Fragen und Antworten zur Homeoffice-Pauschale und Lohnverrechnung

Wenn bisher keine Aufzeichnungen über die Homeoffice-Tage geführt wurden:

• Wie kann das nachgetragen werden bzw. wie hat der Nachweis zu erfolgen?
• Kann es auch eine Schätzung sein? Wenn ja, auf welcher Basis kann die Schätzung erfolgen? 

Antwort: Hat die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber bisher noch keine Aufzeichnungen über Homeoffice-Tage seiner Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer geführt, ist es vertretbar, dass diese/r für das erste Halbjahr 2021, also bis zum 30. Juni 2021, die Homeoffice-Tage im Schätzungswege, z.B. aufgrund der Erfahrungswerte der letzten Jahre, angibt.

In § 1 Abs. 1 Z 17 Lohnkontenverordnung 2006 ist vorgesehen, zusätzlich die „… die Anzahl der Homeoffice-Tage …“ zu erfassen. Ausgehend vom Verordnungstext spricht einiges dafür, dass „nur“ die Anzahl der Tage insgesamt erfasst werden muss. 

Unklar ist jedoch, wie detailliert die Aufzeichnungen in den Lohn- bzw. Personalunterlagen (z.B. bei den Arbeitszeitaufzeichnungen) insgesamt sein müssen. Hier wären folgende Abstufungen denkbar: 

• datumsmäßige Angabe der konkreten Tage oder
• Anzahl der Tage pro Kalendermonat oder
• Anzahl der Tage pro Kalenderjahr  

Es ist daher vorstellbar, dass zumindest in den Personalunterlagen (bzw. Arbeitszeitaufzeichnungen) eine datumsmäßige Erfassung der Homeoffice-Tage notwendig sein wird. 

Antwort: Für steuerliche Zwecke ist für das Homeoffice- Pauschale die Anzahl der Tage pro Kalenderjahr ausreichend. Berücksichtigt der Arbeitgeber bei der Lohnverrechnung auch ein Pendlerpauschale, sind die Tage im Homeoffice zu berücksichtigen, weil die Höhe des zustehenden Pendlerpauschales von der Anzahl der Tage abhängt, an welchen die Strecke Wohnung-Arbeitsplatz tatsächlich zurückgelegt wird.

Muss im Falle einer rückwirkenden Abrechnung der Pauschale auch eine rückwirkende Rollung vorgenommen werden oder wäre es möglich, eine Nachholung dieses abgabenfreien Teils in einem Kalendermonat für die übrigen Monate vorzunehmen und dabei dann eine entsprechend höhere Zahl zu melden? 

Beispiel:

Im Oktober, November und Dezember arbeitet ein Arbeitnehmer im Homeoffice. Der Arbeitgeber zahlt im Oktober und November entweder gar kein oder ein Homeoffice-Pauschale von weniger als € 3,00/Tag aus. Erst im Dezember werden die Homeoffice-Pauschalbeträge nicht nur für Dezember, sondern auch für die zwei vorangegangenen Monate in voller Höhe oder die Differenz auf € 3,00 ausbezahlt. Kann die Aufrollung im Dezember auch die beiden vorangegangenen Monate umfassen? 

Antwort: Eine Aufrollung ist zulässig, aber nicht verpflichtend.

Ist eine abgabenfreie Homeoffice-Pauschale auch dann möglich, wenn vom Arbeitgeber die gesamte Ausrüstung gestellt wird; also der Arbeitnehmer insoweit keinerlei Aufwand hat? Nachdem § 26 Z 9 EStG keinerlei Bedingungen beinhaltet, sollte die Gewährung auch unter derartigen Umständen abgabenfrei möglich sein. 

Antwort: Ja,  bis zu 3 EUR pro Homeoffice-Tag für max. 100 Tage kann der Arbeitgeber ein nichtsteuerbares Homeoffice-Pauschale auszahlen.

„Die Homeoffice-Pauschale beträgt bis zu drei Euro pro Tag … es steht für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr zu.“ 

Die – ausgehend vom Wortlaut – bestehende Beschränkung mit 100 abgabenfreien Homeoffice-Tagen (auch wenn der Arbeitgeber weniger als € 3,00 täglich zahlt) ist teilweise schwer administrierbar und kann zu unsachlichen Ergebnissen führen, wenn der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer keinen Tagsatz, sondern beispielsweise eine Monatspauschale von € 25,00 vereinbart. 

Beispiel: Fixer Monatsbetrag € 25,00 monatlich (€ 25,00 x 12 Monate = € 300,00 jährlich). Ein expliziter Tagsatz wird zwischen Arbeitgeber und Angeber nicht vereinbart. Daher werden vorerst € 25,00 monatlich abgabenfrei gerechnet. 

• Variante A: Am Ende des Jahres steht fest, dass der Arbeitnehmer 80 Tage im Homeoffice gearbeitet hat. Daher: 80 x € 3,00 = € 240,00. Es müssen € 60,00 nachversteuert werden.
• Variante B: Am Ende des Jahres steht fest, dass der Arbeitnehmer 100 Tage im Homeoffice gearbeitet hat. Daher: 100 x € 3,00 = € 300.
• Variante C: Am Ende des Jahres steht fest, dass der Arbeitnehmer 150 Tage im Homeoffice gearbeitet hat. Ausgehend vom Wortlaut ist wohl eine rechnerische Kürzung auf einen fiktiven Tagsatz von € 2,00 (€ 100 x € 2,00 = € 200,00) vorzunehmen und es kommt zu einer Nachversteuerung von € 100,00?

Dieses Ergebnis ist jedenfalls nicht sachgerecht, weil ein Homeoffice-Mitarbeiter mit 150 Homeoffice-Tagen weniger Abgabenfreiheit genießen würde (€ 200,00 steuerfrei, € 100,00 steuerpflichtig) als jemand mit nur 100 Homeoffice-Tagen (€ 300,00 steuerfrei), obwohl ihm durch das Homeoffice deutliche höhere Kosten entstehen. 

Ausgehend von diesen Überlegungen wäre es sachlich, wenn grundsätzlich ein Jahresfreibetrag von € 300,00 zusteht und die Deckelung mit 100 Tagen nur dann anzuwenden ist, wenn der Arbeitgeber den maximalen Tagesbetrag von € 3,00 zahlt. 

Ähnlich sieht man es auch beim Kilometergeld: € 0,42 x 30.000 km = € 12.600,00 Jahreshöchstbetrag. Zahlt ein Arbeitgeber beispielsweise nur € 0,21, sind 60.000 km abgabenfrei.  

Antwort: Wird pro Arbeitstag seitens des Arbeitgebers ein geringerer Betrag als 3 Euro pro Arbeitstag gezahlt, aber übersteigt die Anzahl der Homeoffice-Tage 100 Tage, so bestehen keine Bedenken, dass wenn die für die überschießenden Homeoffice-Tage gezahlte Homeoffice-Pauschale auf die ersten 100 Homeoffice-Tage aufgeteilt wird, bis maximal 3 Euro pro Homeoffice-Tag (also maximal 300 Euro) erreicht sind. Werden 300 Euro im Jahr überschritten, ist dieser überschreitende Betrag jedenfalls steuerpflichtig. Bei Variante C kann daher auch der Maximalbetrag von 300 Euro nicht steuerbar ausbezahlt werden. 

Können die Homeoffice-Tage für bereits abgelaufene Monate im Jahr 2021 als Summe erfasst werden oder ist eine korrekte Zuordnung zum jeweiligen Beitragszeitraum erforderlich? 

Summe (Jahreslohnzettel) 

Können Homeoffice-Tage gesammelt am Jahresende abgerechnet werden? Ist es möglich, im Dezember gesamt 70 Tage zu je € 3,00 = € 210,00 abzurechnen und die gesamten € 210,00 im Dezember lohnsteuerreduzierend geltend zu machen oder muss die Pauschale monatsgetreu abgerechnet werden? 

Antwort: Ja, eine Abrechnung im Dezember ist möglich.

Muss die Steuerpflicht (über € 300,00) sofort berücksichtig werden, oder kann sie in der letzten Abrechnung im Jahr berechnet werden bzw. muss gegebenenfalls eine Aufrollung der entsprechende Monate erfolgen?

Antwort: Bei Abrechnung des Homeoffice-Pauschales auf Grund der tatsächlichen Homeoffice-Tage im Kalendermonat, ist das Homeoffice-Pauschale, wenn der Betrag 3 Euro pro Homeoffice- Tag max. für 100 Tage somit insgesamt 300 Euro übersteigt,  ab diesem Zeitpunkt als steuerpflichtiger Bezug abzurechnen. Es bestehen aber keine Bedenken, wenn im Voraus ein monatliches Homeoffice-Pauschale nicht steuerbar ausbezahlt wird und im Rahmen der Aufrollung am Jahresende auf Grund der tatsächlich geleisteten Homeoffice-Tage eine Versteuerung vorgenommen wird, wenn mehr als 3 Euro pro Homeoffice-Tag max. für 100 Tage nicht steuerbar ausbezahlt wurde.

Können sich die gemeldeten Homeoffice-Tage nach Ablauf der COVID-Sonderregelung schädlich auf die Pendlerpauschale auswirken?

Antwort: Ja, ab dem 1. Juli 2021 gelten danach die allgemeinen Regeln für das Pendlerpauschale. Ein Homeoffice-Tag kann nicht für das Pendlerpauschale herangezogen werden. Ist daher ein Pendlerpauschale zu berücksichtigen, sind auch die Homeoffice-Tage in jedem Lohnzahlungszeitraum zu berücksichtigen.

Wird es für das Homeoffice-Pauschale am L16 eine eigene Kennziffer (KZ) geben und wie wird diese heißen?

Antwort: Siehe L 16 – Homeoffice-Pauschale (§ 26 Z 9 lit. a)

Unter welchem Paragraphen muss das Homeoffice-Pauschale am Lohnkonto angeführt sein? Ist auch eine Angabe unter § 3 EStG möglich, da dieser dieselbe Funktion hat?

Antwort: Siehe § 2 Z 2 der Lohnkontenverordnung – Das Homeoffice-Pauschale ist unter § 26 Abs. 1 Z 9 EStG am Lohnkonto auszuweisen.

In welchem Feld im L16 muss die steuerfreie Homeoffice-Pauschale angeführt werden? Ist in der KZ die gesamte abgerechnete Homeoffice-Pauschale oder lediglich der steuerfreie Anteil zu melden?

Antwort: Siehe L 16 – Ins Feld „Homeoffice-Pauschale (§ 26 Z 9 lit. a)“ ist nur der nicht steuerbare Teil gem. § 26 Z 9 lit a. EStG 1988 zu erfassen. Der steuerpflichtige Teil des Homeoffice-pauschale ist gemeinsam mit den anderen steuerpflichtigen Bezügen in der KZ 210 zu erfassen.

Muss die steuerpflichtige Homeoffice-Pauschale separat (außer als Lohnart) dargestellt werden?

Antwort: Nein, ist mit dem laufenden Lohn zu versteuern.

In welchem Feld im L16 muss die Anzahl der Homeoffice-Tage gemeldet werden?

Antwort: Siehe L 16 – „Homeoffice-Tage“

Werden nur die Tage angedruckt oder auch ein Wert für die Pauschale?

Antwort: Siehe L 16 – es gibt ein Feld für die Homeoffice-Tage und ein Feld für das nicht steuerbare Homeoffice-Pauschale

Müssen die Tage gedeckelt mit 100 dargestellt werden oder die tatsächlichen?

Antwort: Es sind die tatsächlichen Homeoffice-Tage im Lohnzettel zu erfassen.

Sind die Homeoffice-Pauschale und Homeoffice-Tage auch auf den Auslandslohnzettelarten anzuführen? Wenn ja, für welche Lohnzettelarten sind diese relevant (Lohnzettelart 2, 8, 23, 24)?

Antwort: Ja, auch auf den Auslandslohnzetteln sind die Homeoffice-Pauschale und die Homeoffice-Tage zu erfassen.

Wird es ein neues Feld am L16 für die „Höhe der übernommenen Kosten für das Jobticket“ geben?

Antwort: Siehe L 16 – „Kostenübernahme gemäß § 26 Z 5 lit. b“. Weiters sind im Lohnzettel auch -  wie bisher beim Werkverkehr -  die Kalendermonate für das Öffi-Ticket zu erfassen („Übernommene Kosten für Massenverkehrsmittel und Werkverkehr, Anzahl d. Kalendermonate“) – siehe auch § 1 Z 13 und § 2 Z 2 der Lohnkontenverordnung.

Zu ELDA - Organisationsbeschreibung „Datenaustausch mit Dienstgebern“ (DM-ORG): Wann wird die neue DM(DB)-ORG bekanntgegeben und wann tritt diese in Kraft?

Antwort: Die Anforderung zur Anpassung der DM-ORG ist in Ausarbeitung, bevor die Änderung publiziert ist müssen die Änderungen von den Gremien der Sozialversicherung genehmigt werden. Ein exakter Zeitpunkt kann daher noch nicht genannt werden.

Wann wird das L16 Formular zur Verfügung stehen bzw. gibt es seitens ELDA einen Veröffentlichungszeitrahmen? 

Antwort: Das L16/L17 steht auf der BMF Homepage unter Formulare bereits zu Verfügung, eine elektronische Verfügbarkeit bei ELDA ist erst nach der DM(DB)-ORG Anpassung möglich.