Registrierkasse: Bar-Zahlung, An- und Teilzahlung und Belegpflicht

Immer wieder treten Fragen im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht und der Belegerteilungsverpflichtung auf. Eine ganz konkrete Frage betrifft die Ausstellung eines Belegs bei Barzahlungen, An- oder Teilzahlungen. Praxis-Beispiele aus dem Geschäftsalltag sollen über die richtige Vorgehens- und Verhaltensweise in solchen Fällen aufklären.

Fall-Beispiel 1

• Der Schadensfall (Reparatur) macht  EUR 1.300 aus, der Kunde hat einen Selbstbehalt von 300 Euro. Die Gesamtrechnung (1.300,- Euro) wird mittels elektronischen Schadensmanagement-System (z. B. NEXA, QuickCheck, Topreport, udgl.) an die Versicherung übermittelt.
  Die Versicherung überweist 1.000,- Euro ohne Selbstbehalt. 
  Der Kunde zahlt in der Folge den Selbstbehalt bar.

Frage

• Es stellt sich nun folgende Fragen: 
  Muss ein Beleg im Sinne der Registrierkassenpflicht ausgehändigt werden?

Experten-Rat

Der Selbstbehalt wurde bereits in der Rechnung an die Versicherung ausgewiesen. Laut Experten ist dieser Vorgang wie eine Barzahlung (bzw. Teilzahlung oder Anzahlung) einer zuvor mit Erlagschein ausgefolgten Rechnung zu sehen.

Daher ist dieser Selbstbehalt ein Barumsatz und muss in der Kassa erfasst werden.

Es reicht, wenn auf dem Kassabeleg steht: „Selbstbehalt für Rechnung Nr. ...",  Umsatzsteuer 0%   

Die Rechtslage

Der diesem Fall-Beispiel zugrunde liegende Passus im Erlass des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) lautet:

2.4.11. Anzahlungen/Teilzahlungen

Barzahlungen sind neben der Bezahlung des Gesamtpreises auch Anzahlungen, Ratenzahlungen (Teilzahlungen) und Restzahlungen. Alle derartigen Barzahlungen sind für die Umsatzgrenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO relevant; dies unabhängig davon, ob Soll- oder Ist-besteuerung nach dem UStG 1994 vorliegt.

Eine Barzahlung liegt auch vor, wenn der Unternehmer dem Leistungsempfänger eine Rechnung iSd UStG 1994 mit Erlagschein übergibt, der Leistungsempfänger diesen Betrag aber dennoch beim Unternehmer in bar bezahlt. In diesem Fall entsteht die Steuerschuld nicht ein zweites Mal. Der leistende Unternehmer stellt keine „Rechnung“ im Sinn des UStG 1994, sondern einen Beleg über die empfangene Barzahlung aus.

Es ist zulässig auf diesem Beleg lediglich auf die Nummer der Rechnung zu verweisen und keine Aufschlüsselung der Umsätze nach Steuersätzen vorzunehmen, wenn die Rechnung zur Abfuhr der Steuerschuld schon im (elektronischen) Aufzeichnungssystem erfasst wurde.

Die Erfassung in der Registrierkasse und der Ausdruck des Registrierkassenbelegs lösen keine Umsatzsteuerpflicht kraft Rechnung aus, weil dadurch keine zweite Rechnung iSd § 11 UStG 1994 entsteht.

Es ist zweckmäßig, den Registrierkassenbeleg als Zweitausfertigung zu kennzeichnen.

Fall-Beispiel 2

• Für die Leistung eines Tischlers wird eine bare Anzahlung von 2.000 Euro geleistet, der Restbetrag von 10.000 Euro erfolgt per Bankanweisung nach Lieferung der Küche und Rechnungslegung (Gesamtbetrag 12.000 Euro). Die Anzahlung in Höhe von 2.000 Euro zählt als Barumsatz im Sinne des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO.

Fall-Beispiel 3

• Für eine Leistung wird eine Honorarnote mit Erlagschein gelegt. Der Leistungsempfänger zahlt den gesamten Betrag beim Unternehmer bar, daher ist dieser Betrag in der Registrierkasse zu erfassen.

Fall-Beispiel 4

• Für eine Leistung wird eine Honorarnote mit Erlagschein gelegt. Der Leistungsempfänger zahlt nur einen Teilbetrag bar (z. B.  Einlösung eines Wertgutscheins, Bargeld), so ist nur dieser Teilbetrag in der Registrierkasse zu erfassen.

Stand: 19.12.2018