Das Fahrtenbuch in der Praxis
Welchen Anforderungen muss ein Fahrtenbuch genügen, damit es zu keinen Problemen bei Prüfungen kommt?
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Im Rahmen von GPLB-Prüfungen ist das Fahrtenbuch stets im Visier der Prüfer, wobei ein mangelhaft geführtes Fahrtenbuch nicht selten zu Abgabennachforderungen führt.
Das Fahrtenbuch ist eine schriftliche Dokumentation darüber welche Fahrten mit einem bestimmten PKW zu welchen Anlässen zurückgelegt werden. Die zentralen Grundsätze sind dabei Nachvollziehbarkeit, Zeitnähe und Ehrlichkeit, damit die zugrundeliegenden Voraussetzungen für eine steuerfreie Leistung einwandfrei nachweisbar sind. Mangelt es an dieser Dokumentation, kann dies zu einer nachträglichen Steuer- und SV-Pflicht von Km-Geldern sowie zur Nichtanerkennung eines halben Sachbezugs (oder „Mini-Sachbezug“) führen.
Mindeststandards
Inhaltlich sollten dabei folgende Mindeststandards für die Aufzeichnung eingehalten werden:
- Kennzeichen des benutzten Kfz,
- Angabe des Reisetages (Datum),
- Abfahrts- und Ankunftszeiten (Reisedauer),
- Ausgangs- und Zielpunkt der Reise (Reiseweg),
- Zweck der beruflichen Fahrt,
- Anfangs- und Endkilometerstand (Anzahl der gefahrenen Km)
- Unterschrift des Reisenden
Nachweise
Auch die Judikatur des VwGH setzt strenge Maßstäbe hinsichtlich der Nachweisführung; demgemäß sind folgende Nachweise erforderlich:
- Die Namen und Adressen von Kunden müssen möglichst konkret erfasst sein, damit eine Kontrolle des Reisewegs möglich ist.
- Der berufliche Zweck ist anzugeben (z.B. Auftrag XY).
- Die Entfernungsangaben sind mit großer Sorgfalt anzugeben, da diese mittels Routenplaner überprüft werden.
- Beginn und Ende bzw. die Dauer ist anzugeben.
Eine vereinfachte Nachweisführung ist insoweit möglich, als einzelne Fahrtenbuchinhalte mit Abkürzungen versehen werden können, wobei natürlich eine entsprechende Abkürzungsliste, die die Einträge übersetzt, vorhanden sein muss. (z.B. Klienten-bzw. Kundennummern oder Abkürzungen für best. Tätigkeiten).
Sofern nicht die kürzeste Route lt. Routenplaner eingetragen wird, ist der Reiseweg detailliert zu beschreiben, damit die Fahrtstrecke anhand des Routenplaners nachvollzogen werden kann. Fährt z.B. ein Dienstnehmer von Wien nach Graz, wäre die Angabe "Wien-Graz-Wien" nicht ausreichend. Anzugeben ist, ob die Autobahn oder die Schnellstraße (S6 über den Semmering) benutzt wurde.
Zusammenhang mit Sachbezug
Die wichtigsten Anwendungsfälle für ein Fahrtenbuch ergeben sich im Zusammenhang mit dem Sachbezug, der bei privater Nutzung eines Firmen-PKW anfällt, bei der Nutzung eines Privat-PKW für betriebliche Fahrten bzw. generell als Dokumentation bei Dienstreisen. Prinzipiell können neben dem Fahrtenbuch auch andere Beweismittel (z.B. Reisekostenabrechnung, Reisetourenpläne Reiseberichte etc.) als Nachweis in Betracht kommen, wobei allerdings ein strenger Maßstab anzulegen ist.
Ein fehlendes Fahrtenbuch führt laut VwGH-Judikatur nicht automatisch zum Ansatz eines Sachbezuges, sondern es müssen vonseiten der GPLB Erhebungen eingeleitet werden, inwieweit der Firmen-PKW auch für privaten Zwecke verwendet wird. Nur wenn es Anhaltspunkte dafür gibt (z.B. Tankrechnungen an arbeitsfreien Tagen, fehlendes privates Kfz beim DN etc.), besteht der begründete Verdacht, dass nicht nur berufliche, sondern auch private Fahrten mit dem PKW unternommen wurden. Um gar nicht erst den Verdacht einer Privatnutzung aufkommen zu lassen, wird der Vorweis eines Fahrtenbuches aber zweifelsohne vorteilhaft sein.
Die Voraussetzungen für einen „Mini-SB“ können allerdings nur durch ein lückenloses Fahrtenbuch nachgewiesen werden, d.h. durch lückenlose Aufzeichnungen sowohl der beruflichen als auch der privaten Fahrten. Aber auch beim halben Sachbezug wird ein Fahrtenbuch als Nachweis definitiv hilfreich bzw. zu empfehlen sein.
Mögliche Fahrtenbuch-Formen
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, das Fahrtenbuch klassisch in Papierform zu führen aber natürlich auch in elektronischer Form, z.B. durch entsprechende Smartphone-Apps oder auch elektronische Fahrtenbücher, die fest im Fahrzeug verbaut sind. Problematisch sind Aufzeichnungen in Excel, da technisch nicht ausgeschlossen werden kann, dass nachträglich die eingegebenen Daten geändert, gestrichen oder ergänzt werden.
Zwar reicht der Umstand, dass Excel verwendet wird, für sich allein noch nicht aus, dass das Fahrtenbuch materiell nicht ordnungsgemäß ist. Die inhaltliche Richtigkeit derartiger Aufzeichnungen nachzuweisen oder glaubhaft zu machen kann im Einzelfall aber natürlich schwierig werden.
Stand: 14.05.2024