Deutschland: Elektronische Rechnungen im B2B-Bereich künftig verpflichtend

In Deutschland sollen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend sein. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, das der Bundestag am 17. November 2023 verabschiedet hat.

Hintergrund

Im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (kurz ViDA) beabsichtigt die EU-Kommission, das Mehrwertsteuersystem mit umfangreichen Änderungen an das digitale Zeitalter anzupassen. Ziel der Maßnahmen ist es, das Mehrwertsteuersystem einerseits zu vereinfachen und andererseits durch die zunehmende Digitalisierung widerstandsfähiger gegen Betrug zu machen.

Teil des Maßnahmenpakets ViDA ist zum einen die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung und weitreichender elektronischer Meldepflichten sowie einer einheitlichen EU-Mehrwertsteuerregistrierung und die Überarbeitung der umsatzsteuerlichen Behandlung der Plattformwirtschaft.

Nach dem bisherigen Zeitplan sollen die Änderungen 2028 in Kraft treten. In Vorbereitung darauf ist bereits ab 2024 eine geänderte Definition des Begriffs „Elektronische Rechnung“ vorgesehen.

In Deutschland kursierte seit Mitte April ein Diskussionsentwurf zu einer verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung, der zwischenzeitlich in den Referenten- und nachfolgend in den Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes eingegangen ist. Um die E-Rechnungspflicht bereits im Vorgriff auf die EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, bedurfte es einer ausdrücklichen Genehmigung durch den EU-Rat. Diese ist mit Durchführungsbeschluss vom 25.7.2023 erfolgt.

Neue Rechtslage in Deutschland

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).

Das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der oben genannten europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Ist dies gegeben, sind z.B. auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin zulässig. Die gewählte Formulierung ist technologieoffen und gilt damit auch für weitere – ggf. neue – elektronische Rechnungsformate.

Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u.a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Auch andere Rechnungsformate können grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Unternehmer sind grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführen. Erbringen sie diese Leistung an einen anderen Unternehmer, sind sie sogar zur Rechnungstellung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht steuerbefreit ist. Für die Rechnungstellung haben Unternehmer 6 Monate ab Ausführung der Leistung Zeit.

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger in Deutschland ansässig sein.

Eine Ansässigkeit in Deutschland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte in Deutschland. Existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit würde demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung auslösen.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Bis Ende 2027 dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig; wie in 2025 und 2026 ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 Euro hat.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.

Was gilt für Rechnungsempfänger?

Die neue E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich ab 1.1.2025. Sofern ein deutsches Unternehmen als Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen deutsche unternehmerische Rechnungsempfänger also bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können.

Die elektronische Rechnungstellung ist auch nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.

Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.

Auswirkungen für österreichische Unternehmen

Eine rechtliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung besteht, sobald eine „feste Niederlassung“ in Deutschland als Leistender oder Leistungsempfänger involviert (z.B. bei Konsignationslagern).

Zudem sind Auswirkungen ohne rechtliche Verpflichtung aufgrund von „Reflexwirkungen“ zu erwarten. Die Vorteile der strukturierten elektronischen Rechnung liegen zu über 90% beim Rechnungsempfänger aufgrund der automatisierten Verbuchung. Der Rechnungsempfänger will in der Regel keine 2 oder mehr Eingangsprozesse. Selbst für in Deutschland nicht steuerbare Leistungen ist daher bei deutschen Rechnungsempfängern mit der „Bitte“ um strukturierte elektronische Rechnung zu rechnen.