ERV-Novelle und JAb 4.0

Sehr geehrtes Mitglied,

wir möchten Sie über die neuen Regeln bei der Einreichung von Jahresabschlüssen und anderen Unterlagen der Unternehmensberichterstattung informieren.

Mit der ERV 2021 Novelle, BGBl. II Nr. 27/2025 wird ab dem 01.01.2026 FinanzOnline (FON) kein zulässiger Kommunikationsweg mit dem Firmenbuchgericht mehr sein. Damit können Jahresabschlüsse (JAb) und andere Unterlagen der Rechnungslegung, die in der neuen Version der Struktur JAb 4.0 errichtet wurden (das sind im Wesentlichen alle Unterlagen, die nach dem 31.12.2024 erstellt werden), nicht mehr über FON eingereicht werden, sondern nur noch über JustizOnline. Unterlagen, die in einer früheren Version der Struktur aufgestellt wurden (etwa JAb 3.32), können in einem Übergangszeitraum bis 31.12.2025 noch über FON eingereicht werden.

Ab dem 01.03.2025 gibt es  drei Arten, den Jahresabschluss/Konzernabschluss beim Firmenbuch einzureichen, egal ob das Unternehmen mittels eines vertretungsbefugten Organs einreicht oder einen Vertreter (Rechtsanwalt, Notar, Wirtschaftstreuhänder, Bilanzbuchhalter) damit beauftragt:

• Für kleine Unternehmen (Formblatt-Einreicher) steht auf dem Serviceportal „justizonline.gv.at“ ein neues Online-Formular zur Verfügung, mit dem Sie wie gewohnt die Formblatt-Daten manuell eingeben können. Neu ist, dass Sie die dabei generierten Daten nicht mehr in FinanzOnline einbringen müssen, sondern Sie am Ende des Formulars auf „Senden“ drücken und die von Ihnen eingegebenen Formblatt-Daten werden direkt ans Firmenbuchgericht strukturiert in der Version 4.0 übermittelt. Dazu erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
• Zudem besteht die Möglichkeit, die Daten mit Hilfe einer Übermittlungsstelle im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) direkt beim Firmenbuchgericht einzubringen. Dabei kann man, sofern die eigene Bilanzierungssoftware diese Funktion unterstützt (Voraussetzung: Export der JAb-Daten (XML) in Version 4.0), die generierten Daten direkt über den ERV beim Firmenbuchgericht einbringen. Falls diese Funktion nicht unterstützt wird, kann der exportierte JAb in der ERV-Software hochgeladen werden. Dieser Weg über den ERV bietet sich auch dann an, wenn der Jahresabschluss wegen technischer Unmöglichkeit der strukturierten Einbringung (derzeit etwa bei Banken und Versicherungen) als PDF übermittelt werden darf oder wenn börsenotierte Gesellschaften den ESEF-Jahresfinanzbericht einbringen wollen.
• Bei Verwendung einer eigenen Bilanzierungssoftware ohne direkte Übermittlungsstellenanbindung (Voraussetzung: Export der JAb-Daten (XML) in Version 4.0) haben Sie die Möglichkeit, die exportierten JAb-Daten in einem weiteren Online-Formular (in dem die notwendigen Metadaten angegeben werden müssen) auf JustizOnline hochzuladen und über diesen Weg beim Firmenbuchgericht strukturiert einzureichen.

Das BMJ empfiehlt, bereits ab dem 01.03.2025 auf die JAb Version 4.0 umzusteigen und die neuen Möglichkeiten zur elektronischen Einreichung zu nutzen.

Auch wenn Sie noch nicht umsteigen möchten, können Sie die neue Übermittlungsform im Vorfeld testen. Sollte es dabei zu Anwendungsproblemen kommen, ersucht der Fachverband UBIT um Feedback an ubit@wko.at