Verpflichtende Vorabregistrierung von Frachtinformationen für Exporte nach Ägypten

Zum Advance Cargo Information (ACI) System allgemein

Seit 1.10.2021 läuft die gesamte Zollabwicklung für Seefrachtlieferungen über ein elektronisches Portal für die Zollabwicklung, das sogenannte National Single Window System for Foreign Trade „Nafeza“. In Ägypten ist das System auch als MTS bekannt, da es von der Firma Misr for Technology Services - MTS in Kooperation mit der National Telecommunications Regulatory Authority - NTRA umgesetzt wird. Die Umsetzung auf digitalem Weg basiert auf dem neuen Zollgesetz 207/2020.

Das Advance Cargo Information (ACI) System ist ein Teil dieser digitalen Abwicklung. Gemäß Dekret 38/2021 und Dekret 222/2021 sieht das neue Zollprozedere eine verpflichtende Vorabregistrierung von Frachtinformationen vor. Zielsetzung des ACI-Systems ist es die Zoll-Abwicklung und Abfertigung zu vereinfachen. Außerdem soll das System als Risikomanagementsystem dienen.

In der derzeitigen Ausbaustufe gilt das ACI-System nur für Seefrachtlieferungen und nicht für Luftfracht. Mittelfristig soll das System aber auf alle Häfen (inkl. Flughäfen, Dry Ports und Free Zones) ausgedehnt werden, es gibt aber immer noch kein Datum für diese Ausweitung. Zwar läuft seit dem 15.05.2022 eine Pilotphase des ACI-Systems für Luftfrachtlieferungen. Die verpflichtende Nutzung des ACI-Systems für Luftfrachtlieferungen wurde bisher mehrfach aufgeschoben und wird erst zu einem bisher noch nicht genannten Zeitpunkt beginnen.. Für die Vorabregistrierung der Luftfrachtlieferungen sollen laut MTS die gleichen Schritte sowie die gleichen Kosten der Seefrachtlieferungen gelten. Nur die maßgeblichen Zeitpunkte für den Upload der Dokumente wird unterschiedlich sein.  

Grundsätzlich besteht das ACI-System aus zwei miteinander korrespondierenden Plattformen: Dem Nafeza-Single Window System für ägyptische Importeure und der CargoX-Plattform für ausländische Exporteure. Bei einem Export nach Ägypten via Seefracht gilt ausnahmslos: Der Importeur muss auf Nafeza registriert sein und der Exporteur auf CargoX.

Kernpunkt ist die Vorabübermittlung der benötigten Dokumente: Alle elektronischen Frachtdokumente (z.B. Handelsrechnung, Frachtbrief, Packliste, EUR.1/Ursprungszeugnis) müssen bei Seefrachtlieferungen spätestens 48 Stunden vor der Ankunft des Schiffes in Ägypten abgesendet und damit beim ägyptischen Zoll verfügbar sein. 

Die englischsprachigen Informationen für Exporteure sind überschaubar, weshalb wir hier versuchen alle uns zur Verfügung stehenden Informationen zusammenzutragen.

Wichtig ist: Lieferungen ohne Verwendung des ACI Systems und ohne ACID Nummer auf den Warenbegleitpapieren können zurückgeschickt werden! Auch bei groben Fehlern kann die Ware zurückgeschickt werden. Die Kosten trägt in diesem Fall jeweils der Frachtführer. 

Das AußenwirtschaftsCenter Kairo hat am 27. September 2021 ein Webinar zum Thema Zollrecht Ägypten mit Schwerpunkt auf das neue ACI-System veranstaltet. Sie haben allgemeine Fragen zum ACI-System? Sehen Sie sich zum Start unsere Webinar-Aufzeichnung auf YouTube an, wo Sie einen guten Überblick zu den neuen Regelungen erhalten.

Seitdem wurden regelmäßig weitere Webinare und virtuelle Austäusche abgehalten, von denen es aber aus Vertraulichkeitsgründen keine Aufzeichnung gibt. Sie finden immer die aktuellen Termine auf unserer Webpage.

Wie funktioniert das ACI-System?

Notwendige Schritte für den österreichischen Exporteur vor der Lieferung:

Anfangs muss noch einmal festgehalten werden, dass sich Exporteure auf der CargoX-Plattform registrieren müssen, Importeure hingegen auf der Nafeza-Plattform (siehe Erstmalige Registrierung, Zusatzinformationen).

Nach der Registrierung muss der Exporter seinen Firmenaccount auf CargoX verifizieren. Die Verifizierung des Exporteurs von CargoX in Zusammenarbeit mit der internationalen Wirtschaftsauskunftei Dun & Bradstreet.

Bevor man loslegen kann, ist der Erwerb von Guthaben („Units“) notwendig, um die Verifizierung abzuschließen und Transaktionen auf CargoX bezahlen zu können. Das Startpaket beträgt üblicherweise USD 400 (abhängig ob man per Banküberweisung oder mit Kreditkarte bezahlt). In der Regel ist ein Betrag von USD 1.500,-- voreingestellt, dieser kann aber mit dem Schiebelregler auf der Webpage niedriger ausgewählt werden. Von diesem Betrag können Verifizierung und einzelne Transaktionen bezahlt werden. Die Units verfallen nicht, eine Rücküberweisung ist aber ebenso nicht möglich.

• Überweisung von USD 15 an CargoX
• Hochladen der Rechnung mit dem Betrag von USD 15 auf CargoX
• Nach positivem Ergebnis der Verifizierung wird der Exporteur in die “white list“ aufgenommen.

Jedes Unternehmen kann im Rahmen eines Firmenaccounts auf CargoX über eine unbegrenzte Anzahl von Benutzerkonten verfügen. Jedoch kann nur ein Benutzer mit der der Berechtigung "Manage company details" / "company manager"  neue Benutzerkonten hinzufügen und verwalten. “Manage company details“ / “company manager“ ermöglicht dem Benutzer das Hinzufügen neuer Benutzer, das Verwalten der Berechtigungen / Rechte und das Entfernen von Benutzern aus dem Unternehmen. Der Benutzer kann die Blockchain-Schlüssel der Benutzer genehmigen und deaktivieren. Dieser Benutzer darf die Unternehmensdaten aktualisieren.

Nach erfolgter Registrierung und Verifizierung sind Sie bereit die CargoX Plattform für die Voranmeldung von Frachtinformationen zu nutzen!

Notwendige Schritte für den ägyptischen Importeur vor der Lieferung:

Der Importeur registriert sich auf dem Nafeza Online-Portal für Importeure und erhält den vollen Zugriff auf die Nafeza-Plattform (detaillierte Anleitung für den Importeur siehe hier auf Arabisch.

Danach ist die Registrierung der einzelnen Lieferung notwendig: Der Importeur (oder sein Agent) registriert die Daten des ausländischen Exporteurs auf Nafeza. Notwendige Daten:

• Firmenname des Exporteurs
• Land, in dem der Exporteur registriert ist
• Registrierungsnummer des Exporteurs (die Registrierungsnummer des Exporteurs ist die lokale Umsatzsteueridentifikationsnummer - UID-Nummer)
• Art des Exporteurs (Hersteller, Niederlassung des Unternehmens, Handelsunternehmen, etc.)
• detaillierte Adresse
• E-Mail-Adresse

Der Importeur (oder sein Agent) gibt dann die allgemeinen Informationen der Sendung auf Nafeza ein. Notwendige Daten sind:

• Registrierungsnummer des ausländischen Exporteurs (die Registrierungsnummer des Exporteurs ist die lokale Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer)
• Code des Exportlandes
• Code des Exporthafens
• Warendaten 
• Zolltarifnummer
• Rechnungsdaten

Nach positiver Prüfung durch die Zollbehörde (dauert üblicherweise max. 48 Stunden für Seefrachtlieferungen und künftig max. 24 Stunden für Luftfrachtlieferungen) wird die Advance Cargo Information Declaration Number - ACID (Identifikationsnummer der Lieferung, die aus 19 Nummern besteht) per Email an den Importeur und Exporteur geschickt. Diese ACID-Nummer gilt als vorläufige Genehmigung für die Einfuhr. Die ACID-Nummer ist sechs Monate lang gültig. Nach Ablauf dieser Zeit muss sie erneuert werden. Die ACID-Nummer ist jedem Exportgeschäft einmalig zugeordnet.

Der Erhalt einer ACID-Nummer bedeutet, dass der Importeur in der Zolldatenbank registriert ist, dass der Exporteur mit Genehmigung des Handelsministeriums nach Ägypten exportieren darf und dass die Ware grundsätzlich nach Ägypten geliefert werden darf.

Es ist erlaubt, die allgemeinen Versanddaten nach dem Ausstellen der ACID-Nummer vor dem Versand zu ändern. Dies ist über die Nafeza-Plattform jederzeit möglich, solange die Dokumente nicht an den Zoll geschickt werden. Die Daten der beiden Parteien des Handelsgeschäfts (der Importeur und der ausländische Exporteur) dürfen nicht geändert werden.

In Falle einer Ablehnungsentscheidung für die Ausstellung der ACID-Nummer, kann der Importeur innerhalb von drei Arbeitstagen nach dem Erlass der Ablehnungsentscheidung der Behörde eine Beschwerde einlegen. Die Behörde prüft die Beschwerde innerhalb von zwei Arbeitstagen und entscheidet entweder mit der Annahme der Beschwerde und dem Erstellen der ACID-Nummer oder mit einer Ablehnung inkl. Begründung.

Wichtig ist: Die Ausstellung der ACID-Nummer sollte immer der erste Schritt sein. Keinesfalls sollten das B/L oder das EUR.1 vor der ACID-Nummer erstellt werden.

Nach Erhalt der ACID-Nummer hat der Exporteur folgende Schritte zu setzen.

Vorab: Die vom Exporteur auf CargoX eingegebenen Daten müssen mit allen vom Importeur auf Nafeza eingegebenen Daten übereinstimmen!

Das Hochladen der Dokumente liegt in der Verantwortung des Exporteurs. Der Exporteur kann auch die Verantwortung des Hochladen der Dokumente einem Speditionsunternehmen auf CargoX übertragen, in dem er das Speditionsunternehmen als neuen Benutzer zum Firmenkonto des Exporteurs hinzufügt. Dies ist jedoch in der Regel nicht notwendig und ein eigener Upload in der Regel am einfachsten.

Sämtliche Handelspapiere/Warenbegleitpapiere sowie etwaige weitere Dokumente, die eingereicht werden, müssen die ACID-Nummer enthalten, damit ein Zollzertifikat geöffnet werden kann / die Ware in Ägypten vom Zoll abgefertigt wird. Wenn die ACID-Nummer auf den Dokumenten fehlt, wird die Ware nicht vom Zoll abgefertigt, sondern zurückgeschickt! Die Kosten trägt der Frachtführer.

Folgende Dokumente sind grundsätzlich notwendig:

• Warenverkehrsbescheinigung EUR.1
• Exportrechnung
• Frachtbrief
• Packlisten
• Ursprungszeugnis nur außerhalb des Anwendungsbereichs des EU-Ägypten Assoziationsabkommens

Wichtig ist: Handgeschriebene ACID Nummern auf Dokumenten werden nicht akzeptiert. Stattdessen muss die ACID Nummer auf nicht veränderbarbare Art an jedem Dokument angebracht/angedruckt werden. Ein Aufbringen mittels eines Stickers ist nicht zulässig, da dieser veränderbar ist. Bei umfangreichen Dokumenten ist laut Auskunft von MTS ein Anbringen nur auf der ersten Seite ausreichend.

Auch auf der Warenverkehrsbescheinigung (WVB) EUR.1 muss die ACID-Nummer angebracht werden! Dazu hat das Bundesministerium für Finanzen mitgeteilt: Das Feld 7 der WVB ist nur für „Bemerkungen“ vorgesehen, die im Zusammenhang mit dem Abkommen samt Ursprungsprotokoll stehen (z.B.: „Duplikat“, „nachträglich ausgestellt“ usw.). Dies trifft bei dieser „ACID Number“ nicht zu und daher sind WVB Anträge mit der „ACID Number“ im Feld 7 nicht zu bestätigen. Diese „ACID number“ Informationen haben auch einen Bezug zur Warenbeschreibung und Zolltarifnummer. Es spricht daher nichts dagegen, wenn diese Informationen zusätzlich in Feld 8 der WVB (Warenbezeichnung) angeführt sind. Eine nachträgliche WVB Ausstellung ist grundsätzlich möglich. Laut der entsprechenden Informationen der ägyptischen Stellen kann der Ausführer nachträglich ein „ACID Label“ an die Dokumente anbringen, so dass eine fehlende „ACID number“ in der WVB eigentlich kein Grund für eine nachträgliche Ausstellung sein sollte.

WVB Anträge sind maschinen- oder handschriftlich auszufüllen. WVB Anträge (auch nachträgliche) mit Labels (Etiketten, Aufkleber) sind unzulässig und nicht zu bestätigen!

Alle Dokumente sind gleichzeitig hochzuladen („Create Egyptian ACI-Envelope“). Nach dem Hochladen auf CargoX müssen die Dokumente via ACI-Envelope über die Blockchain an den Importeur gesendet werden. Der Exporteur muss dabei “Egyptian customs platform NAFEZA (via MTS)“ als „recipient“/Empfänger auf CargoX auswählen.

Die Rechnung und Frachtbrief müssen u.a. folgende Daten enthalten: 

• ACID-Nummer
• Daten des Exporteurs/Produzents (Name, Anschrift, Telefonnummer,….u.a.) 
• Identifikationsnummer des ausländischen Exporteurs 
• Identifikationsnummer des ägyptischen Importeurs
• Art des Exporteurs (Hersteller, Niederlassung des Unternehmens, Distributionszentrum, Markeninhaber,…u.a.)
• GS1 Nummer bzw. alternative internationale Standard-Nummer. 
  Der HS-Code alleine ist keine Alternative zum GS1 Code. Ggf. können eine interne „part number“ UND der HS-Code verwendet werden, wenn es keinen GS1 Code gibt. Die „Part Number“ ist die Nummer / der Code des internen Codierungssystems eines Unternehmens. Ein GS1 Code ist in der Regel nur für Konsumgüter notwendig, nicht jedoch für Industriegüter. Falls kein GS1 Code vorhanden ist, wird eine direkte Kontaktaufnahme z.B. mit GS1 Austria empfohlen.

Das AußenwirtschaftsCenter erhält derzeit vermehrt Nachfragen zum GS1-Code als Produktbeschreibung. Der Grund dafür ist, dass die Ägyptischen Zollbehörden seit 1.7.2023 ein strengeres „Risk Assessment System“ anwenden. Dabei wird noch strenger die Eingabe der Daten auf CargoX und Nafeza geprüft und besonderes Augenmerk auf die jeweiligen Warenbeschreibungen gelegt.

Die Warenbeschreibung muss immer einen korrekten „Product Code“ umfassen (Angabe in der Nafeza Excel Invoice). Dieser Code kann nach unserem Kenntnisstand entweder der GS1 Code oder der Interne Produktcode / Part Number + HS-Code sein. Dieser Code sollte in jedem Fall auf den Produkten auch physisch angebracht sein. Dies wurde bei einer aktuellen Präsentation von der Firma Misr Technologies, die das ACI-System umsetzt, so explizit präsentiert (siehe unsere entsprechende Information auf Folie 10 im virtuellen Austausch vom 28 Juni 2023 Virtueller Austausch Importbedingungen und Zollrecht).

Für B2B-Produkte ergibt ein GS1-Code aus unserer Sicht keinen Sinn, da dieser grundsätzlich nur der Strichcode für Konsumgüter ist. Bitte suchen Sie mit dem Kunden das Gespräch und weisen Sie auf die bisherige Lösung mit der Artikelnummer hin, die nach unserem Wissensstand weiterhin so möglich ist.

Neben einer normalen Handelsrechnung im .pdf Format, wird eine elektronische Rechnung/E-Invoice von der Egyptian Customs Authority (ECA) verlangt, die zusammen mit der endgültigen normalen .pdf Format Handelsrechnung auf CargoX hochgeladen werden muss. Die angekündigte Möglichkeit der Verwendung einer .xml-Datei aus dem SAP funktioniert derzeit nach unserer Erfahrung in der Praxis nicht. Für die Übermittlung der elektronischen Rechnung besteht momentan nur die Möglichkeit der Verwendung der MTS Rechnungsvorlage. Für eine erfolgreiche Annahme der elektronischen Rechnung seitens MTS, soll die allgemeine Vorlage sowie ihres Formats nicht verändert werden. Die Excel-Vorlage kann bei Bedarf gerne zugesendet werden (bitte via kairo@wko.at anfordern).
Unbeglaubigte Warenbegleitpapiere werden von CargoX sowie MTS akzeptiert. Eine eigene Beglaubigung (über die Handelskammer) ist nicht mehr notwendig. Für die Freigabe der Sendung durch den Zoll müssen in der Praxis aber weiterhin die originalen Warenbegleitpapiere eingereicht werden. 

Nach dem Hochladen der Dokumente auf CargoX erhält der Exporteur sowie der Importeur eine Empfangsbestätigungs-Mail.

Nach dem Upload und Versand der Dokumente durch den Exporteur muss der Importeur folgende Schritte setzen:

Der Importeur (oder sein Agent) muss die Rechnung auf der Nafeza-Plattform elektronisch signieren und an die Zollverwaltung weiterleiten. Dazu muss er sichergehen, dass die Rechnung folgende Daten enthält: 

• Steuerregistrierungsnummer des Importeurs
• Registrierungsnummer des ausländischen Exporteurs
• ACID-Nummer
• Zolltarif „HS Code“
• GS1 Nummer bzw. alternative internationale Standard-Nummer (siehe Informationen schon weiter oben).

Die hochgeladenen Dokumente auf Nafeza kann vor der Freigabe nur der Importeur sehen; sie sind nicht für den Zoll sichtbar. Der Importeur muss diese dann virtuell signieren und via dem Nafeza-Portal an den Zoll senden.

Jegliche Verzögerung bei der Einreichung der Warenbegleitpapiere könne zu zusätzlichen Kosten führen, wenn die Ware schon in Ägypten angekommen ist. 

Zum Einreichen von Dokumenten im ACI-System

Frachtdokumente (B/L) und (Pro-Forma-)Rechnung können vorab als vorläufige Version (Draft) hochgeladen werden, das ist aber nicht unbedingt notwendig. Jedenfalls benötigt der Importeur diese Informationen um eine ACID-Nummer zu beantragen. Hier ist es aber empfehlenswert einfach die (Pro-Forma-)Rechnung per Mail an ihn zu senden.

Die Endversionen („Originale“) der Frachtdokumente (B/L und Packliste) und der Rechnung inkl. EUR.1 Warenverkehrsbescheinigung und ggf. Ursprungszeugnis (Ursprungsnachweis) müssen zusammen auf CargoX mit der erhaltenen ACID-Nummer hochgeladen werden.

Hochgeladene unbeglaubigte Warenbegleitpapiere werden von CargoX sowie MTS akzeptiert, jedoch noch nicht von der Zollverwaltung. Dort sind immer noch die Originale (Hard Copy) notwendig! Die vollelektronische Implementierung für die Vorlage der Frachtdokumente befindet sich derzeit in der Umsetzung. Daher kann es sein, dass die Behörden einige Zeit benötigen, um alle erforderlichen Schritte vollständig umzusetzen.

Im Detail gilt Folgendes: 

Laut dem Ministerium für Handel und Industrie ist die Beglaubigung des Ursprungszeugnisses durch die Botschaft nicht erforderlich und die Beglaubigung der Handelskammer wird ausreichen.  

Anlässlich des Erlasses des Finanzministersbeschlusses Nr. 430/2021 über die Durchführungsbestimmungen des Zollgesetzes Nr. 207/2020 ist auch die Beglaubigung einer Rechnung nicht mehr erforderlich. Es genügt lediglich eine „broken down commercial invoice“ gemäß der Packliste.  

Nach unserer Erfahrung werden immer wieder Dokumente nach dem Hochladen und Versand von der Plattform abgelehnt. In diesem Fall müssen die jeweiligen Dokumente noch einmal geprüft werden und nach der Korrektur nachträglich auf CargoX hochgeladen und versendet werden.

Sobald ein ACI Envelope vergesendet wurde, kann nur ein korrigiertes / aktualisiertes / fehlendes Dokument zum gesendeten ACI Envelope durch ein ACI-REFILING hinzugefügt werden. Dies ist folgendermaßen möglich:

• Erstellen eines neuen Egypt ACI-Envelope
• Eingeben der gleichen zuvor verwendete ACID Nummer
• Hochladen der korrigierten/aktualisierten/fehlenden Dokument/e
• Versenden des Envelopes 

Informationen zu den Gebühren im Rahmen des ACI-Systems

Für ausländische Exporteure fallen Kosten im Rahmen der CargoX Benutzung an:

• Die Registrierung auf CargoX ist kostenlos.
• Es fallen einmalige Verifizierungskosten von USD 15 bei der Registrierung auf CargoX an.
• Für das Ausstellen der ACID-Nummer fällt jedes Mal eine Bearbeitungsgebühr von USD 160 pro ACID-Nummer für die ACI-Einreichung (Versand eines ACI-Envelopes) an. Diese Bearbeitungsgebühr gilt seit dem 1.4.2024.
• Kosten für die Übertragung von Blockchain-Dokumenten gemäß der Preisliste von CargoX: Das Hochladen eines Dokuments auf CargoX kostet USD 3 pro Dokument, unabhängig von der Anzahl der Dokumentseiten oder der Dokumentgröße. Insgesamt können für den Dokumenteversand höchstens Kosten von 15 USD anfallen, auch wenn mehr als 5 Dokumente hochgeladen und versendet werden.
• Somit ergeben sich für den Versand eines ACI-Envelopes höchstens Gesamtkosten in Höhe von USD 175.
• Nicht ausgegebene CargoX Units/Kredits verbleiben bis zur nächsten Sendung auf dem Benutzerkonto und können nicht refundiert oder für ein anderes Unternehmen – auch nicht für das Konto einer Schwesterfirma – verwendet werden.
• Es gibt keine Frist für die Verwendung der Units/Kredits und aus derzeitiger Sicht auch keinen Verfall der Units. 

Laut MTS sollen für Luftfrachtlieferungen künftig die gleichen Kosten der Seefrachtlieferungen für ägyptische Importeure sowie ausländische Exporteure anfallen.

Laut der ägyptischen Zollbehörde kommt es von Seiten der Zollverwaltung im Rahmen des neuen ACI Systems für den Exporteur zu keinen weiteren Zusatzkosten. Es bleiben die bisher bekannten Kosten:

• Logistikkosten: EGP 2.200 für das Ausstellen des elektronischen Zollzertifikats.
• Zollgebühren: konkret anfallender Importzoll (falls nicht zollfrei) und 14% Einfuhrumsatzsteuer.
  (Gerne kann das AußenwirtschaftsCenter Kairo Recherchen zum Importzoll für Ihr Produkt durchführen! Melden Sie sich via kairo@wko.at).

Sehr wohl fallen aber für ägyptische Importeure neue Kosten im Rahmen der Nafeza-Plattform an:

• Die Nutzung der Nafeza-Plattform ist kostenlos.
• Ausstellen der ACID Nummer ist kostenlos.
• E-Signatur: EGP 1.000 für die erste Unterschrift und EGP 500 für die jährliche Erneuerung.

Eine detaillierte Abklärung zwischen Exporteur und Importeur ist essentiell für die erfolgreiche Verwendung des ACI-Systems.

Sie haben Fragen zum ACI-System? Gerne sind wir jederzeit unter kairo@wko.at erreichbar.

Sie haben Fragen zu den neuen Bestimmungen oder zu konkreten Projekten? Das AußenwirtschaftsCenter Kairo berät Sie gerne.

Kontaktieren Sie uns unter kairo@wko.at oder rufen Sie uns einfach an unter +20 2 2736 1150 an.