Buchhaltung

Checkliste zur Annahme eines neuen Mandanten

Präventionsmaßnahmen gegen Geldwäsche

Lesedauer: 3 Minuten

1. Vor Begründung der Geschäftsbeziehung/Ausführung der Transaktion: Ist der Auftraggeber eine natürliche oder juristische Person? Ist der Auftraggeber persönlich anwesend oder lässt er sich vertreten?

a. Natürliche Personen (unvertreten):

  • Feststellung und Überprüfung der Identität des Auftraggebers anhand eines aktuellen amtlichen Lichtbildausweises; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.

b. Natürliche Personen (vertreten)

  • Feststellung und Überprüfung der Identität des Auftraggebers anhand eines aktuellen amtlichen Lichtbildausweises; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
  • Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertreters anhand eines aktuellen amtlichen Lichtbildausweises; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
  • Vergewisserung über das Vorliegen einer aufrechten Vertretungsbefugnis; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.

c. Juristische Personen, Trusts, etc.:

  • Bei juristischen Personen, die in einem öffentlichen Register (z.B. Firmenbuch) eingetragen sind: Aktueller Auszug aus diesem öffentlichen Register und aktuelle amtliche Lichtbildausweise der vertretungsbefugten Personen; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
  • Wenn eine Geschäftsbeziehung mit einer juristischen Person begründet wird, die im Register der wirtschaftlichen Eigentümer im Inland oder einem anderen Mitgliedstaat eingetragen ist, so ist verpflichtend ein Auszug aus diesem Register einzuholen. Daher ist bei alle juristischen Personen mit Sitz im Inland, die keine Körperschaften des öffentlichen Rechts sind, ein Auszug aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer einzuholen.
    Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:Hinweis: Wenn ein erweiterter Auszug eingeholt wird, so kann die Einholung eines Firmenbuchauszugs unterbleiben.
  • Bei juristischen Personen, die in keinem öffentlichen Register eingetragen sind: Individuelle alternative Maßnahmen zur Feststellung der Auftraggeberidentität, die jedenfalls die Identifizierung der vertretungsbefugten Personen umfasst; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
  • Feststellung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers (natürliche Person) und Ergreifung angemessener Maßnahmen zur Überprüfung seiner Identität. Die Feststellung kann durch die Einsicht in einen Auszug aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer erfolgen. Zusätzlich sind risikobasiert angemessene Maßnahmen zur Überprüfung zu setzen, wobei diese auch ein Verständnis der Eigentums- und Kontrollstruktur beinhalten:
    • Bei Kunden, die im geringen bis mittleren Risiko eingestuft sind, kann eine Überprüfung auf Basis eines vollständigen erweiterten Auszugs gemäß § 11 Abs. 2 WiEReG erfolgen. Zusätzlich ist der Kunde zu befragen, ob von dem erweiterten Auszug abweichenden Kontrollverhältnisse oder Treuhandbeziehungen bestehen.
    • Ansonsten hat eine Überprüfung anhand von Dokumenten (Existenz- und Eigentumsnachweise), wie beispielsweise Gesellschaftsverträgen, Stiftungs- und Stiftungszusatzurkunden, ausländischen Handelsregisterauszügen oder anderen Nachweisen über die Eigentumsverhältnisse, zu erfolgen. Diese können selbst eingeholt werden, vom Kunden zur Verfügung gestellt werden oder durch Einsicht in ein WiEReG-Compliance-Package aus dem Register heruntergeladen werden.
    Bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung (Vgl. § 46 Abs. 2 iVm § 11 WiEReG).
  • Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertreters anhand eines aktuellen amtlichen Lichtbildausweises; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
  • Vergewisserung über das Vorliegen einer aufrechten Vertretungsbefugnis; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.

2. Ist der Auftraggeber oder sein wirtschaftlicher Eigentümer eine politisch exponierte Person?

Wenn Ja:

  • Zustimmung der Führungsebene für Aufnahme der Geschäftsbeziehung ist einzuholen; bei Verweigerung Ablehnung des Mandats.

Wenn Nein:

  • Dokumentation der entsprechenden Überprüfung

3. Einholung von Informationen über den Zweck und die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung: Was will der Auftraggeber?

  • Will er etwas Illegales, ist das Mandat abzulehnen.
  • Will er etwas Ungewöhnliches, Komplexes, eine Transaktion die keinen offensichtlichen rechtmäßigen Zweck ergibt: Verstärkte Sorgfaltspflichten sind anzuwenden.
  • Ansonsten Dokumentation der entsprechenden Überprüfung.

4. Erstellung eines Risikoprofils

5. Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung

6. Liegen sonstige Voraussetzungen für Anwendung verstärkter Sorgfaltspflichten vor?

Wenn Ja:

  • Verstärkte Überprüfung der Auftraggeberbeziehung
  • Erforschung von Hintergrund und Zweck komplexer oder ungewöhnlich großer Transaktionen
  • Anpassung des Risikoprofils
  • Risikobasiert weitere Sorgfaltsmaßnahmen

7. Liegen Voraussetzungen für Anwendung vereinfachter Sorgfaltspflichten vor?

Wenn Ja:

  • Falls notwendig, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, kann die Überprüfung der Identität des Auftraggebers und des wirtschaftlichen Eigentümers erst während der Begründung der Geschäftsbeziehung und nicht schon davor erfolgen (so bald wie möglich)
  • kein völliges Absehen von jeglicher Sorgfaltspflicht

8. Zeigt sich nach der kostenlosen Erstberatung, aber noch vor Abschluss der Sorgfaltspflichten ein meldepflichtiger Sachverhalt, und ist vernünftigerweise davon auszugehen, dass die Anwendung der Sorgfaltspflichten gegenüber dem Kunden die Verfolgung der Begünstigten einer verdächtigen Transaktion behindern könnte:

  • Aussetzung der Sorgfaltspflichten
  • Umgehende Erstattung einer Verdachtsmeldung

Stand: 07.11.2023