Betrages auf sein Konto ist zulässig. Die FinanzOnline Funktion "Übertragung" ist für Bilanzbuchhalter freigeschalten und auch die Vollmacht enthält eine Geldvollmacht.

Bei Betriebsgründung müssen Steuerpflichtige beim Finanzamt den Betriebseröffnungsbogen, das Formular Verf24, abgeben. Darf ein Bilanzbuchhalter dieses Formular für seinen Kunden abgeben?

Nur Steuerberater sind als bevollmächtigte Vertreter berechtigt, den Fragebogen für natürliche Personen (Verf24) für ihre Kunden auszufüllen und abzugeben. Gemäß § 2 Abs. 1 Z 4 BiBuG 2014 sind Bilanzbuchhalter zur Vertretung in Abgaben- und Abgabenstrafverfahren u.a. vor den Abgabenbehörden des Bundes nicht berechtigt.

Eine eingeschränkte Vertretungsbefugnis besteht nur für die in § 2 Abs. 1 Z 3, 5, 6 und 7 sowie § 2 Abs. 2 Z 7 BiBuG 2014 erschöpfend aufgezählten Tätigkeiten. Das sind Abfassung und Übermittlung der Erklärung zur Arbeitnehmerveranlagung als Bote auch auf elektronischem Weg unter Ausschluss jeglicher Vertretung; die elektronische Akteneinsicht (über FinanzOnline) und die Einbringung von Rückzahlungsanträgen; die Vertretung einschließlich der Abgabe von Erklärungen in Angelegenheiten der Umsatzsteuervoranmeldungen und der Zusammenfassenden Meldungen sowie Abgabe von Gutschriftenverrechnungsweisungen iS des § 214 BAO; die Vertretung und Abgabe von Erklärungen in Angelegenheiten der Lohnverrechnung und lohnabhängigen Aufgaben sowie im Rahmen von GPLB, ausgenommen Rechtsmittelverfahren, die Vertretung in allen Angelegenheiten der An- und Abmeldung von Registrierkassen.

Bei der Betriebseröffnung kann ein Bilanbuchhalter daher nicht vertreten.

Bei der Überweisung der Kammerumlage 1 wurde der falsche Zeitraum angeführt. Kann ein Bilanzbuchhalter eine Berichtigung des Abgabenzeitraums der Kammerumlage vornehmen?

Ja, unter dem Menüpunkt „Berichtigung von Selbstbemessungsabgaben“ kann auch die Kammerumlage berichtigt werden.

Kann ein Personalverrechner im Finanzamt-Konto kontrollieren, ob die Lohnabgaben (DB, DZ, L) korrekt gemeldet wurden?

Nein, da es sich inhaltlich um Akteneinsicht handelt und diese dem Personalverrechner nicht zusteht.

Kann ein Bilanzbuchhalter in FinanzOnline eine Unbedenklichkeitsbescheinigung anfordern?

Nein, rechtlich gesehen stellt der Bilanzbuchhalter ein Anbringen bei der Finanzbehörde und dies ist eine Vertretungshandlung, für die es in § 2 BiBuG 2014 keine Rechtsgrundlage gibt.

Bilanzbuchhalter stehen in der Praxis immer wieder vor der Herausforderung, dass ausländische Kapitaleinkünfte von den ausländischen Banken und auszahlenden Stellen an das Finanzamt gemeldet werden, diese Beträge jedoch in den meisten Fällen nicht mit den Angaben der Kunden übereinstimmen und oft sogar falsch an das Finanzamt gemeldet werden. Zum einen, weil die Kunden keine aussagekräftigen Bestätigungen seitens der auszahlenden Stellen erhalten und zum anderen, weil den Kunden oft nicht bewusst ist, was hier zu berücksichtigen und zu melden ist. Für Bilanzbuchhalter und Buchhalter wäre es eine große Erleichterung, wenn Meldungen zu ausländischen Kapitaleinkünften durch die ausländischen auszahlenden Stellen unter dem Punkt Datenübermittlungen abrufbar wären.

Diese Abfrage steht in FinanzOnline nicht zur Verfügung. Das Finanzamt muss nachforschen, wenn zu wenige Kapitaleinkünfte gemeldet wurden und die Beträge nicht übereinstimmen. Das BMF ist aber nicht in der Lage, diese Informationen zur Verfügung zu stellen, da das BMF diese Informationen vom Ausland nicht in dem Jahr der Zahlung, sondern mit Verzögerung erhält - oft Jahre später.

Es ist daher die Obliegenheit des Bankkunden, mit der Bank zu vereinbaren, dass alle Dokumente, die für Geschäftsbuchhaltung benötigt werden, zur Verfügung gestellt werden.

Derzeit werden nur Umsatzsteuervoranmeldungen, die ein Guthaben ausweisen, sofort auf das Abgabenkonto gebucht. Umsatzsteuervoranmeldungen mit Zahllast werden meist erst nach dem 25. des Fälligkeitsmonats gebucht. Warum das so ist, ist unverständlich. Die Buchungsmitteilungen sollten vor dem 25. versendet werden, da sie sonst veraltet sind und Kunden falsch einzahlen.

Im BMF gibt es interne Regelungen, was wann zu buchen ist und es gibt Zu- und Abgänge, die verbucht werden müssen. Auch für die Buchungsmitteilungen gibt es interne Regelungen. Manche lösen eine Buchung aus und die Regelungen lassen sich nicht ändern.